Wiederkehrende Rechnungen Erstellen: So Automatisierst du Retainer & Abos

Viele Selbstständige und Freiberufler haben Kunden, für die sie monatlich oder wöchentlich die gleichen Leistungen erbringen: Betreuungspauschalen, Wartungsverträge, Content-Pakete, monatliche Beratungsstunden. Wer diese Rechnungen jedes Mal manuell erstellt, verschwendet Zeit für eine völlig mechanische Aufgabe.

Wiederkehrende Rechnungen lösen genau dieses Problem. Du richtest die Rechnung einmal ein — und sie wird automatisch zum richtigen Zeitpunkt erstellt und versendet.

Was sind Wiederkehrende Rechnungen?

Eine wiederkehrende Rechnung (auch: Dauerrechnung oder periodische Rechnung) ist eine Rechnung, die in regelmäßigen Abständen automatisch erstellt wird — mit identischem oder vordefiniertem Inhalt.

Typische Anwendungsfälle:

• Monatlicher Retainer: Festpreis pro Monat für eine definierte Leistung (z. B. Social-Media-Betreuung, SEO-Pflege, Buchhaltungsunterstützung)
• Wöchentliche Stundenpauschale: Feste Anzahl Stunden pro Woche zu einem vereinbarten Preis
• Quartalsweise Wartungsverträge: Regelmäßige technische oder beratende Betreuung
• Jahreslizenzen oder Abonnements: Softwarepakete, Mitgliedschaften, Jahrespauschalen

Das Prinzip: gleicher Empfänger, gleiche Leistung, gleicher Preis — gleiches Intervall.

Rechtliche Anforderungen an Dauerrechnungen

In Deutschland gibt es eine besondere Regelung: Wenn du für einen Kunden regelmäßig die gleiche Leistung zum gleichen Preis erbringst, kannst du statt einer neuen Rechnung pro Periode eine Dauerrechnung ausstellen.

Eine Dauerrechnung ist eine einmalig ausgestellte Rechnung, die für einen definierten Zeitraum gilt. Der Leistungsempfänger kann die enthaltene Vorsteuer für jede Abrechnungsperiode abziehen, solange:

• Die Rechnung noch gültig ist (also nicht widerrufen wurde)
• Die Konditionen sich nicht geändert haben
• Die Rechnung alle Pflichtangaben nach §14 UStG enthält

Wichtig: Eine Dauerrechnung muss zwingend einen Abrechnungszeitraum enthalten — z. B. "Für den Zeitraum 01.01.2026 bis 31.12.2026" oder "Monatlich, jeweils zum Monatsersten". Fehlt dieser Hinweis, ist die Rechnung für den Vorsteuerabzug nicht ausreichend.

Alternativ kannst du für jeden Abrechnungszeitraum eine eigene Rechnung mit neuer Rechnungsnummer erstellen — das ist für die meisten Selbstständigen der praktikablere Weg, da es die Buchhaltung und das Mahnwesen vereinfacht.

Wiederkehrende Rechnungen vs. Dauerrechnung: Was ist besser?

Dauerrechnung (einmalig ausgestellt):

• Kein Verwaltungsaufwand pro Periode
• Kein neues Dokument pro Monat
• Aber: Kein automatisches Zahlungstracking möglich
• Kein Mahnwesen ohne separates System
• Risiko: Wenn sich Konditionen ändern, muss die Rechnung widerrufen und neu ausgestellt werden

Periodische Einzelrechnungen (empfohlen):

• Neue Rechnungsnummer pro Periode
• Zahlungsverfolgung pro Rechnung möglich
• Automatische Mahnungen möglich
• Klare Belegnummer für jeden Zahlungseingang
• Leichter zu verwalten bei Konditionsänderungen

Für die meisten Selbstständigen, die mit einer App arbeiten, sind periodische Einzelrechnungen die bessere Wahl — besonders wenn die App die Erstellung automatisiert.

So Richtest du Wiederkehrende Rechnungen Ein

Schritt 1: Prüfe, ob die Leistung wirklich gleichbleibend ist

Wiederkehrende Rechnungen funktionieren nur, wenn Leistung und Preis konstant sind. Wenn du jeden Monat unterschiedlich viele Stunden arbeitest, brauchst du eine variable Abrechnung — keine feste Pauschale.

Überleg dir daher: Lässt sich das Leistungspaket für diesen Kunden in eine Monatspauschale fassen? Viele Selbstständige entdecken dabei, dass ein Retainer-Modell attraktiver ist als sie dachten — für beide Seiten.

Schritt 2: Definiere das Intervall

Wähle das richtige Abrechnungsintervall:

• Wöchentlich (seltener, eher bei laufenden Projekten)
• Monatlich (Standard für Retainer)
• Quartalsweise (Wartung, Beratung)
• Jährlich (Lizenzen, Mitgliedschaften)

Das Intervall sollte mit deinem Kunden vertraglich vereinbart sein.

Schritt 3: Lege Kundenstammdaten und Leistungsbausteine an

Bevor du eine wiederkehrende Rechnung einrichten kannst, müssen die Kundendaten und die Leistungsbeschreibung im System hinterlegt sein. Einmal angelegt, werden sie bei jeder Folgerechnung automatisch verwendet.

Schritt 4: Konfiguriere die Automatisierung

Mit Invoices Customers gibst du an:

• Welcher Kunde
• Welche Leistung / welches Paket
• Welcher Preis (netto + USt.-Satz)
• Welches Intervall (monatlich, quartalsweise, jährlich)
• Ab wann die erste Rechnung erstellt wird

Die App erstellt und versendet die Rechnung dann automatisch — du wirst benachrichtigt, kannst aber auch einfach darauf vertrauen, dass alles läuft.

Schritt 5: Richte Zahlungserinnerungen ein

Auch bei wiederkehrenden Rechnungen gibt es Zahlungsverzögerungen. Richte automatische Erinnerungen ein — am Fälligkeitstag und eine Woche danach. Das spart dir aktives Nachverfolgen.

Was gehört auf eine Wiederkehrende Rechnung?

Jede einzelne periodische Rechnung muss alle Pflichtangaben nach §14 UStG enthalten. Die Tatsache, dass es eine Folgerechnung ist, ändert daran nichts. Vollständige Pflichtangaben auf jeder Rechnung findest du in unserem Überblick über Rechnungen automatisieren als Selbstständiger.

Besonders wichtig bei periodischen Rechnungen:

• Leistungszeitraum: "Leistungszeitraum: März 2026" oder "Retainer April 2026"
• Rechnungsnummer: Neue, fortlaufende Nummer pro Rechnung — z. B. 2026-031, 2026-032, ...
• Steuersatz und Steuerbetrag: Auch bei unveränderlichem Preis muss der USt.-Anteil ausgewiesen sein

Wiederkehrende Rechnungen und GoBD

Automatisiert erstellte Rechnungen unterliegen denselben GoBD-Anforderungen wie manuell erstellte. Das bedeutet:

• Jede Rechnung muss unveränderlich gespeichert sein (keine nachträglichen Änderungen)
• Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre
• Lückenlose Nummerierung auch über automatisierte Perioden hinweg

Stelle sicher, dass deine Automatisierungslösung diese Anforderungen erfüllt. Cloud-Apps wie Invoices Customers archivieren jede Rechnung automatisch und unveränderlich — GoBD-konform by design.

Konditionsänderungen: Was tun?

Wenn du deinen Preis erhöhst oder das Leistungspaket anpasst, musst du die Vorlage für die wiederkehrende Rechnung aktualisieren — und deinen Kunden rechtzeitig informieren.

Falls du eine klassische Dauerrechnung ausgestellt hast: Du musst sie formell widerrufen und eine neue Dauerrechnung mit den aktualisierten Konditionen ausstellen. Der Widerruf erfolgt schriftlich, mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer.

Bei periodischen Einzelrechnungen ist es einfacher: Du passt die Vorlage an, und ab der nächsten Periode gilt der neue Preis.

Start mit deinem ersten Retainer-Kunden

Identifiziere einen Kunden, für den du regelmäßig die gleiche Leistung erbringst. Schlage ihm ein Retainer-Modell vor — mit festem Monatspreis und automatischer Rechnungsstellung. Viele Kunden schätzen die Planbarkeit.

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