Herinnering Sturen Factuur Niet Betaald: Tips

Je hebt een mooie factuur gestuurd, maar de betaling blijft uit. Dan is het tijd om een herinnering te sturen voor die factuur die niet betaald is. Veel ZZP'ers en freelancers vinden het lastig om klanten aan te spreken over openstaande betalingen. Toch is het cruciaal voor je cashflow. In dit artikel leer je precies hoe je een effectieve betalingsherinnering opstelt, welke toon je gebruikt en wanneer je opschaalt.

Wist je dat de meeste onbetaalde facturen geen kwade opzet zijn? Klanten vergeten het simpelweg, of je factuur is in de spamfolder beland. Een vriendelijke herinnering lost het probleem in meer dan 70% van de gevallen direct op.

Wanneer stuur je een betalingsherinnering?

Timing is alles bij het herinneren van klanten. Stuur je te vroeg, dan kom je opdringerig over. Wacht je te lang, dan raakt de factuur nog verder uit beeld.

Het ideale tijdschema:

• Dag 1 na vervaldatum: Stuur een vriendelijke e-mailherinnering
• Dag 7: Bel de klant kort op of stuur een tweede herinnering
• Dag 14: Verstuur een formele aanmaning per e-mail en post
• Dag 30: Overweeg incassomaatregelen

Hoe eerder je herinnert, hoe groter de kans op betaling. Begin altijd met een laagdrempelig bericht. De meeste klanten betalen na de eerste herinnering.

Controleer voordat je een herinnering stuurt of alle gegevens op je factuur kloppen. Staat het juiste IBAN erop? Is de factuur naar het goede e-mailadres gestuurd? Meer over verplichte factuurgegevens lees je in ons artikel over wat er op een factuur moet staan.

Voorbeeldteksten voor je betalingsherinnering

Een goede herinnering is kort, zakelijk en vriendelijk. Hieronder vind je drie voorbeelden die je direct kunt gebruiken.

Eerste herinnering (vriendelijk):

"Beste [naam], hierbij herinner ik je vriendelijk aan factuur [nummer] van [datum] ter hoogte van [bedrag]. De betalingstermijn is op [vervaldatum] verstreken. Zou je de betaling binnen 7 dagen willen voldoen? Mocht je vragen hebben, dan hoor ik het graag."

Tweede herinnering (zakelijk):

"Beste [naam], eerder stuurde ik je een herinnering voor factuur [nummer] van [bedrag]. Helaas heb ik de betaling nog niet ontvangen. Graag ontvang ik het bedrag binnen 7 dagen op rekeningnummer [IBAN]. Bij vragen ben ik bereikbaar via [telefoonnummer]."

Formele aanmaning:

"Geachte [naam], ondanks eerdere herinneringen is factuur [nummer] van [bedrag] nog niet voldaan. Ik verzoek je dringend het openstaande bedrag binnen 14 dagen over te maken. Bij uitblijven van betaling ben ik genoodzaakt wettelijke rente en incassokosten in rekening te brengen."

Houd je herinneringen altijd professioneel. Met Invoices Customers zie je in een oogopslag welke facturen openstaand of te laat zijn. Zo weet je precies wanneer het tijd is om actie te ondernemen.

De juiste toon en aanpak kiezen

De manier waarop je communiceert bepaalt hoe je klant reageert. Begin altijd vriendelijk en schaal pas op als het nodig is.

Tips voor de juiste toon:

• Ga uit van goede bedoelingen bij de eerste herinnering
• Vermijd beschuldigingen of een boze toon
• Wees concreet: noem het factuurnummer, bedrag en de vervaldatum
• Bied een makkelijke manier om te betalen (vermeld je IBAN duidelijk)
• Houd de deur open voor contact bij problemen

Bij een tweede herinnering mag je iets zakelijker zijn. Vermeld dat je eerder hebt herinnerd en geef een laatste termijn. Bij de formele aanmaning verwijs je naar de wettelijke mogelijkheden zoals rente en incassokosten.

Wil je meer weten over wettelijke betalingstermijnen? Lees dan ons artikel over de betalingstermijn op facturen. En als de betaling helemaal uitblijft, vind je in ons artikel factuur niet betaald, wat nu? het complete stappenplan.

Veelgemaakte fouten bij betalingsherinneringen

Zelfs ervaren ondernemers maken fouten bij het versturen van herinneringen. Voorkom deze valkuilen.

Te lang wachten: Hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans op betaling. Stuur je eerste herinnering direct na het verstrijken van de betalingstermijn.

Geen administratie bijhouden: Leg elke herinnering vast. Noteer wanneer je wat hebt gestuurd. Dit is essentieel als je later juridische stappen moet nemen.

Alleen mondeling afspraken maken: Maak afspraken altijd schriftelijk. Een telefoongesprek is prima als opvolging, maar bevestig de afspraak altijd per e-mail.

Meteen dreigen met juridische stappen: Begin vriendelijk. De meeste klanten betalen gewoon als je ze eraan herinnert. Dreigen in de eerste herinnering schaadt de klantrelatie onnodig.

Geen factuur meesturen: Voeg de originele factuur altijd opnieuw als bijlage toe. Je klant hoeft dan niet te zoeken en kan direct betalen.

Een goede factuuradministratie als ZZP'er helpt je om niets over het hoofd te zien. Houd bij wanneer je herinneringen stuurt en wat de reactie was.

Voorkom onbetaalde facturen met slimme gewoontes

De beste herinnering is er een die je niet hoeft te sturen. Met een paar slimme gewoontes verklein je de kans op betalingsproblemen aanzienlijk.

Preventieve tips:

• Spreek duidelijke betalingstermijnen af voordat je begint
• Vermeld je betalingsvoorwaarden op elke factuur
• Stuur je factuur direct na afronding van het werk
• Gebruik een correct factuurnummersysteem voor overzicht
• Overweeg een aanbetaling bij grote opdrachten

Met Invoices Customers maak je in een paar tappen professionele facturen met alle verplichte gegevens. De app houdt automatisch bij welke facturen openstaand, te laat of betaald zijn. Zo heb je altijd overzicht en kun je snel handelen als een herinnering sturen voor een factuur die niet betaald is nodig blijkt. Download Invoices Customers gratis in de App Store en houd grip op je openstaande facturen.