Creditnota Maken als ZZP'er: Zo Doe Je Dat

Je hebt een factuur verstuurd en ontdekt achteraf een fout. Misschien heb je het verkeerde aantal uren berekend, het btw-tarief klopt niet of de klant heeft de opdracht geannuleerd. Wat je ook niet mag doen: de originele factuur aanpassen of verwijderen. De correcte manier om dit op te lossen is het maken van een creditnota.

Een creditnota, ook wel creditfactuur genoemd, is voor veel ZZP'ers een onbekend terrein. Toch is het een onmisbaar onderdeel van je administratie. In dit artikel lees je precies wanneer je een creditnota nodig hebt, wat erop moet staan en hoe je je btw-aangifte correct afhandelt.

Wat is een creditnota?

Een creditnota is een negatieve factuur waarmee je een eerdere factuur geheel of gedeeltelijk corrigeert. Het is dus geen aanpassing van de originele factuur, maar een nieuw document dat verwijst naar de oorspronkelijke factuur en het te corrigeren bedrag in mindering brengt.

Stel, je hebt als freelance webdesigner 20 uur gefactureerd tegen 85 euro per uur. Na overleg blijkt dat 2 uur niet akkoord zijn. Je mag de originele factuur van 2.420 euro inclusief btw niet wijzigen. In plaats daarvan maak je een creditnota voor de 2 uur: -170 euro exclusief btw, -35,70 euro btw, totaal -205,70 euro. Het verschil is daarmee administratief netjes gecorrigeerd.

De Belastingdienst is hier streng op. Jouw administratie en die van je klant moeten altijd overeenkomen. Een factuur die je deur uit is, of dat nu per mail of per post is, is definitief. Alleen met een creditnota kun je het verschil rechtzetten.

Wanneer maak je een creditnota?

Er zijn verschillende situaties waarin je als ZZP'er een creditnota moet maken. Hieronder vind je de meest voorkomende redenen.

Verkeerd bedrag gefactureerd

Dit is de meest voorkomende reden. Je hebt een fout gemaakt in de prijs per uur, het aantal eenheden of de totaalberekening. Een creditnota corrigeert het verschil, waarna je eventueel een nieuwe factuur verstuurt met het juiste bedrag.

Fout btw-tarief toegepast

Heb je per ongeluk 21% btw berekend in plaats van 9%, of andersom? Dan is een creditnota verplicht. De btw op je originele factuur is namelijk al meegenomen in je aangifte. Met de creditnota herstel je het btw-bedrag in de eerstvolgende aangifte.

Retourzending of annulering

Wanneer producten worden geretourneerd of een klant de opdracht annuleert nadat de factuur is verstuurd, gebruik je een creditnota om het gefactureerde bedrag ongedaan te maken.

Korting achteraf verleend

Soms spreek je met een klant een volumekorting af die pas achteraf wordt berekend. Of je geeft een coulancekorting vanwege een klacht. In beide gevallen maak je een creditnota voor het kortingsbedrag.

Onjuiste klantgegevens

Staat er een verkeerde bedrijfsnaam of adres op de factuur? Dan maak je een creditnota voor de volledige factuur en stuur je vervolgens een nieuwe, correcte factuur.

Wil je precies weten welke gegevens verplicht zijn op je facturen? Bekijk dan onze checklist met alle verplichte factuurgegevens.

Wat moet er op een creditnota staan?

Een creditnota moet aan dezelfde wettelijke eisen voldoen als een normale factuur. De Belastingdienst behandelt een creditnota als een volwaardige factuur, alleen dan met een negatief bedrag. Dit zijn de verplichte onderdelen:

1. De aanduiding "Creditfactuur" — Vervang het woord "Factuur" door "Creditfactuur" of "Creditnota" zodat duidelijk is wat het document is.
2. Een uniek factuurnummer — Gebruik je gewone doorlopende factuurnummering. Maak geen aparte reeks voor creditnota's. Dit houdt je factuurnummer systeem sluitend.
3. De datum van de creditnota — De datum waarop je de creditnota opstelt.
4. Verwijzing naar de originele factuur — Vermeld het factuurnummer van de factuur die je corrigeert. Dit is essentieel voor de herleidbaarheid.
5. Je bedrijfsgegevens — Naam, adres, KVK-nummer en btw-identificatienummer.
6. Klantgegevens — Naam en adres van de klant.
7. Omschrijving en reden — Beschrijf welke regels je corrigeert en waarom.
8. Negatieve bedragen — Het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag en het totaal, allemaal met een minteken.
9. Btw-tarief en btw-bedrag — Hetzelfde tarief als op de originele factuur, maar dan negatief.

Let goed op dat je creditnota verwijst naar de originele factuur. Zonder die verwijzing kan de Belastingdienst de correctie niet herleiden, en loop je bij een controle het risico op problemen.

Creditnota en je btw-aangifte

Een creditnota heeft direct gevolgen voor je btw-aangifte. Het gecrediteerde btw-bedrag neem je op in de aangifte van het kwartaal waarin je de creditnota hebt uitgeschreven.

Creditnota in hetzelfde kwartaal

Valt de creditnota in hetzelfde kwartaal als de originele factuur? Dan verrekenen de bedragen zich automatisch. Je geeft gewoon het nettoresultaat op in je btw-aangifte. Bijvoorbeeld: je hebt in Q1 voor 5.000 euro exclusief btw gefactureerd en je maakt in datzelfde kwartaal een creditnota van 500 euro exclusief btw. Dan geef je 4.500 euro op als omzet.

Creditnota in een volgend kwartaal

Maak je de creditnota in een ander kwartaal dan de originele factuur? Dan heb je de btw over de originele factuur al afgedragen. Het gecrediteerde btw-bedrag trek je af in de aangifte van het kwartaal waarin de creditnota is opgesteld. Dit is geen probleem, maar houd het goed bij in je administratie.

Creditnota is geen oplossing voor wanbetaling

Een veelgemaakte fout: een creditnota schrijven omdat een klant niet betaalt. Dat is niet juist. Bij wanbetaling blijft de factuur gewoon bestaan. De btw die je al hebt afgedragen kun je terugvragen bij de Belastingdienst, maar alleen wanneer duidelijk is dat de klant niet meer zal betalen. Dit doe je via een apart verzoek, niet via een creditnota.

Meer informatie over je bewaarplicht en administratie? Lees dan ons artikel over de factuur bewaarplicht van 7 jaar.

Veelgemaakte fouten bij creditnota's

In de praktijk gaat het regelmatig mis bij het opmaken van creditnota's. Dit zijn de valkuilen waar je als ZZP'er op moet letten.

De originele factuur aanpassen. Dit mag absoluut niet. Zodra een factuur is verstuurd, is hij definitief. Pas je de factuur achteraf aan, dan klopt je administratie niet meer met die van je klant. Bij een Belastingdienst-controle is dat een rode vlag.

Geen verwijzing naar de originele factuur. Zonder verwijzing is de creditnota niet herleidbaar. De Belastingdienst moet kunnen zien welke factuur je corrigeert.

Een aparte factuurnummerreeks gebruiken. Je factuurnummers moeten doorlopend en sluitend zijn. Maak geen apart systeem voor creditnota's. Geef ze gewoon het volgende nummer in je reguliere reeks.

Creditnota schrijven bij wanbetaling. Zoals hierboven uitgelegd: een creditnota is bedoeld voor correcties, niet voor niet-betaalde facturen. Gebruik het juiste traject via de Belastingdienst om btw terug te vragen bij oninbare vorderingen.

Btw vergeten op de creditnota. Een creditnota zonder btw-correctie is onvolledig. Het btw-bedrag moet altijd vermeld worden, ook als negatief bedrag. Alleen zo kun je de btw correct verrekenen in je aangifte.

Veelgestelde vragen over creditnota's

Mag ik een verstuurde factuur achteraf wijzigen? Nee. Een factuur die is verstuurd, mag je niet meer aanpassen of verwijderen. De enige correcte manier om een fout te herstellen is via een creditnota.

Is een creditnota hetzelfde als een correctiefactuur? In de praktijk worden de termen door elkaar gebruikt. Technisch gezien is een creditnota een factuur met een negatief bedrag. Een correctiefactuur kan ook een debetnota zijn, als je een hoger bedrag in rekening wilt brengen.

Wat is een debetnota? Een debetnota is het tegenovergestelde van een creditnota. Gebruik je een debetnota wanneer het totaalbedrag hoger is uitgevallen dan eerder gefactureerd. Je stuurt dan een aanvullende factuur met het verschil.

Hoe lang moet ik een creditnota bewaren? Net als gewone facturen bewaar je creditnota's minimaal zeven jaar. Dit valt onder de wettelijke bewaarplicht van de Belastingdienst.

Moet ik een creditnota ook naar mijn klant sturen? Ja. Je klant heeft de creditnota nodig om zijn eigen administratie te corrigeren. Verstuur de creditnota op dezelfde manier als de originele factuur.

Kan ik een creditnota maken met Invoices Customers? Met Invoices Customers maak je snel een professionele factuur op je iPhone. Je kunt eenvoudig een creditnota opmaken door het bedrag negatief in te voeren en te verwijzen naar de originele factuur. De app werkt ook offline en je hebt geen account nodig.

Een creditnota maken is geen ingewikkeld proces, maar het is wel belangrijk dat je het goed doet. De juiste verwijzing naar de originele factuur, negatieve bedragen inclusief btw en een doorlopend factuurnummer zijn de drie pijlers van een correcte creditnota. Zo houd je je administratie sluitend en voorkom je problemen met de Belastingdienst.

Met Invoices Customers heb je binnen een paar seconden een professionele factuur of creditnota klaar op je iPhone. Geen gedoe, geen account, gewoon een nette factuur die je direct kunt versturen of printen. Download Invoices Customers gratis en houd je administratie altijd op orde.