Factuur Buiten EU Zonder Btw: Zo Werkt Het

Je hebt een opdracht afgerond voor een klant in de Verenigde Staten, Australie of een ander land buiten de Europese Unie. Nu wil je een factuur sturen, maar hoe zit dat met de btw? Het korte antwoord: bij een factuur buiten EU zonder btw breng je als ZZP'er of freelancer in Nederland meestal geen Nederlandse btw in rekening. Maar je moet wel weten wanneer dat precies geldt, welke vermeldingen verplicht zijn en hoe je je btw-aangifte correct invult.

In dit artikel lees je stap voor stap hoe je een factuur buiten EU zonder btw correct opstelt. Zo voorkom je fouten en ben je voorbereid als de Belastingdienst vragen stelt over je buitenlandse omzet.

Wanneer factureer je buiten de EU zonder btw?

De hoofdregel is helder: lever je diensten of goederen aan een klant buiten de EU, dan breng je geen Nederlandse btw in rekening. Maar er zijn nuances afhankelijk van wat je levert en aan wie.

Diensten aan bedrijven buiten de EU (B2B): De dienst is belast in het land waar je klant is gevestigd. Jij brengt geen btw in rekening. Dit geldt voor de meeste diensten zoals webdesign, consultancy, vertaalwerk, marketing en IT-diensten. Op je factuur vermeld je waarom er geen btw is berekend.

Diensten aan particulieren buiten de EU (B2C): Ook hier geldt voor de meeste diensten dat je geen Nederlandse btw berekent. De dienst is belast in het land van je klant. Let op: voor sommige diensten zoals telecommunicatie en elektronische diensten gelden uitzonderingen.

Goederen exporteren buiten de EU: Bij export van goederen naar landen buiten de EU geldt het nultarief. Je brengt 0% btw in rekening, ongeacht of je klant een bedrijf of particulier is. Je moet wel kunnen aantonen dat de goederen daadwerkelijk de EU hebben verlaten.

Het verschil met factureren binnen de EU is belangrijk. Bij EU-klanten gebruik je de verleggingsregeling en vermeld je "btw verlegd." Bij klanten buiten de EU geldt een ander regime. Wil je de EU-regels ook begrijpen? Lees dan ons artikel over factuur buitenland btw regels.

Diensten versus goederen: de regels op een rij

Hoewel je in beide gevallen geen btw berekent bij leveringen buiten de EU, zijn de administratieve regels anders voor diensten en goederen.

Diensten buiten de EU

Bij diensten aan klanten buiten de EU is de administratie relatief eenvoudig. Je hoeft geen uitvoeraangifte te doen bij de Douane en je hoeft geen ICP-opgave in te dienen. Die opgave geldt namelijk alleen voor intracommunautaire prestaties binnen de EU.

Op je btw-aangifte vermeld je de omzet in rubriek 6a. De btw die je zelf betaalt over inkopen die je voor deze diensten doet, mag je gewoon als voorbelasting aftrekken. Dat is een belangrijk voordeel: je draagt geen btw af, maar trekt de btw op je eigen kosten wel af.

Er zijn een paar uitzonderingen op de hoofdregel. Diensten die te maken hebben met onroerend goed zijn belast in het land waar het onroerend goed staat. En bij culturele, sportieve of educatieve evenementen geldt de plaats waar het evenement plaatsvindt. Voor de meeste ZZP'ers en freelancers zijn deze uitzonderingen niet van toepassing.

Goederen buiten de EU (export)

Bij het exporteren van goederen wordt het iets complexer. Je past het nultarief toe, maar je moet kunnen bewijzen dat de goederen de EU daadwerkelijk hebben verlaten. Bewaar daarom altijd vrachtbrieven, uitvoeraangiften en verzendbonnen. De Belastingdienst kan hier tot vijf jaar na dato naar vragen.

Je doet aangifte bij de Douane via het AGS-systeem. Op je btw-aangifte vul je de omzet in bij rubriek 3a. Net als bij diensten mag je de voorbelasting op je inkopen aftrekken.

Wat moet er op je factuur staan?

Een factuur buiten EU zonder btw moet aan dezelfde basiseisen voldoen als elke andere factuur, plus een aantal extra vermeldingen. Hieronder vind je de complete checklist.

Verplichte gegevens op je factuur:

1. Jouw bedrijfsgegevens — Naam, adres, KvK-nummer en btw-identificatienummer
2. Klantgegevens — Naam en volledig adres van je buitenlandse klant
3. Factuurnummer — Een uniek, opeenvolgend nummer
4. Factuurdatum — De datum waarop je de factuur uitreikt
5. Omschrijving — Een duidelijke beschrijving van de geleverde diensten of goederen
6. Bedrag — Het totaalbedrag exclusief btw
7. Reden geen btw — Een vermelding waarom er geen btw is berekend

Die laatste punt is cruciaal. Vermeld op je factuur bijvoorbeeld: "Dienst niet belast met Nederlandse omzetbelasting — plaats van dienst buiten de EU" of in het Engels: "Service not subject to Dutch VAT — place of supply outside the EU." Bij export van goederen vermeld je: "Export — nultarief op grond van de Wet op de omzetbelasting."

Wil je meer weten over de verplichte btw-vermeldingen op facturen, ook voor binnenlandse en EU-facturen? Bekijk dan ons overzicht van btw verlegd factuur voorbeeld.

Veelgemaakte fouten bij facturen buiten de EU

Zelfs ervaren ondernemers maken soms fouten bij het factureren buiten de EU. Dit zijn de vijf meest voorkomende valkuilen en hoe je ze voorkomt.

1. Vergeten te vermelden waarom er geen btw staat. Als je simpelweg geen btw op je factuur zet zonder uitleg, voldoe je niet aan de eisen. De Belastingdienst kan dan alsnog 21% btw bij je naheffen. Vermeld altijd de reden.

2. Btw-verlegging gebruiken in plaats van vrijstelling. De verleggingsregeling (reverse charge) geldt alleen binnen de EU. Bij klanten buiten de EU vermeld je niet "btw verlegd" maar dat de dienst niet belast is met Nederlandse btw. Het zijn twee verschillende regimes.

3. Vreemde valuta niet omrekenen. Factureer je in dollars, ponden of een andere valuta? Dan moet je voor je btw-aangifte het bedrag omrekenen naar euro's. Gebruik de wisselkoers van de factuurdatum. Bewaar een kopie van de koers bij je administratie. Meer hierover lees je in ons artikel over factureren aan EU klanten als ZZP'er.

4. Geen bewijs bewaren bij goederenexport. Bij diensten hoef je alleen je factuur en overeenkomst te bewaren. Bij goederen moet je ook vrachtbrieven, uitvoeraangiften en verzendbonnen opslaan. Zonder dit bewijs vervalt je recht op het nultarief.

5. De btw-aangifte verkeerd invullen. Diensten buiten de EU komen in rubriek 6a, goederen in rubriek 3a. Vul je het verkeerde vak in, dan kloppen de cijfers niet en kan de Belastingdienst vragen gaan stellen.

Je btw-aangifte correct invullen

Naast de factuur zelf moet je ook je btw-aangifte correct invullen. Dit is waar veel ZZP'ers de mist in gaan, omdat het formulier niet altijd even duidelijk is.

Bij diensten buiten de EU: Vermeld het factuurbedrag (omgerekend naar euro's als je in vreemde valuta factureert) in rubriek 6a van je btw-aangifte. Dit is de rubriek "Leveringen en diensten waarbij de omzetbelasting naar u is verlegd." Hoewel de btw technisch niet wordt "verlegd" zoals bij EU-leveringen, is dit wel het juiste vak.

Bij goederen buiten de EU (export): Vermeld het factuurbedrag in rubriek 3a: "Leveringen naar landen buiten de EU (uitvoer)." Hier geldt het nultarief.

Voorbelasting aftrekken: In beide gevallen mag je de btw die je zelf hebt betaald over inkopen voor deze leveringen gewoon aftrekken in rubriek 5b. Dit is een belangrijk voordeel van factureren buiten de EU: je draagt geen btw af, maar trekt je eigen btw-kosten wel af.

Houd er rekening mee dat je per kwartaal of per maand aangifte doet, afhankelijk van je situatie. Zorg dat je de factuurbedragen per aangifteperiode optelt en correct invult.

Praktische tips voor facturen buiten de EU

Tot slot een aantal praktische tips die je facturatieproces naar landen buiten de EU soepeler maken.

Factureer in het Engels. Je mag je factuur in het Nederlands opstellen, maar je klant buiten de EU begrijpt die waarschijnlijk niet. Maak je factuur tweetalig of volledig in het Engels. De Belastingdienst accepteert facturen in het Engels, Duits en Frans zonder vertaling.

Gebruik een vast factuurnummer-systeem. Geef je internationale facturen een herkenbaar prefix, zoals "EX-" voor export of "INT-" voor internationaal. Zo houd je overzicht in je administratie en vind je buitenlandse facturen snel terug.

Bewaar alles digitaal. Sla facturen, overeenkomsten, e-mails en eventuele vrachtbrieven digitaal op. De bewaarplicht voor je administratie is zeven jaar. Een papierloze administratie bespaart je tijd en ruimte.

Spreek betalingsvoorwaarden duidelijk af. Internationale betalingen duren soms langer dan binnenlandse. Vermeld op je factuur een duidelijke betalingstermijn en geef aan in welke valuta je betaald wilt worden. Vermeld ook je IBAN en eventueel je SWIFT/BIC-code voor internationale overboekingen.

Met Invoices Customers maak je binnen een paar tikken een professionele factuur buiten EU zonder btw. Stel het btw-tarief in op 0%, voeg de juiste vermelding toe en verstuur de PDF direct vanuit je iPhone. Je klantgegevens worden lokaal opgeslagen en je hebt geen internetverbinding nodig — handig als je onderweg bent of in het buitenland werkt.

Samenvatting

Een factuur buiten EU zonder btw opstellen is eenvoudiger dan veel ZZP'ers denken. De kern is simpel: je brengt geen Nederlandse btw in rekening en je vermeldt op je factuur waarom niet. Bij diensten hoef je verder weinig extra te doen. Bij goederen moet je ook exportbewijs bewaren en aangifte doen bij de Douane.

Zorg dat je je btw-aangifte correct invult, bewaar alle documenten en factureer bij voorkeur in het Engels. Met Invoices Customers heb je binnen een minuut een professionele factuur klaar die aan alle eisen voldoet. Download de app gratis en begin vandaag nog met professioneel factureren aan je internationale klanten.