Factuur Niet Betaald? Wat Nu: Stappenplan

Je hebt goed werk geleverd, een professionele factuur gestuurd, en dan... stilte. De factuur niet betaald, wat nu? Als ZZP'er of freelancer is dit een van de meest frustrerende situaties. Gelukkig hoef je niet machteloos toe te kijken. In dit artikel lees je precies welke stappen je kunt nemen om je geld alsnog te krijgen — van een vriendelijke herinnering tot juridische actie.

Volgens onderzoek krijgt meer dan 40% van de ZZP'ers in Nederland te maken met te laat betaalde facturen. Maar met de juiste aanpak los je de meeste gevallen snel op.

Stap 1: Controleer je factuur en administratie

Voordat je actie onderneemt, check eerst of alles klopt aan jouw kant. Soms zit het probleem bij een foutje in de factuur zelf.

Controleer deze punten:

• Staat het juiste bedrag op de factuur?
• Klopt het rekeningnummer (IBAN)?
• Is de factuur naar het juiste e-mailadres gestuurd?
• Is de betalingstermijn daadwerkelijk verstreken?
• Staan alle verplichte gegevens op de factuur?

Het klinkt simpel, maar een verkeerd rekeningnummer of een factuur die in de spam is beland komt vaker voor dan je denkt. Door dit eerst te checken, voorkom je een onnodig gesprek met je klant.

Met Invoices Customers houd je eenvoudig bij welke facturen openstaan en welke de vervaldatum hebben bereikt. De app markeert facturen automatisch als openstaand of te laat, zodat je niets over het hoofd ziet.

Stap 2: Stuur een betalingsherinnering

In veruit de meeste gevallen is een niet-betaalde factuur geen kwade opzet. Je klant is het simpelweg vergeten, of de factuur is zoekgeraakt in een overvolle inbox. Een vriendelijke herinnering lost het probleem vaak direct op.

Tips voor een goede betalingsherinnering:

• Houd de toon vriendelijk en zakelijk
• Vermeld het factuurnummer en het openstaande bedrag
• Voeg de originele factuur opnieuw als bijlage toe
• Geef een nieuwe betaaltermijn van 7 tot 14 dagen
• Stuur de herinnering per e-mail en bewaar een kopie

Voorbeeldtekst:

"Beste [naam], graag herinner ik je aan factuur [nummer] van [datum] ter hoogte van [bedrag]. De betalingstermijn is op [vervaldatum] verstreken. Wil je de betaling binnen 7 dagen voldoen? Bij vragen hoor ik het graag."

Stuur de herinnering het liefst op een dinsdagochtend of woensdagochtend. Uit onderzoek blijkt dat zakelijke e-mails op die dagen het vaakst gelezen worden.

Stap 3: Verstuur een formele aanmaning

Reageert je klant niet op de herinnering? Dan is het tijd voor een aanmaning. Dit is een formeler schrijven waarin je duidelijk maakt dat je serieus bent.

Wat zet je in een aanmaning:

• Verwijs naar de originele factuur en eerdere herinnering
• Geef een laatste betalingstermijn van 14 dagen
• Vermeld dat je bij uitblijven wettelijke rente en incassokosten in rekening brengt
• Stuur de aanmaning bij voorkeur per aangetekende post

Na de aanmaning mag je wettelijke handelsrente berekenen over het openstaande bedrag. Deze rente bedraagt momenteel rond de 12% op jaarbasis voor zakelijke klanten. Voor particuliere klanten geldt de wettelijke rente (lager percentage).

Wist je dat een goede betalingstermijn op je factuur veel problemen voorkomt? Hoe duidelijker je afspraken, hoe minder kans op wanbetaling.

Stap 4: Incassokosten en wettelijke rente

Als de betalingstermijn na je aanmaning opnieuw verstrijkt, heb je het recht om incassokosten in rekening te brengen. De berekening volgt een wettelijke staffel:

Incassokosten staffel (Besluit vergoeding buitengerechtelijke incassokosten):

• Over de eerste 2.500 euro: 15% (minimum 40 euro)
• Over de volgende 2.500 euro: 10%
• Over de volgende 5.000 euro: 5%
• Over de volgende 190.000 euro: 1%
• Over het meerdere: 0,5% (maximum 6.775 euro)

Bij een factuur van 1.000 euro mag je dus 150 euro aan incassokosten berekenen. Bij een factuur van 500 euro is dat 75 euro. Het wettelijk minimum is altijd 40 euro.

Belangrijk: Bij particuliere klanten moet je eerst een aanmaning sturen met een termijn van 14 dagen waarin je de incassokosten aankondigt. Bij zakelijke klanten mag je de kosten direct na het verstrijken van de betalingstermijn berekenen.

Houd al je facturen en de bijbehorende status goed bij. In Invoices Customers markeer je eenvoudig of een factuur openstaand, te laat of betaald is. Zo weet je altijd precies waar je staat.

Stap 5: Incassobureau of juridische stappen

Heeft alle communicatie niets opgeleverd? Dan heb je als laatste redmiddel twee opties: een incassobureau inschakelen of zelf juridische stappen nemen.

Incassobureau: Een incassobureau neemt het incassoproces over. Ze sturen aanmaningen, bellen de debiteur en starten zo nodig een juridische procedure. De kosten worden doorbelast aan je klant. Let op: kies een betrouwbaar bureau dat is aangesloten bij de NVI (Nederlandse Vereniging van Incasso-ondernemingen).

Zelf naar de rechter: Voor bedragen tot 25.000 euro kun je terecht bij de kantonrechter. Dit kan via een dagvaardingsprocedure. De kosten hiervan kun je verhalen op de debiteur als je de zaak wint.

Online incassoprocedure: Via e-Court of de Rechtspraak kun je voor kleine bedragen een snelle online procedure starten. Dit is vaak goedkoper en sneller dan een reguliere rechtszaak.

Een goede administratie is essentieel bij juridische stappen. Bewaar altijd kopieeen van facturen, herinneringen, aanmaningen en e-mailcorrespondentie. Wil je weten hoe je je administratie als ZZP'er op orde houdt? Lees dan ons artikel over ZZP boekhouding zelf doen.

Als ZZP'er wil je voorkomen dat een factuur niet betaald wordt en je er pas te laat achterkomt wat nu de beste stappen zijn. Met Invoices Customers maak je professionele facturen, houd je de status bij en weet je altijd welke klanten nog moeten betalen. Download de app gratis in de App Store en houd grip op je openstaande facturen.