Factuur in Vreemde Valuta Maken: Zo Doe Je Dat

Werk je als ZZP'er voor een Amerikaanse klant die in dollars betaalt? Of lever je diensten aan een Brits bedrijf dat liever in ponden afrekent? Dan ontkom je er niet aan: je moet een factuur in vreemde valuta maken. Dat klinkt ingewikkeld, maar met de juiste kennis is het goed te doen.

In dit artikel leer je precies hoe je een factuur in vreemde valuta maakt. Je ontdekt welke wisselkoers je gebruikt, wat de Belastingdienst eist en hoe je koersverschillen verwerkt in je boekhouding. Zo factureer je professioneel en voorkom je problemen met je administratie.

Wanneer factureer je in vreemde valuta?

Niet elke buitenlandse factuur hoeft in een andere valuta. Factureer je aan een Duits of Frans bedrijf? Dan betalen zij gewoon in euro's. Maar zodra je klant buiten de eurozone zit, kan het voorkomen dat je in een andere munt factureert.

Typische situaties waarin je in vreemde valuta factureert:

• Je levert diensten aan een Amerikaans bedrijf (USD)
• Je werkt voor een Britse opdrachtgever (GBP)
• Je hebt een Zwitserse klant (CHF)
• Je factureert aan een Japans bedrijf (JPY)
• Je werkt voor Scandinavische klanten (SEK, NOK, DKK)

Mag je factureren in vreemde valuta? Ja, dat mag. Er is geen wettelijke verplichting om als Nederlandse ondernemer in euro's te factureren. Je mag in elke valuta factureren die je met je klant afspreekt. Er is echter een belangrijke voorwaarde: je Nederlandse btw-administratie voer je altijd in euro's.

Dat betekent in de praktijk: je factureert in de afgesproken valuta, maar je boekhouding en btw-aangifte zijn altijd in euro's. Werk je veel met buitenlandse klanten? Lees dan ook onze complete gids over factuur buitenland btw regels voor het volledige plaatje.

Verplichte gegevens op een factuur in vreemde valuta

Een factuur in vreemde valuta bevat dezelfde basisgegevens als een gewone factuur, plus een aantal extra elementen. Zorg dat de volgende gegevens er altijd op staan.

Standaard factuurgegevens die je altijd nodig hebt:

• Je bedrijfsnaam, adres en contactgegevens
• KVK-nummer en btw-identificatienummer
• Uniek factuurnummer
• Factuurdatum en leveringsdatum
• Naam en adresgegevens van je klant
• Omschrijving van de geleverde diensten of goederen
• Betalingstermijn

Extra gegevens specifiek voor vreemde valuta:

• Valutacode — Gebruik altijd de officiële ISO 4217-code. Schrijf dus "USD" in plaats van "dollar" en "GBP" in plaats van "pond." Dit voorkomt verwarring.
• Btw-bedrag in euro's — Zelfs als je factuur in dollars is, moet het btw-bedrag in euro's op de factuur staan. Dit is een eis van de Belastingdienst.
• Gebruikte wisselkoers — Vermeld welke koers je hebt gebruikt en van welke datum. Dit is niet wettelijk verplicht, maar het is verstandig voor je eigen administratie.
• IBAN en BIC/SWIFT-code — Bij internationale betalingen heeft je klant naast je IBAN ook de BIC- of SWIFT-code van je bank nodig.

Wisselkoers bepalen en omrekenen

De Belastingdienst accepteert alleen een boekhouding in euro's, dus je moet elk bedrag in vreemde valuta omrekenen.

Welke wisselkoers gebruik je? Je hebt twee opties:

1. De koers van de Europese Centrale Bank (ECB) — Dit is de meest gebruikte en geaccepteerde bron. De ECB publiceert dagelijks referentiekoersen voor alle gangbare valuta.
2. De koers van je eigen bank — Ook de dagkoers van je bank mag je gebruiken, zolang je dit consistent doet.

Wanneer reken je om? Je rekent om op de dag dat je de factuur opmaakt. Dit is je factuurdatum. Maak je op 15 maart een factuur in dollars? Dan gebruik je de ECB-koers van 15 maart.

Voorbeeld: Je factureert $5.000 aan een Amerikaanse klant op 1 maart. De ECB-koers is op die dag 1 USD = 0,92 EUR. Je boekt in je administratie: 5.000 x 0,92 = EUR 4.600.

Belangrijk: wees consistent. Kies een bron (ECB of je bank) en houd daar het hele boekjaar aan vast. Wisselen halverwege het jaar mag niet — de Belastingdienst verwacht een consistente werkwijze.

Koersverschillen verwerken in je boekhouding

Tussen het versturen van je factuur en het ontvangen van de betaling kan de wisselkoers veranderen. Dit levert koersverschillen op die je correct moet verwerken in je administratie.

Hoe ontstaan koersverschillen? Je boekt de factuur tegen de wisselkoers op de factuurdatum. Maar als je klant een maand later betaalt, kan de koers veranderd zijn. Het verschil tussen het geboekte bedrag en het daadwerkelijk ontvangen bedrag is een koersresultaat.

Koerswinst: De dollar is gestegen tussen facturatie en betaling. Je ontvangt meer euro's dan je had geboekt. Dit boek je als opbrengst onder "koersresultaat."

Koersverlies: De dollar is gedaald. Je ontvangt minder euro's dan geboekt. Dit boek je als kostenpost onder "koersresultaat."

Praktisch voorbeeld:

| Moment | Bedrag | Koers | Euro's | |--------|--------|-------|--------| | Factuur (1 maart) | $5.000 | 0,92 | EUR 4.600 | | Betaling (30 maart) | $5.000 | 0,94 | EUR 4.700 | | Koerswinst | | | + EUR 100 |

Moet je btw betalen over koerswinst? Nee. Koersverschillen zijn geen omzet en vallen buiten de btw. Ze zijn wel onderdeel van je winst en daarmee belast voor de inkomstenbelasting.

Btw-regels bij facturen in vreemde valuta

De btw-regels bij factureren in vreemde valuta hangen af van waar je klant gevestigd is en of het een bedrijf of particulier betreft.

Klant binnen de EU (B2B): Je verlegt de btw. Op je factuur zet je 0% btw en de vermelding "Btw verlegd." Het maakt niet uit in welke valuta je factureert — de verleggingsregeling geldt ongeacht de munt. Meer uitleg hierover vind je in ons artikel over factureren aan EU klanten als ZZP'er.

Klant buiten de EU (B2B): Je brengt geen btw in rekening. De dienst is belast in het land van je klant. Vermeld op je factuur dat het gaat om een dienst buiten de EU.

Klant is een particulier: Bij particulieren buiten de EU bereken je in principe Nederlandse btw (21%). Bij elektronische diensten aan EU-particulieren gelden speciale regels via de OSS-regeling.

Het btw-bedrag altijd in euro's: Ongeacht de factuurvaluta moet het btw-bedrag in euro's op de factuur staan. Gebruik hiervoor de ECB-koers op de factuurdatum.

| Klanttype | Btw-tarief | In vreemde valuta? | |-----------|-----------|-------------------| | EU-bedrijf (B2B) | 0% (verlegd) | Ja, btw in EUR | | Buiten EU (B2B) | Geen btw | Ja | | EU-particulier | NL btw 21% | Ja, btw in EUR | | Buiten EU (particulier) | NL btw 21% | Ja, btw in EUR |

Praktische tips voor factureren in vreemde valuta

Met de theorie op zak, volgen hier concrete tips die je direct kunt toepassen.

1. Leg valuta-afspraken schriftelijk vast. Spreek vooraf met je klant af in welke valuta je factureert. Leg dit vast in je offerte of opdrachtbevestiging. Zo voorkom je discussies achteraf over bedragen of wisselkoersen.

2. Gebruik een facturatie-app die vreemde valuta ondersteunt. Met een app als Invoices Customers maak je snel professionele facturen aan op je iPhone. Je voert het bedrag in, kiest de valuta en verstuurt de factuur als PDF — direct vanuit de app. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten bij het handmatig opmaken van facturen.

3. Bewaar de wisselkoersdocumentatie. Sla een screenshot of printout op van de wisselkoers die je hebt gebruikt. Koppel dit aan de factuur in je administratie. Mocht de Belastingdienst vragen stellen, dan heb je direct bewijs.

4. Factureer snel na de levering. Hoe sneller je factureert, hoe kleiner het risico op grote koersverschillen. Met Invoices Customers verstuur je een factuur in seconden, zodat je niet onnodig wacht.

5. Overweeg een betaalrekening in vreemde valuta. Ontvang je regelmatig betalingen in dezelfde valuta? Dan kan een dollarrekening handig zijn. Je kiest zelf het moment om te wisselen naar euro's.

6. Controleer je btw-vermelding dubbel. De meest gemaakte fout bij facturen in vreemde valuta is het vergeten van het btw-bedrag in euro's. Controleer dit altijd voor je de factuur verstuurt.

Wil je meer weten over btw-verlegging bij internationale facturen? Bekijk dan ons btw verlegd factuur voorbeeld met een compleet ingevulde voorbeeldfactuur.

Factureren in vreemde valuta hoeft niet ingewikkeld te zijn. Spreek de valuta af, gebruik de ECB-koers op de factuurdatum, vermeld het btw-bedrag in euro's en verwerk koersverschillen bij ontvangst van de betaling. Met Invoices Customers op je iPhone maak je in enkele seconden een professionele factuur aan — ook voor internationale klanten. Download Invoices Customers gratis en stuur vandaag nog je eerste factuur in vreemde valuta.