Abschlagsrechnung Erstellen: Anleitung fuer 2026

Eine Abschlagsrechnung erstellen gehoert fuer Handwerker, Bauunternehmer und Dienstleister zum Alltag. Gerade bei groesseren Projekten sichern Abschlagszahlungen Ihre Liquiditaet und verteilen das finanzielle Risiko auf beide Seiten. Doch damit die Abschlagsrechnung rechtlich einwandfrei ist, muessen Sie bestimmte Vorgaben beachten. In dieser Anleitung erfahren Sie alles, was Sie dazu wissen muessen.

Ob Badezimmer-Sanierung, Dachausbau oder ein laengeres Beratungsprojekt: Wer die Regeln kennt, vermeidet Aerger mit dem Finanzamt und sorgt fuer einen reibungslosen Zahlungsfluss.

Was Ist eine Abschlagsrechnung?

Eine Abschlagsrechnung ist eine Teilrechnung, die Sie waehrend eines laufenden Projekts stellen. Sie fordern damit einen vereinbarten Teil der Gesamtverguetung an, bevor die Leistung vollstaendig erbracht ist.

Typische Einsatzgebiete:

• Bauprojekte mit mehreren Bauabschnitten
• Handwerkerauftraege ueber mehrere Wochen
• IT-Projekte mit definierten Meilensteinen
• Beratungsleistungen ueber laengere Zeitraeume

Abgrenzung zur Teilrechnung. Eine Abschlagsrechnung bezieht sich auf eine noch nicht vollstaendig erbrachte Leistung. Eine Teilrechnung hingegen rechnet einen abgeschlossenen Teil einer Gesamtleistung endgueltig ab. In der Praxis werden die Begriffe oft verwechselt, doch steuerrechtlich gibt es Unterschiede.

Die gesetzliche Grundlage fuer Abschlagszahlungen findet sich in Paragraph 632a BGB. Danach kann der Unternehmer fuer in sich abgeschlossene Teile des Werks Abschlagszahlungen verlangen. Im Baubereich regelt zusaetzlich die VOB/B (Vergabe- und Vertragsordnung fuer Bauleistungen) die Details.

Alle allgemeinen Pflichtangaben auf Rechnungen in Deutschland gelten natuerlich auch fuer Abschlagsrechnungen.

Pflichtangaben auf der Abschlagsrechnung

Wenn Sie eine Abschlagsrechnung erstellen, muessen alle regulaeren Pflichtangaben nach Paragraph 14 UStG enthalten sein. Zusaetzlich kommen einige spezifische Angaben hinzu.

Regulaere Pflichtangaben:

1. Vollstaendiger Name und Anschrift des Leistenden
2. Vollstaendiger Name und Anschrift des Empfaengers
3. Steuernummer oder USt-IdNr.
4. Rechnungsdatum
5. Fortlaufende Rechnungsnummer
6. Leistungsbeschreibung
7. Nettobetrag, Steuersatz und Bruttobetrag

Zusaetzliche Angaben fuer Abschlagsrechnungen:

• Klare Kennzeichnung als Abschlagsrechnung (z. B. "1. Abschlagsrechnung")
• Bezug zum Gesamtauftrag (Auftragsnummer, Vertragsdatum)
• Bisher erbrachte Leistung bzw. erreichter Bautenstand
• Prozentualer oder betraglicher Anteil am Gesamtauftrag
• Hinweis auf noch ausstehende Schlussrechnung

Achten Sie auf eine korrekte Rechnungsnummer. Jede Abschlagsrechnung erhaelt eine eigene fortlaufende Nummer innerhalb Ihres Nummernkreises.

Abschlagsrechnung Berechnen: So Geht Es

Die Berechnung einer Abschlagsrechnung folgt in der Regel einem einfachen Schema. Hier zwei gaengige Methoden.

Methode 1: Prozentual nach Bautenstand.

Sie vereinbaren mit Ihrem Auftraggeber Zahlungsstufen nach Fertigstellungsgrad. Beispiel bei einem Gesamtauftrag von 20.000 Euro netto:

• 1. Abschlag (30 % nach Rohbau): 6.000 Euro netto
• 2. Abschlag (30 % nach Innenausbau): 6.000 Euro netto
• 3. Abschlag (20 % nach Installation): 4.000 Euro netto
• Schlussrechnung (20 % nach Abnahme): 4.000 Euro netto

Methode 2: Nach vereinbarten Meilensteinen.

Hier definieren Sie feste Betraege fuer einzelne Projektphasen. Diese Methode eignet sich besonders fuer IT-Projekte oder Beratungsleistungen.

Wichtig fuer die Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer wird bei jeder Abschlagsrechnung faellig, nicht erst bei der Schlussrechnung. Das bedeutet: Sie muessen die Umsatzsteuer in der Voranmeldung fuer den Zeitraum angeben, in dem Sie die Abschlagszahlung erhalten haben.

Weitere Details zur Umsatzsteuer finden Sie in unserem Artikel Umsatzsteuer Rechnung Freiberufler.

Von der Abschlagsrechnung zur Schlussrechnung

Die Schlussrechnung ist der wichtigste Schritt nach Abschluss des Projekts. Sie fasst alle Leistungen zusammen und verrechnet die bereits gezahlten Abschlaege.

Aufbau der Schlussrechnung:

1. Alle erbrachten Leistungen mit Einzelpreisen auflisten
2. Gesamtnettobetrag berechnen
3. Umsatzsteuer ausweisen
4. Gesamtbruttobetrag ermitteln
5. Alle erhaltenen Abschlagszahlungen mit Rechnungsnummern und Betraegen auffuehren
6. Bereits gezahlte Abschlaege vom Gesamtbruttobetrag abziehen
7. Restbetrag als faellige Summe ausweisen

Haeufiger Fehler. Ziehen Sie die Abschlaege immer brutto ab, nicht netto. Sonst stimmt die Umsatzsteuer-Berechnung nicht. Die Umsatzsteuer in der Schlussrechnung ergibt sich aus der Differenz zwischen der Gesamtsteuer und der bereits in den Abschlagsrechnungen ausgewiesenen Steuer.

Zahlungsziel. Definieren Sie auf der Schlussrechnung ein klares Zahlungsziel. Die gesetzlichen Regelungen dazu finden Sie in unserem Beitrag Zahlungsziel Rechnung Gesetzlich.

Typische Fehler beim Abschlagsrechnung Erstellen

Beim Abschlagsrechnung Erstellen passieren immer wieder dieselben Fehler. Wenn Sie diese kennen, koennen Sie sie leicht vermeiden.

Keine vertragliche Grundlage. Vereinbaren Sie Abschlagszahlungen immer schriftlich im Vertrag. Ohne vertragliche Vereinbarung kann der Auftraggeber die Abschlagszahlung verweigern, es sei denn, Paragraph 632a BGB greift.

Abschlaege uebersteigen den Leistungsstand. Die Summe Ihrer Abschlagsrechnungen sollte den Wert der tatsaechlich erbrachten Leistung nicht ueberschreiten. Das Finanzamt prueft das bei Betriebspruefungen.

Fehlende Kennzeichnung. Jede Abschlagsrechnung muss klar als solche erkennbar sein. Nummerieren Sie sie durchgehend (1. Abschlagsrechnung, 2. Abschlagsrechnung usw.) und verweisen Sie auf den Gesamtauftrag.

Umsatzsteuer vergessen. Auch auf Abschlagsrechnungen muss die Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen, entfaellt die Umsatzsteuer, aber Sie muessen den entsprechenden Hinweis anfuehren.

Schlussrechnung ohne Abzug. In der Schlussrechnung muessen alle Abschlaege korrekt aufgefuehrt und abgezogen werden. Andernfalls droht eine Doppelbesteuerung.

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Praxis-Checkliste fuer Ihre Abschlagsrechnung

Nutzen Sie diese Checkliste, bevor Sie Ihre naechste Abschlagsrechnung versenden.

Vor dem Projekt:

• Abschlagszahlungen im Vertrag vereinbart
• Zahlungsstufen und Faelligkeiten definiert
• Bautenstand-Kriterien festgelegt

Bei jeder Abschlagsrechnung:

• Als Abschlagsrechnung gekennzeichnet (z. B. "2. Abschlagsrechnung")
• Bezug zum Gesamtauftrag hergestellt
• Alle Pflichtangaben nach Paragraph 14 UStG enthalten
• Eigene fortlaufende Rechnungsnummer vergeben
• Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag korrekt berechnet
• Leistungsstand oder Meilenstein beschrieben

Bei der Schlussrechnung:

• Alle Leistungen vollstaendig aufgefuehrt
• Alle Abschlagsrechnungen mit Nummern und Betraegen gelistet
• Abschlaege brutto vom Gesamtbetrag abgezogen
• Restbetrag korrekt berechnet
• Zahlungsziel und Bankverbindung angegeben

Wer seine Handwerkerrechnung Pflichtangaben kennt und eine saubere Buchhaltung fuehrt, hat bei Abschlagsrechnungen wenig zu befuerchten.

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