Jaarafsluiting ZZP Checklist: Alles wat je moet Regelen voor 1 Januari

Het einde van het jaar nadert — en als ZZP'er heb je een flinke lijst met zaken te regelen. Van openstaande facturen incasseren tot je BTW-aangifte afronden en je administratie op orde brengen voor de inkomstenbelasting. Met deze checklist mis je niets.

Deel 1: Facturen en Betalingen

Alle openstaande facturen controleren

Ga door alle facturen die je in het afgelopen jaar hebt verstuurd. Zijn er nog onbetaalde facturen? Stuur vóór 31 december een laatste betalingsherinnering. Facturen die in het oude jaar zijn verstuurd maar in het nieuwe jaar worden betaald, tellen voor de BTW-aangifte in het kwartaal van ontvangst — maar voor de inkomstenbelasting telt het jaar van betaling.

Actiepunten:

• Maak een lijst van alle openstaande facturen
• Stuur een vriendelijke maar dringende betalingsherinnering
• Overweeg een incassobureau voor facturen ouder dan 90 dagen

Controleer of je nog facturen moet sturen

Heb je in december werkzaamheden afgerond maar nog geen factuur gestuurd? Doe dat vóór 31 december — of in ieder geval zo snel mogelijk daarna, zodat het in het juiste boekjaar valt.

Creditnota's en correcties

Zijn er facturen die gecorrigeerd moeten worden? Verwerk correctiefacturen (creditnota's) nog vóór het einde van het jaar, zodat je boekhouding klopt.

Deel 2: BTW-Aangifte

Laatste kwartaalaangifte van het jaar

Als je kwartaalaangifte doet, vervalt de aangifte over het vierde kwartaal (oktober–december) uiterlijk op 31 januari van het nieuwe jaar. Zorg dat al je BTW-bonnen en facturen zijn ingevoerd.

Controleer:

• Alle uitgestuurde facturen met BTW ingeboekt
• Alle inkopen met BTW als voorbelasting geclaimd
• Privégebruik zakelijke middelen verwerkt (bijv. auto)

Jaar-suppletie als je fouten hebt ontdekt

Heb je in de loop van het jaar een fout gemaakt in een eerdere BTW-aangifte? Dien dan een suppletieaangifte in. Je kunt dit doen via Mijn Belastingdienst. Bij een verschil van meer dan €1.000 is dit verplicht.

KOR-drempel bewaken

Gebruik je de Kleineondernemersregeling (KOR)? Dan mag je omzet niet boven €20.000 uitkomen. Controleer of je onder de drempel bent gebleven. Ben je erboven gegaan, dan moet je je KOR-status melden en BTW afdragen.

Deel 3: Administratie Opschonen

Alle bonnen en facturen bewaren

Je bent wettelijk verplicht je administratie 7 jaar te bewaren (voor onroerend goed 10 jaar). Dat geldt voor:

• Alle inkoopfacturen en bonnen
• Alle verkoopfacturen
• Bankafschriften
• Contracten en overeenkomsten
• BTW-aangiften en correspondentie met de Belastingdienst

Zorg dat alles digitaal is opgeslagen in een map per jaar. Papieren bonnen scan je in — een duidelijke foto met je telefoon volstaat.

Jaar-overzicht maken

Maak een overzicht van:

• Totale omzet per kwartaal en voor het hele jaar
• Totale kosten per categorie
• Winst (omzet minus kosten)
• BTW-saldo (verschuldigde BTW minus voorbelasting)

Dit heb je nodig voor je inkomstenbelastingaangifte en is de basis voor je winst-en-verliesrekening.

Zakelijke en privé-uitgaven scheiden

Loop door je bankafschriften en controleer of alle zakelijke uitgaven zijn geboekt. Privé-uitgaven die per ongeluk zijn meegenomen als zakelijke kosten moeten worden gecorrigeerd.

Deel 4: Belastingaftrekposten

Zelfstandigenaftrek en startersaftrek

Heb je minimaal 1.225 uur gewerkt als ZZP'er in het afgelopen jaar? Dan heb je recht op de zelfstandigenaftrek (€2.470 in 2026). Ben je starter? Dan komt er de startersaftrek bij (€2.123 in 2026) — maximaal 3 keer in 5 jaar.

Zorg dat je urenregistratie klopt. De Belastingdienst kan hierom vragen.

MKB-winstvrijstelling

Na de ondernemersaftrekken pas je automatisch de MKB-winstvrijstelling toe: 13,31% van de resterende winst is belastingvrij. Dit verwerk je in de aangifte.

Investerings- en andere aftrekposten

Heb je dit jaar geïnvesteerd in bedrijfsmiddelen (laptop, gereedschap, apparatuur)? Controleer of je in aanmerking komt voor de Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA). De voorwaarden in 2026:

• Investering tussen €2.800 en €387.580
• Bedrijfsmiddel minimaal 1 jaar zakelijk gebruikt
• KIA-percentage: 28% voor investeringen tot €67.765

Overige aftrekbare kosten controleren

Loop door je kosten en controleer welke zakelijk aftrekbaar zijn:

• Internet en telefoon (zakelijk deel)
• Kantoorbenodigdheden en software
• Zakelijke reiskosten
• Vakliteratuur en cursussen
• Representatiekosten (beperkt aftrekbaar)
• Pensioenpremies (lijfrente)

Deel 5: Pensioen en Verzekeringen

Pensioenopbouw controleren

Als ZZP'er bouw je geen pensioen op via een werkgever. Controleer of je voldoende hebt gespaard of belegd voor later. Populaire opties:

• Bancaire lijfrente: premies aftrekbaar, uitkering belast
• Verzekerde lijfrente: idem
• Beleggen in box 3: geen belastingvoordeel op premie, maar meer flexibiliteit

De jaarruimte — het bedrag dat je belastingvrij kunt inleggen in een lijfrente — is afhankelijk van je inkomen in het afgelopen jaar. Bereken dit vóór 31 december als je wilt inleggen voor het oude jaar.

Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV)

Heb je een AOV? Controleer of je dekking nog voldoende is bij je huidige omzetniveau. Premies zijn aftrekbaar als zakelijke kosten.

Deel 6: Voorbereiding Inkomstenbelastingaangifte

Aangifte inkomstenbelasting — deadlines

De aangifte inkomstenbelasting over het vorige jaar heeft als deadline 1 mei van het nieuwe jaar. Heb je uitstel aangevraagd (via een belastingadviseur), dan kan dit tot september.

Wat je nodig hebt:

• Jaarcijfers (winst/verlies)
• Urenregistratie (voor zelfstandigenaftrek)
• Overzicht van investeringen
• Betalingsbewijzen van pensioenpremies
• Eventuele voorlopige aanslag van dit jaar

Voorlopige aanslag aanpassen

Is je inkomen dit jaar anders uitgevallen dan verwacht? Pas dan je voorlopige aanslag aan via Mijn Belastingdienst. Zo voorkom je een grote nabetaling of een onnodig hoge reservering.

Reservering voor belasting

Een vuistregel voor ZZP'ers: reserveer 30–35% van je winst voor inkomstenbelasting. Bij hogere inkomens (boven €75.518 in 2026) loop je in het toptarief van 49,5% — reserveer dan meer.

Praktische Planning: De Laatste Weken van het Jaar

Begin december:

• Openstaande facturen checken en herinneren
• KOR-drempel controleren
• Investeren als je nog KIA wilt claimen (vóór 31 dec)

Derde week december:

• Administratie volledig bijwerken
• Alle bonnen gescand en opgeslagen
• Jaar-overzicht maken

Laatste week december:

• Laatste betalingsherinneringen versturen
• BTW-berekening controleren (Q4)
• Pensioenopbouw eventueel aanvullen

Januari:

• Q4 BTW-aangifte indienen (voor 31 jan)
• KVK gegevens controleren (adres, activiteiten)
• Nieuwe administratiemap voor het nieuwe jaar aanmaken

Voor meer informatie over je BTW-verplichtingen als ZZP'er, lees onze gids over BTW-aangifte voor ZZP'ers. En als je je administratie slimmer wilt inrichten, bekijk dan ZZP-boekhouding zelf doen.

Invoices Customers geeft je een direct overzicht van al je facturen, betalingsstatus en omzet over het jaar — precies wat je nodig hebt bij de jaarafsluiting, direct op je iPhone.