Rechnungsvorlage PDF erstellen mit App: Schnell & Rechtssicher

Wer selbstständig arbeitet, braucht Rechnungen — und zwar schnell, professionell und rechtssicher. Die Lösung: eine gute App, die dir eine fertige Rechnungsvorlage als PDF erstellt, direkt auf dem iPhone. Kein Word, kein Excel, kein manuelles Formatieren mehr.

Was muss eine Rechnungsvorlage als PDF enthalten?

Damit deine Rechnung steuerlich anerkannt wird, muss sie alle Pflichtangaben nach §14 UStG enthalten. Fehlt auch nur eine davon, riskierst du, dass dein Kunde die Vorsteuer nicht abziehen kann — was zu Reklamationen führt.

Pflichtangaben nach §14 UStG:

Dein vollständiger Name und deine Anschrift
Name und Anschrift des Leistungsempfängers
Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Ausstellungsdatum der Rechnung
Fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und -betrag sowie Bruttobetrag
Bei Kleinunternehmern (§19 UStG): Hinweis auf Steuerbefreiung

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto gelten vereinfachte Regeln nach §33 UStDV: Rechnungsempfänger und Nettobetrag können entfallen.

Rechnungsvorlage PDF: Aufbau und Pflichtangaben

Warum eine App besser ist als Word oder Excel

Viele Selbstständige starten mit einer Word-Vorlage. Das klingt einfach, hat aber Nachteile:

Word/Excel-Vorlage:

Manuelles Ausfüllen jedes Mal neu
Kein automatisches Hochzählen der Rechnungsnummer
Kein Überblick über offene und bezahlte Rechnungen
Fehleranfällig bei Berechnungen
Kein direkter PDF-Export auf dem Handy

Rechnungs-App:

Vorlage einmal einrichten — immer wieder verwenden
Kundendaten werden gespeichert und wiederverwendet
Rechnungsnummer wird automatisch vergeben
PDF-Export mit einem Tippen
Überblick über alle offenen Posten

In 4 Schritten zur fertigen PDF-Rechnung mit der App

Schritt 1: Profil einrichten Trage einmalig deine Geschäftsdaten ein: Name, Adresse, Steuernummer (oder USt-IdNr.), Bankverbindung und optional dein Logo. Diese Angaben erscheinen automatisch auf jeder neuen Rechnung.

Schritt 2: Kunden anlegen Leg deine Kunden einmalig an. Bei der nächsten Rechnung an denselben Kunden wählst du ihn einfach aus der Liste — keine Tipparbeit mehr.

Schritt 3: Leistungen eintragen Trage die erbrachten Leistungen mit Menge, Beschreibung und Einzelpreis ein. Die App berechnet Netto, MwSt. und Brutto automatisch. Wenn du Kleinunternehmer bist, setzt du die Umsatzsteuer auf 0 % und die App fügt den §19-Hinweis hinzu.

Schritt 4: Als PDF exportieren und versenden Mit einem Tippen exportierst du die Rechnung als professionelles PDF — und kannst es direkt per E-Mail oder WhatsApp verschicken. Die Rechnung wird in der App gespeichert und als "offen" markiert, bis du die Zahlung bestätigst.

Kleinunternehmerregelung: Was bei der Vorlage anders ist

Wenn du unter der Kleinunternehmergrenze bleibst (Umsatz bis 25.000 € im Vorjahr, bis 100.000 € im laufenden Jahr ab 2025), darfst du keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen.

Deine Rechnungsvorlage muss dann:

Keine Umsatzsteuerzeile enthalten
Folgenden Hinweis tragen: "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Nur den Bruttobetrag ausweisen (der gleichzeitig der Nettobetrag ist)

Eine gute App erkennt deine Einstellung als Kleinunternehmer und passt die Vorlage automatisch an — du musst nichts manuell einbauen.

Vorlage für Freiberufler vs. Gewerbetreibende

Je nach Art deiner Tätigkeit unterscheidet sich, was du auf der Rechnung angibst:

Freiberufler (z. B. IT-Berater, Texter, Designer):

Steuernummer vom Finanzamt
Bei EU-Kunden: USt-IdNr. (für Reverse-Charge-Verfahren)
Leistungsbeschreibung sollte Art und Zeitraum der Tätigkeit enthalten

Gewerbetreibende (z. B. Händler, Handwerker):

Steuernummer oder USt-IdNr.
Bei Handwerkern: ggf. Hinweis auf Handwerksleistung für steuerliche Absetzbarkeit
Zeitpunkt der Lieferung bzw. Fertigstellung der Leistung

Rechnungsnummer: Automatisch und lückenlos

Eine häufige Fehlerquelle bei selbst erstellten Vorlagen ist die Rechnungsnummer. Sie muss:

Fortlaufend sein (keine Lücken)
Eindeutig sein (nie dieselbe Nummer zweimal)
Einem einheitlichen System folgen (z. B. 2026-001, 2026-002)

Eine App übernimmt das automatisch. Du musst dir nie merken, welche Nummer du zuletzt verwendet hast — das nächste Dokument bekommt automatisch die nächste Nummer in der Reihe.

PDF-Rechnung archivieren: Was das Finanzamt verlangt

Rechnungen müssen nach §14b UStG 10 Jahre aufbewahrt werden — und zwar in einem Format, das nicht nachträglich verändert werden kann. Ein PDF genügt grundsätzlich, wenn es unveränderlich gespeichert ist.

Wichtig: GoBD-konforme Aufbewahrung bedeutet, dass das Original nicht verändert werden darf. Exportierst du aus einer App, ist das PDF unveränderlich — das erfüllt die Anforderung automatisch.

Rechnungsvorlage PDF: Archivierung und häufige Fehler

Häufige Fehler bei selbst erstellten Vorlagen

Falsche oder fehlende Rechnungsnummer: Entweder gar nicht vorhanden oder nicht fortlaufend — beides ist ein Problem bei einer Betriebsprüfung.

Kein Leistungsdatum: Ausstellungsdatum ≠ Leistungsdatum. Du musst angeben, wann die Leistung erbracht wurde (oder den Zeitraum).

Fehlender §19-Hinweis bei Kleinunternehmern: Viele vergessen, dass der Text nicht optional ist — er muss auf jeder Rechnung stehen.

Brutto statt Netto in der Beschreibung: Der Nettobetrag muss separat ausgewiesen sein, wenn du MwSt. berechnest. Nur einen Gesamtbetrag anzugeben reicht nicht.

Mehr über den vollständigen Aufbau einer deutschen Rechnung erfährst du in unserem Guide zu Rechnungsvorlage für Freiberufler und Selbstständige. Wenn du viele wiederkehrende Leistungen abrechnest, lohnt sich ein Blick auf Rechnungen automatisieren für Selbstständige.

Invoices Customers erstellt dir professionelle PDF-Rechnungen direkt auf dem iPhone — mit allen Pflichtangaben, automatischer Rechnungsnummer und direktem Versand per E-Mail. Einmal eingerichtet, dauert eine neue Rechnung keine zwei Minuten.