Incassokosten Berekenen: Gids voor je Factuur
Je klant betaalt niet, je hebt al herinneringen gestuurd, en nu wil je incassokosten berekenen bij je factuur. Maar hoeveel mag je eigenlijk in rekening brengen? In Nederland gelden strikte wettelijke regels voor incassokosten. In dit artikel lees je precies hoe je de kosten berekent, welke staffel van toepassing is en wanneer je incassokosten mag doorberekenen aan je klant.
Of je nu ZZP'er, freelancer of kleine ondernemer bent: het is belangrijk dat je weet waar je recht op hebt. Zo voorkom je dat je geld misloopt bij onbetaalde facturen.
Wat zijn incassokosten precies?
Incassokosten zijn de kosten die je maakt om een onbetaalde factuur alsnog te innen. Denk aan administratiekosten, kosten voor een incassobureau of juridische bijstand. De Wet Incassokosten (WIK) bepaalt in Nederland hoeveel je maximaal aan incassokosten in rekening mag brengen.
Belangrijk: je mag niet zomaar incassokosten in rekening brengen. Eerst moet je een zogeheten aanmaning (ook wel ingebrekestelling) sturen. In die aanmaning geef je je klant nog 14 dagen de tijd om te betalen. Pas als die termijn verstrijkt zonder betaling, mag je de incassokosten doorberekenen.
De wettelijke regels gelden vooral bij consumenten. Bij zakelijke klanten (B2B) mag je soms afwijkende afspraken maken in je betalingsvoorwaarden. Maar ook dan is het slim om de wettelijke staffel als richtlijn te gebruiken.
De wettelijke staffel voor incassokosten
De hoogte van de incassokosten hangt af van het openstaande factuurbedrag. De WIK gebruikt een staffelsysteem met aflopende percentages per schijf. Hoe hoger het bedrag, hoe lager het percentage.
Zo werkt de staffel:
- Tot en met 2.500 euro: 15% van het factuurbedrag
- Over 2.500 tot 5.000 euro: 10%
- Over 5.000 tot 10.000 euro: 5%
- Over 10.000 tot 200.000 euro: 1%
- Boven 200.000 euro: 0,5%
Het minimum aan incassokosten bedraagt altijd 40 euro, ook als 15% van het factuurbedrag minder zou zijn. Er geldt een maximum van 6.775 euro.
Voorbeeldberekening
Stel, je klant heeft een openstaande factuur van 3.000 euro. Dan bereken je de incassokosten als volgt:
- Over de eerste 2.500 euro: 15% = 375 euro
- Over de resterende 500 euro: 10% = 50 euro
- Totaal incassokosten: 425 euro
Bij een kleine factuur van 200 euro zou 15% slechts 30 euro zijn. Maar omdat het minimum 40 euro is, mag je toch 40 euro in rekening brengen.
Wanneer mag je incassokosten in rekening brengen?
Je kunt niet direct incassokosten doorberekenen zodra een factuur verlaat is. Er zijn een paar voorwaarden waaraan je moet voldoen.
Stap 1: Zorg voor een correcte factuur. Controleer of alle verplichte gegevens op je factuur staan, inclusief een duidelijke betalingstermijn. Met Invoices Customers maak je facturen die aan alle eisen voldoen, zodat je altijd een stevige basis hebt.
Stap 2: Stuur een herinnering. Nadat de betalingstermijn is verstreken, stuur je eerst een of twee betalingsherinneringen. Dit is niet wettelijk verplicht, maar laat zien dat je professioneel en redelijk handelt.
Stap 3: Stuur de aanmaning (ingebrekestelling). Dit is de cruciale stap. In de aanmaning vermeld je:
- Het openstaande bedrag
- Een laatste betalingstermijn van 14 dagen
- Dat je na deze termijn incassokosten in rekening brengt
- Hoe hoog die incassokosten zijn
Pas na het verstrijken van die 14 dagen mag je de incassokosten daadwerkelijk doorberekenen.
Incassokosten bij zakelijke klanten (B2B)
Bij zakelijke klanten (B2B) gelden iets andere regels. De 14-dagenbrief is niet verplicht zoals bij consumenten. Zodra de betalingstermijn verloopt, is een zakelijke klant automatisch in verzuim.
Dat betekent:
- Je hoeft geen aanmaning met 14 dagen termijn te sturen
- Je mag direct incassokosten en wettelijke handelsrente in rekening brengen
- De wettelijke handelsrente ligt hoger dan de gewone wettelijke rente
Toch is het verstandig om ook bij zakelijke klanten eerst een herinnering te sturen. Vaak is een onbetaalde factuur simpelweg vergeten of kwijtgeraakt. Een vriendelijke herinnering lost het probleem meestal op zonder dat je naar een incassobureau hoeft.
Zorg er ook voor dat je betalingsvoorwaarden duidelijk in je offerte of contract staan. Lees meer over het verschil tussen offerte en factuur zodat je documenten altijd op orde zijn.
Tips om incassokosten te voorkomen
Voorkomen is beter dan genezen. Met een paar slimme maatregelen verklein je de kans op wanbetalers aanzienlijk.
Factureer snel en correct. Hoe sneller je factureert na het leveren van je dienst, hoe groter de kans op snelle betaling. Gebruik Invoices Customers om direct vanaf je iPhone een professionele factuur te maken en te versturen. De app houdt automatisch bij welke facturen openstaan en welke over de betalingstermijn heen zijn.
Hanteer duidelijke betalingstermijnen. Vermeld altijd een concrete vervaldatum op je factuur. Een wettelijke betalingstermijn van 14 of 30 dagen is gebruikelijk.
Volg openstaande facturen actief op. Houd je administratie bij en stuur direct een herinnering als de betalingstermijn verstrijkt. Hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans dat je je geld krijgt.
Werk met een goede klantadministratie. Door je klantgegevens goed te beheren weet je altijd wie je moet benaderen en hoe. Invoices Customers slaat alle klantgegevens lokaal op je iPhone op, zodat je ze altijd bij de hand hebt.
Vraag een aanbetaling. Vooral bij grotere opdrachten kun je het risico verkleinen door vooraf een deel van het bedrag te factureren.
Incassokosten berekenen: samenvatting
Het berekenen van incassokosten bij een factuur hoeft niet ingewikkeld te zijn. Onthoud deze kernpunten: gebruik de wettelijke staffel van de WIK, stuur altijd eerst een aanmaning met 14 dagen termijn bij consumenten, en houd het minimumbedrag van 40 euro in gedachten. Bij zakelijke klanten heb je meer vrijheid, maar professioneel handelen loont altijd.
Wil je je facturatie vanaf het begin goed regelen? Download Invoices Customers gratis in de App Store en maak professionele facturen in enkele seconden. Zo houd je grip op je openstaande facturen en voorkom je dat incassokosten berekenen ooit nodig wordt.
