E-facturatie ZZP Verplicht? Dit Moet Je Weten

Je hebt er vast al iets over gehoord: e-facturatie wordt verplicht. Maar klopt dat eigenlijk? En geldt het ook voor jou als ZZP'er? Er circuleren veel verhalen over nieuwe regels, Peppol en de Europese ViDA-richtlijn. In dit artikel zetten we de feiten op een rij, zodat je precies weet wat er gaat veranderen, wanneer dat gebeurt en hoe je je kunt voorbereiden.

Of je nu net begonnen bent als freelancer of al jaren als zelfstandige werkt: dit onderwerp raakt iedere ondernemer in Nederland. Hoe eerder je weet wat er speelt, hoe rustiger je de verandering tegemoet kunt gaan.

Wat is e-facturatie precies?

Voordat we het over verplichtingen hebben, is het handig om te begrijpen wat e-facturatie eigenlijk inhoudt. Het is namelijk iets anders dan een PDF per mail sturen.

E-facturatie betekent dat facturen elektronisch worden verstuurd en ontvangen in een gestructureerd dataformaat. Denk aan een bestand dat automatisch ingelezen kan worden door boekhoud- of facturatiesoftware. Het bekendste formaat in Europa heet UBL (Universal Business Language) en het meest gebruikte netwerk is Peppol.

Het grote verschil met een gewone PDF-factuur is dat een e-factuur machineleesbaar is. Een PDF is eigenlijk een digitale afbeelding van een papieren factuur. De gegevens moeten nog steeds handmatig of via OCR overgetypt worden. Bij een echte e-factuur worden alle gegevens zoals bedragen, btw-tarieven en klantgegevens automatisch verwerkt.

Peppol is het netwerk waarover e-facturen verstuurd worden. Vergelijk het met een soort postnetwerk, maar dan voor digitale facturen. Je hebt een Peppol-ID nodig (vergelijkbaar met een adres) en je verstuurt facturen via een zogeheten access point. In Nederland wordt Peppol al gebruikt voor facturen aan de overheid.

Wil je precies weten welke gegevens op een factuur moeten staan? Lees dan ons artikel over wat er op een factuur moet staan.

Is e-facturatie verplicht voor ZZP'ers in 2026?

Dit is de vraag die veel ZZP'ers bezighoudt. Het korte antwoord: nee, niet in 2026. Maar er komt wel een hoop op je af.

In Nederland is e-facturatie op dit moment alleen verplicht als je facturen stuurt aan de rijksoverheid en een groot deel van de publieke sector. Voor facturen tussen ondernemers onderling, het zogeheten B2B-verkeer, geldt nog geen verplichting.

Er waren berichten dat e-facturatie al in 2026 verplicht zou worden voor alle ondernemers, maar dat bleek niet te kloppen. De minister heeft bevestigd dat een eventuele binnenlandse verplichting pas rond 2030 ingaat.

Let op bij Belgische klanten. Heb je klanten in België? Dan moet je er wel rekening mee houden dat België sinds 1 januari 2026 e-facturatie verplicht heeft gesteld voor alle B2B-transacties. Belgische bedrijven accepteren in veel gevallen geen PDF-facturen meer. Je moet dan via Peppol factureren.

Zorg dat je btw-regels op orde zijn als je naar het buitenland factureert. In ons artikel over btw factuur verplichtingen lees je hier meer over.

Wat verandert er door de ViDA-richtlijn?

De Europese Unie werkt aan een groot pakket nieuwe regels onder de naam ViDA, wat staat voor VAT in the Digital Age. Dit pakket raakt alle EU-lidstaten en dus ook Nederlandse ZZP'ers.

De belangrijkste veranderingen die eraan komen:

Grensoverschrijdende e-facturatie vanaf 2030. De ViDA-richtlijn schrijft voor dat vanaf 1 juli 2030 alle grensoverschrijdende btw-transacties binnen de EU verplicht via e-facturatie moeten verlopen. Dit geldt ook voor ZZP'ers die diensten leveren aan bedrijven in andere EU-landen.

Digitale rapportage. Naast e-facturatie komt er ook een systeem van digitale rapportage. Factuurgegevens worden dan (vrijwel) realtime gedeeld met de Belastingdienst. Dit moet btw-fraude terugdringen en de belastingcontrole vereenvoudigen.

Peppol als standaard. In Nederland wijst alles erop dat Peppol de standaard wordt voor e-facturatie. Stakeholders en brancheorganisaties geven hier de voorkeur aan, en het sluit aan bij wat al gebruikt wordt voor overheidsfacturen.

Binnenlandse verplichting waarschijnlijk rond 2030. De Nederlandse overheid onderzoekt of e-facturatie ook voor binnenlandse B2B-transacties verplicht wordt. Een advies van EY aan het kabinet stelt voor om dit gelijktijdig met de grensoverschrijdende verplichting in te voeren. In het vierde kwartaal van 2026 wordt een conceptwetsvoorstel verwacht.

De tijdlijn in het kort:

• 2026: Duidelijkheid over Nederlandse koers, conceptwetgeving in voorbereiding
• 2028: Beoogd moment voor aannemen wet- en regelgeving
• 2030: Verplichting grensoverschrijdende e-facturatie (EU-breed), mogelijk ook binnenlands

Hoe bereid je je voor als ZZP'er?

Je hebt nog een paar jaar voordat e-facturatie echt verplicht wordt, maar dat wil niet zeggen dat je nu achterover kunt leunen. Hoe eerder je begint met voorbereiden, hoe soepeler de overgang straks verloopt.

Stap 1: Digitaliseer je facturatie. Als je nog facturen maakt in Word of Excel, is dit het moment om over te stappen op een facturatie-app. Daarmee leg je de basis voor de toekomst. Bekijk ons artikel over factuur maken als ZZP'er voor een compleet stappenplan.

Stap 2: Zorg dat je factuurgegevens kloppen. E-facturatie vereist dat alle gegevens gestructureerd en correct zijn. Denk aan btw-nummers, KVK-nummers en juiste bedrijfsnamen. Controleer of al je facturen de verplichte gegevens bevatten.

Stap 3: Houd je klantenbestand up-to-date. Bij e-facturatie heb je van elke klant de juiste gegevens nodig, inclusief eventueel een Peppol-ID. Begin nu met het bijhouden van een actueel klantenbestand.

Stap 4: Volg de ontwikkelingen. De wetgeving is nog in ontwikkeling. Houd de berichten van de Belastingdienst en de KVK in de gaten. In het vierde kwartaal van 2026 wordt een conceptwetsvoorstel verwacht, dat meer duidelijkheid geeft.

Stap 5: Kies software die klaar is voor de toekomst. Niet alle facturatie-apps ondersteunen e-facturatie of Peppol. Kies een oplossing die meegroeit met de regelgeving en waarmee je nu al professionele facturen kunt maken.

Veelgestelde vragen over e-facturatie

Moet ik nu al iets doen? Nee, voor binnenlandse B2B-facturen is e-facturatie nog niet verplicht. Maar als je aan Belgische bedrijven factureert, moet je nu al via Peppol kunnen werken. Voor de rest is het slim om je administratie alvast te digitaliseren.

Is een PDF-factuur per mail een e-factuur? Nee. Een PDF is geen e-factuur in de zin van de nieuwe regelgeving. Een echte e-factuur is een gestructureerd databestand (zoals UBL) dat automatisch verwerkt kan worden. Een PDF moet nog steeds handmatig of via OCR ingelezen worden.

Wat kost e-facturatie? Dat hangt af van je oplossing. Veel boekhoudpakketten bieden Peppol-integratie aan als onderdeel van hun abonnement. Er zijn ook gratis oplossingen beschikbaar. De kosten voor een Peppol-aansluiting variëren, maar zijn voor ZZP'ers doorgaans beperkt.

Geldt de KOR-regeling nog bij e-facturatie? De Kleineondernemersregeling staat los van e-facturatie. Als je onder de KOR valt, hoef je geen btw op je factuur te vermelden. Bij e-facturatie geef je dit aan in het gestructureerde formaat. De regeling zelf verandert niet door e-facturatie.

Wat als ik alleen particuliere klanten heb? De e-facturatieplicht richt zich op B2B-transacties. Als je alleen aan particulieren factureert, ben je voorlopig niet direct geraakt. Maar ook hier kan de regelgeving in de toekomst veranderen.

Zo maak je de overstap makkelijk

De overstap naar e-facturatie hoeft geen grote stap te zijn als je nu al digitaal factureert. De belangrijkste tip: begin met een goede facturatie-app die je facturen professioneel en correct opmaakt.

Met Invoices Customers maak je in een paar tikken professionele facturen op je iPhone. Alle verplichte gegevens worden automatisch meegenomen, je slaat klantgegevens veilig op en je kunt facturen direct versturen als PDF. Omdat de app je factuurgegevens gestructureerd opslaat, ben je straks makkelijker voorbereid op de overstap naar e-facturatie.

De app werkt volledig offline, slaat alles lokaal op je telefoon op en je hebt geen account nodig. Ideaal als je snel en eenvoudig wilt factureren zonder gedoe.

Download Invoices Customers gratis in de App Store en begin vandaag met professioneel factureren. Hoe eerder je je facturatie digitaliseert, hoe soepeler de overstap naar e-facturatie straks verloopt. Of je nu als ZZP'er net begint of al jaren onderneemt: een goede basis begint bij goede facturen.