Wat Moet Er Op een Factuur Staan? Checklist

Weet jij precies wat er op een factuur moet staan? Als ondernemer in Nederland ben je wettelijk verplicht om bepaalde gegevens op je factuur te vermelden. Ontbreekt er iets, dan kan je klant de btw niet aftrekken en riskeer je zelf een boete van de Belastingdienst. Toch maken veel ondernemers hier fouten, vaak zonder het te weten.

In dit artikel krijg je een overzichtelijke checklist van alle verplichte factuurgegevens. Zo weet je zeker dat elke factuur die je verstuurt aan de wettelijke eisen voldoet.

Verplichte Gegevens op een Factuur

De Belastingdienst schrijft voor welke gegevens op een factuur moeten staan. Dit geldt voor alle ondernemers die btw-plichtig zijn, van ZZP'er tot BV. Hier is de complete lijst:

Jouw bedrijfsgegevens:

1. Volledige naam of handelsnaam — Zoals ingeschreven bij de KVK. Gebruik je een handelsnaam? Vermeld die dan consistent op al je facturen.
2. Vestigingsadres — Je zakelijke adres, niet je postbusnummer.
3. KVK-nummer — Verplicht op alle zakelijke correspondentie sinds 2008.
4. Btw-identificatienummer — Je btw-id begint met NL en bestaat uit 14 tekens. Dit is een ander nummer dan je omzetbelastingnummer.

Gegevens van je klant:

5. Naam of bedrijfsnaam van de afnemer — Inclusief het juiste adres. Bij een zakelijke klant vermeld je ook het btw-nummer als de factuur meer dan 100 euro bedraagt.

Factuurspecifieke gegevens:

6. Factuurnummer — Een uniek, doorlopend nummer zonder gaten in de reeks. Bijvoorbeeld: FACT-2026-001, FACT-2026-002. Hiaten in de nummering wekken argwaan bij een belastingcontrole.
7. Factuurdatum — De datum waarop je de factuur uitreikt.
8. Datum van levering — Wanneer je de dienst hebt geleverd of het product hebt verzonden. Dit mag dezelfde datum als de factuurdatum zijn, maar moet wel vermeld worden.
9. Duidelijke omschrijving — Wat heb je precies geleverd? "Werkzaamheden" is te vaag. Beter: "Webdesign homepage en 3 subpagina's, 12 uur x 75 euro."
10. Aantal en eenheidsprijs — Hoeveel uur, stuks of dagen, en tegen welk tarief.

Bedragen en btw:

11. Bedrag exclusief btw — Het nettobedrag per factuurregel.
12. Het toegepaste btw-tarief — In Nederland is dit 21% (standaard) of 9% (verlaagd, voor onder andere voedingsmiddelen en boeken).
13. Het btw-bedrag — Apart vermeld per tarief als je verschillende tarieven hanteert.
14. Totaalbedrag inclusief btw — Het eindbedrag dat je klant moet betalen.

Aanvullende Gegevens die je Beter Kunt Toevoegen

Naast de wettelijk verplichte onderdelen zijn er gegevens die je factuur professioneler en duidelijker maken. Strikt genomen niet verplicht, maar wel slim:

• Betalingstermijn en vervaldatum — Hoeveel dagen heeft je klant om te betalen? Standaard is dit 30 dagen, maar je bent vrij om een kortere termijn af te spreken. Vermeld altijd de exacte vervaldatum zodat er geen onduidelijkheid ontstaat.
• Bankgegevens (IBAN) — Zonder rekeningnummer kan je klant niet betalen. Klinkt logisch, maar wordt vaker vergeten dan je denkt.
• Betalingsreferentie — Een kenmerk dat je klant bij de betaling vermeldt, zodat je de betaling eenvoudig kunt koppelen aan de factuur.
• Eventuele kortingen — Geef je korting? Vermeld dan zowel het oorspronkelijke bedrag als de korting, zodat de btw-berekening klopt.
• Algemene voorwaarden — Een verwijzing naar je leveringsvoorwaarden geeft je een sterkere juridische positie bij geschillen.

Wil je meer weten over het volledige facturatieproces als zelfstandige? Lees dan ook ons artikel over factuur maken als ZZP'er met een compleet stappenplan.

Bijzondere Situaties: KOR, Vrijstellingen en EU-facturen

Niet elke factuur is hetzelfde. Afhankelijk van je situatie gelden er extra regels:

Kleineondernemersregeling (KOR): Maak je gebruik van de KOR? Dan breng je geen btw in rekening. Je vermeldt dan op je factuur: "Kleine ondernemersregeling van toepassing." Het btw-bedrag en btw-tarief laat je weg.

Vrijgestelde prestaties: Sommige diensten zijn vrijgesteld van btw, zoals medische zorg en onderwijs. Vermeld op je factuur de reden van vrijstelling. Bijvoorbeeld: "Vrijgesteld op grond van artikel 11 Wet OB."

Facturen aan buitenlandse klanten (EU): Lever je diensten aan een zakelijke klant in een ander EU-land? Dan geldt de verleggingsregeling. Je factureert zonder btw en vermeldt: "BTW verlegd" plus het btw-nummer van je klant. Beide btw-nummers moeten op de factuur staan.

Vereenvoudigde factuur: Voor bedragen tot 100 euro (inclusief btw) mag je een vereenvoudigde factuur uitreiken. Hierop hoeven minder gegevens te staan, maar het factuurnummer, je btw-id, de omschrijving en het btw-tarief blijven verplicht.

Veelgemaakte Fouten op Facturen (en Hoe je ze Voorkomt)

Zelfs ervaren ondernemers maken fouten op hun facturen. Dit zijn de meest voorkomende:

Ontbrekend of foutief factuurnummer. Zonder uniek nummer is je factuur niet geldig. Gebruik een vast systeem en sla nooit nummers over.

Verkeerd btw-tarief. Het verschil tussen 21% en 9% is niet altijd duidelijk. Twijfel je? Controleer de website van de Belastingdienst of raadpleeg je boekhouder.

Te vage omschrijving. "Diensten maart 2026" zegt je klant (en de Belastingdienst) niets. Beschrijf precies wat je hebt geleverd, hoeveel uur of stuks en tegen welk tarief.

Geen of onduidelijke betalingstermijn. Zonder duidelijke vervaldatum loop je het risico op late betalingen. Vermeld altijd het aantal dagen en de exacte datum.

Ontbrekend btw-nummer van de klant. Bij zakelijke facturen boven de 100 euro is dit verplicht. Vraag het btw-nummer altijd op voordat je de factuur opstelt.

De makkelijkste manier om deze fouten te voorkomen? Gebruik een factuur-app zoals Invoices Customers die automatisch alle verplichte velden toevoegt. Je vult je klantgegevens eenmalig in, kiest je diensten en het juiste btw-tarief wordt automatisch berekend.

Direct Correcte Facturen Maken

Nu je weet wat er op een factuur moet staan, is de volgende stap: zorgen dat elke factuur die je verstuurt ook echt aan alle eisen voldoet. Handmatig facturen maken in Word of Excel is foutgevoelig. Je vergeet al snel een verplicht gegeven of maakt een rekenfout bij de btw.

Met Invoices Customers maak je in een paar tikken een professionele factuur met alle verplichte onderdelen. De app berekent automatisch de btw, genereert doorlopende factuurnummers en slaat je klantgegevens lokaal op. Geen account nodig, geen internetverbinding vereist.

Download Invoices Customers gratis in de App Store en stuur vandaag nog je eerste correcte factuur.