Kleinbetragsrechnung: Grenze, Pflichtangaben und Ausnahmen

Nicht jede Rechnung muss alle Angaben nach §14 UStG enthalten. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Anforderungen — geregelt in §33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). Das spart Zeit bei kleinen Transaktionen, aber nur wenn du die Regeln kennst.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung, deren Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer 250 Euro nicht übersteigt. Die Vereinfachungsregel gilt für den Gesamtbetrag — nicht für den Nettobetrag. Eine Rechnung über 210 Euro netto plus 39,90 Euro Umsatzsteuer (= 249,90 Euro brutto) fällt also noch unter die Grenze.

Die Regelung existiert, weil für kleine Transaktionen — Kassenbelege, Quittungen, Lieferscheine mit Rechnungscharakter — der vollständige Pflichtangaben-Katalog unverhältnismäßig wäre.

Wichtig: Die 250-Euro-Grenze gilt seit 2017. Davor lag sie bei 150 Euro. Alte Vordrucke oder Vorlagen könnten noch den veralteten Betrag enthalten.

Pflichtangaben bei der Kleinbetragsrechnung

Nach §33 UStDV muss eine Kleinbetragsrechnung folgende Angaben enthalten:

1. Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden — also dein Name und deine Geschäftsadresse
2. Ausstellungsdatum
3. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art der sonstigen Leistung — eine kurze Beschreibung genügt
4. Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe — also der Bruttobetrag
5. Anzuwendender Steuersatz — z. B. "19% MwSt. enthalten" oder "7% MwSt. enthalten"
6. Im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf

Das sind sechs Pflichtangaben — statt der 14 Pflichtangaben bei einer regulären Rechnung nach §14 UStG.

Was bei der Kleinbetragsrechnung wegfallen darf

Im Vergleich zur regulären Rechnung musst du bei einer Kleinbetragsrechnung folgendes nicht angeben:

• Name und Adresse des Empfängers (Leistungsempfänger)
• Rechnungsnummer (fortlaufende Nummer)
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden
• Nettobetrag und Steuerbetrag separat ausgewiesen
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (wenn er mit dem Ausstellungsdatum übereinstimmt oder daraus hervorgeht)

Das macht Kleinbetragsrechnungen besonders praktisch für schnelle Transaktionen: ein Beleg am Tresen, ein Kassenbon, eine einfache Quittung.

Vorsteuerabzug beim Empfänger

Auch bei Kleinbetragsrechnungen kann der Empfänger die ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen — aber nur, wenn alle sechs Pflichtangaben vorhanden sind. Fehlt auch nur eine Angabe, entfällt das Recht auf Vorsteuerabzug.

Das bedeutet für dich als Aussteller: Auch bei kleinen Beträgen solltest du auf Vollständigkeit achten. Dein Kunde wird dich im Zweifel um eine korrigierte Version bitten.

Wann die Kleinbetragsregelung nicht gilt

Die Vereinfachung gilt nicht in allen Fällen. Ausnahmen:

Innergemeinschaftliche Lieferungen (§6a UStG): Wenn du Waren an einen Unternehmer in einem anderen EU-Staat lieferst, gelten immer die vollständigen Pflichtangaben — unabhängig vom Betrag.

Reiseleistungen (§25 UStG) und Differenzbesteuerung (§25a UStG): Für diese Sonderfälle gibt es eigene Regelungen, die Vorrang haben.

Reverse Charge (Steuerschuldumkehr): Bei Rechnungen, bei denen der Empfänger die Umsatzsteuer schuldet, gilt die Kleinbetragsregelung nicht.

Elektronische Rechnungen (E-Rechnung): Ab 2025 müssen im B2B-Bereich strukturierte E-Rechnungen ausgestellt werden, wenn beide Parteien im Inland ansässig sind. Die Kleinbetragsregelung entbindet davon nicht — sie betrifft nur den Inhalt, nicht das Format.

Beispiele aus der Praxis

Handwerker, Gastronomie, Einzelhandel: Rechnungen unter 250 Euro kommen häufig vor — Kleinreparaturen, Einzelmahlzeiten, Einzelkauf. Hier ist die Kleinbetragsrechnung der Standard.

Freiberufler und Berater: Eher selten, da Honorarrechnungen meist über 250 Euro liegen. Ausnahme: kurze Beratungsgespräche, Einzelstunden unter dem Schwellenwert.

Online-Shops: Kassenbelege und automatische Bestellbestätigungen nutzen oft das Kleinbetragsformat. Achte darauf, dass der Steuersatz korrekt ausgewiesen ist.

Für wiederkehrende Rechnungen über dem Schwellenwert lohnt sich ein Blick auf die Pflichtangaben auf einer Rechnung in Deutschland — dort findest du alle 14 Pflichtfelder im Überblick.

Kleinbetragsrechnung und GoBD

Auch Kleinbetragsrechnungen unterliegen den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen). Das bedeutet:

• Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre für Rechnungen, die steuerlich relevant sind
• Unveränderlichkeit: Digitale Belege dürfen nicht nachträglich verändert werden
• Lesbarkeit: Sie müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben

Ein Kassenbon auf Thermopapier, der nach zwei Jahren verblasst, erfüllt diese Anforderung nicht. Scanne oder fotografiere solche Belege zeitnah.

Mehr zur rechtssicheren Aufbewahrung erfährst du in unserem Beitrag über GoBD-konforme Rechnungen erstellen.

Häufige Fehler bei Kleinbetragsrechnungen

Steuersatz fehlt oder ist falsch: Der häufigste Fehler. Der Steuersatz muss explizit stehen — "inkl. 19% MwSt." oder "inkl. 7% MwSt." Ohne diese Angabe ist der Vorsteuerabzug für deinen Kunden nicht möglich.

Betrag überschreitet 250 Euro: Manchmal werden Kleinbetragsvorlagen auch für größere Beträge verwendet. Prüfe den Gesamtbetrag immer vor dem Ausstellen.

Keine Beschreibung der Leistung: "Diverses" oder "Leistung" reicht nicht. Eine kurze, klare Beschreibung ist Pflicht.

Datum fehlt: Ohne Ausstellungsdatum ist die Rechnung ungültig — auch als Kleinbetragsrechnung.

Kleinbetragsrechnung erstellen mit dem iPhone

Mit Invoices Customers erstellst du Kleinbetragsrechnungen genauso schnell wie reguläre Rechnungen — direkt auf dem iPhone. Die App führt dich durch die Pflichtfelder, berechnet die Umsatzsteuer automatisch und stellt sicher, dass alle relevanten Angaben enthalten sind.

Für Rechnungen unter 250 Euro kannst du die Empfängerangaben weglassen, wenn du das möchtest — die App passt sich deinem Workflow an.

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