Deelbetaling Factuur: Slim Afspraken Maken

Bij grotere projecten wil je niet wachten tot alles af is voordat je betaald krijgt. Met goede deelbetaling factuur afspraken bescherm je je cashflow en verklein je het risico op wanbetaling. Vooral als aannemer, freelancer of ZZP'er is het slim om vooraf duidelijke afspraken te maken over termijnbetalingen. In dit artikel lees je precies hoe je dat aanpakt, welke schema's gangbaar zijn en wat je juridisch moet weten.

Of je nu een verbouwing uitvoert van tienduizend euro of een langlopend adviestraject levert: deelbetalingen geven je financiele ademruimte gedurende het hele project.

Waarom werken met deelbetalingen?

Er zijn meerdere redenen om niet alles in een keer te factureren na afronding van een project. De belangrijkste voordelen op een rij.

Betere cashflow. Je ontvangt al geld voordat het project klaar is. Dat betekent dat je materialen kunt inkopen en je vaste lasten kunt dekken zonder in de problemen te komen. Vooral bij bouwprojecten waar je vooraf flink moet investeren in materiaal is dit cruciaal.

Lager risico op wanbetaling. Als een klant halverwege stopt met betalen, heb je in ieder geval al een deel ontvangen. Het maximale bedrag dat je kunt verliezen is kleiner. Lees ook ons artikel over wat je kunt doen als een factuur niet betaald wordt.

Meer vertrouwen bij de klant. Je klant betaalt stap voor stap en ziet waar het geld naartoe gaat. Dat schept vertrouwen en voorkomt discussies bij de eindfactuur. Goed voor de klantrelatie.

Professionele uitstraling. Een duidelijk betalingsschema laat zien dat je je zaken op orde hebt. Het hoort bij een professionele werkwijze, net als een goede offerte en nette factuurindeling.

Welk schema past bij jouw project?

Er is niet een standaard schema dat voor iedereen werkt. Het hangt af van de omvang van het project, de branche en de afspraken met je klant. Hieronder vind je drie veelgebruikte schema's.

Klein project (tot 5.000 euro). Bij kleinere klussen werkt een simpele verdeling van 50% vooraf en 50% na oplevering prima. Je hebt dan voldoende voorschot om materiaal in te kopen en de klant betaalt de rest als alles naar wens is.

Middelgroot project (5.000 tot 25.000 euro). Het meest gebruikte schema: 30% bij akkoord op de offerte, 40% halverwege het project en 30% na oplevering. Dit geeft je gedurende het hele project voldoende cashflow. Wil je weten hoe je een goede offerte opstelt? Bekijk ons artikel over offerte maken met voorbeeld.

Groot project (meer dan 25.000 euro). Bij grote projecten werk je met vier of meer termijnen. Bijvoorbeeld 20% bij start, 30% na de ruwbouw, 30% na de afbouw en 20% na oplevering. Hoe groter het project, hoe meer termijnen je kunt afspreken. Dit is gebruikelijk in de bouw. Meer tips vind je in ons artikel over bouwoffertes maken.

Wat leg je vast in de overeenkomst?

Mondelinge afspraken over deelbetalingen zijn een recept voor problemen. Leg alles schriftelijk vast, bij voorkeur in je offerte of een apart document. Dit zijn de punten die je minimaal moet opnemen.

Het totaalbedrag. Vermeld het volledige projectbedrag inclusief en exclusief btw. Zo is voor beide partijen duidelijk wat het totaalplaatje is. Let op de juiste btw-regels; lees er meer over in ons artikel over btw factuur verplichtingen.

Aantal en hoogte van de termijnen. Beschrijf precies hoeveel termijnen er zijn, welk percentage of bedrag elke termijn vertegenwoordigt en wanneer elke termijn vervalt. Koppel termijnen aan concrete mijlpalen, zoals "na plaatsing kozijnen" of "na goedkeuring ontwerp."

Betalingstermijn per factuur. Geef per termijnfactuur aan binnen hoeveel dagen de klant moet betalen. De standaard wettelijke termijn is 30 dagen, maar 14 dagen is gebruikelijker bij deelbetalingen. Meer hierover lees je in ons artikel over betalingstermijnen.

Voorwaarden bij meerwerk. Spreek af hoe je omgaat met extra werk dat niet in de oorspronkelijke offerte stond. De gangbare afspraak is dat meerwerk pas uitgevoerd wordt na schriftelijk akkoord en apart gefactureerd wordt.

Gevolgen bij niet betalen. Vermeld wat er gebeurt als een termijn niet op tijd betaald wordt. Denk aan wettelijke rente, opschorten van werkzaamheden of het inschakelen van een incassobureau. Meer over incassokosten berekenen lees je in ons aparte artikel.

Deelbetalingen correct factureren

Elke termijnbetaling verdient een eigen factuur met een uniek factuurnummer. Dat is niet alleen overzichtelijker, het is ook een vereiste van de Belastingdienst. Zorg dat je factuurnummering op orde is.

Op elke termijnfactuur vermeld je:

• Een verwijzing naar de offerte of het contractnummer
• Het termijnnummer (bijvoorbeeld "Termijn 2 van 3")
• Het percentage en bedrag van deze termijn
• Alle verplichte factuurgegevens
• De betalingstermijn

Houd per project bij welke termijnen al betaald zijn en welke nog openstaan. Dat geeft je overzicht en voorkomt dat je een termijn vergeet te factureren.

Met Invoices Customers maak je eenvoudig meerdere facturen per project aan. Je slaat de klantgegevens een keer op en die worden automatisch ingevuld bij elke volgende termijnfactuur. De app houdt ook de status bij: openstaand, te laat of betaald. Zo heb je altijd overzicht over je deelbetalingen, direct op je iPhone.

Heb je eerst een offerte gestuurd? Dan kun je die met een tik omzetten naar een factuur. Alle regelitems en bedragen worden automatisch overgenomen.

Begin vandaag met duidelijke afspraken

Goede deelbetaling factuur afspraken maken het verschil tussen een gezonde cashflow en eindeloos wachten op je geld. Kies een schema dat past bij de omvang van je project, leg alles schriftelijk vast en factureer elke termijn apart met een eigen factuurnummer. Zo bescherm je jezelf en houd je de relatie met je klant professioneel.

Download Invoices Customers gratis in de App Store en maak vandaag nog je eerste termijnfactuur. De app werkt offline, slaat alles lokaal op je iPhone op en je hebt geen account nodig. Van offerte tot deelbetaling factuur, alles in een app.