E-Rechnung Uebergangsfristen 2026 2027: Alle Fristen
Die E-Rechnung wird in Deutschland schrittweise zur Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 muessen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen koennen. Doch wann muessen Sie selbst E-Rechnungen versenden? Die Antwort haengt von Ihrem Umsatz und Ihrem Geschaeftsmodell ab. Der Gesetzgeber hat mit dem Wachstumschancengesetz klare E-Rechnung Uebergangsfristen fuer 2026, 2027 und 2028 festgelegt, die Sie kennen sollten.
In diesem Artikel erhalten Sie einen vollstaendigen Ueberblick ueber alle Fristen, erfahren welche Umsatzgrenzen entscheidend sind und bekommen eine praktische Checkliste fuer Ihre Vorbereitung. Wenn Sie die grundlegenden Regelungen noch nicht kennen, empfehlen wir Ihnen zunaechst unseren ausfuehrlichen Artikel zur E-Rechnung Pflicht fuer Freiberufler.
Empfangspflicht Seit 2025: Was Bereits Gilt
Die erste und wichtigste Frist liegt bereits hinter uns. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht fuer alle Unternehmen in Deutschland ohne Ausnahme. Das bedeutet konkret: Sie muessen in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen und zu verarbeiten.
Diese Pflicht betrifft Freiberufler, Kleinunternehmer und Unternehmen jeder Groesse gleichermassen. Es gibt keine Umsatzuntergrenze und keine Befreiung. Selbst wenn Sie selbst noch keine E-Rechnungen versenden muessen, koennen Ihre Geschaeftspartner Ihnen bereits jetzt E-Rechnungen zusenden.
Was muessen Sie konkret sicherstellen? Erstens benoetigen Sie ein E-Mail-Postfach oder ein anderes System, ueber das Sie E-Rechnungen empfangen koennen. Zweitens muessen Sie in der Lage sein, die XML-Daten auszulesen. Drittens verlangt die GoBD-konforme Archivierung, dass Sie empfangene E-Rechnungen acht Jahre lang unveraendert und digital aufbewahren.
Viele Freiberufler und kleine Unternehmen haben die Empfangspflicht bereits umgesetzt. Falls Sie Ihre Rechnungen noch klassisch mit Papier oder einfachen PDFs verwalten, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, Ihre Prozesse zu modernisieren. Mit Invoices Customers erstellen Sie schon heute professionelle Rechnungen mit allen Pflichtangaben auf Ihrem iPhone und behalten den Ueberblick ueber alle Kunden und offenen Betraege.
Schonfrist 2026: Papier und PDF Noch Erlaubt
Das Jahr 2026 bringt fuer die meisten Unternehmen keine unmittelbare Aenderung beim Rechnungsversand. Die E-Rechnung Uebergangsfristen sehen vor, dass bis zum 31. Dezember 2026 eine allgemeine Schonfrist gilt. In diesem Zeitraum duerfen Sie weiterhin Papierrechnungen versenden, ohne gegen geltendes Recht zu verstossen.
Auch elektronische Rechnungen in nicht konformen Formaten bleiben zulaessig. Wenn Sie beispielsweise Rechnungen als einfaches PDF per E-Mail versenden, ist das weiterhin erlaubt. Allerdings gibt es eine wichtige Einschraenkung: Fuer den Versand von sonstigen elektronischen Rechnungen (also Formate, die nicht XRechnung oder ZUGFeRD entsprechen) benoetigen Sie die Zustimmung des Rechnungsempfaengers.
Warum Sie die Schonfrist trotzdem nutzen sollten: Auch wenn kein unmittelbarer Handlungsdruck besteht, ist 2026 das ideale Jahr fuer die Vorbereitung. Unternehmen, die fruehzeitig umstellen, vermeiden den Zeitdruck Ende 2027 und koennen die neuen Prozesse in Ruhe testen. Pruefen Sie jetzt Ihre Rechnungssoftware, informieren Sie Geschaeftspartner und richten Sie Ihre digitale Archivierung ein.
Sendepflicht 2027: Die 800.000 Euro Grenze
Ab dem 1. Januar 2027 wird die E-Rechnungspflicht zum ersten Mal auch den Versand betreffen. Allerdings gilt diese Sendepflicht zunaechst nur fuer Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr (also 2026) die Grenze von 800.000 Euro ueberschritten hat.
Wenn Ihr Umsatz im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro betraegt, muessen Sie ab dem 1. Januar 2027 fuer alle inlaendischen B2B-Umsaetze zwingend E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen. Papier- und herkoemmliche PDF-Rechnungen sind dann fuer diese Umsaetze nicht mehr zulaessig.
Fuer Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlaengert sich die Schonfrist um ein weiteres Jahr. Sie duerfen auch fuer im Jahr 2027 ausgefuehrte Umsaetze noch die bisherigen Formate nutzen. Beachten Sie jedoch: Fuer den Versand sonstiger elektronischer Rechnungen (nicht EN-16931-konform) benoetigen Sie weiterhin die Zustimmung des Empfaengers.
Wichtig: Die relevante Umsatzgrenze von 800.000 Euro bezieht sich auf den Gesamtumsatz nach Paragraph 19 Absatz 3 UStG. Gemeint ist der gesamte Jahresumsatz Ihres Unternehmens, nicht nur der B2B-Anteil.
Volle Pflicht Ab 2028: Keine Ausnahmen Mehr
Spaetestens ab dem 1. Januar 2028 muessen ausnahmslos alle Unternehmen im inlaendischen B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen. Die Umsatzgrenze von 800.000 Euro entfaellt. Unabhaengig von Ihrer Unternehmensgroesse oder Ihrem Jahresumsatz muessen Sie dann fuer jeden B2B-Umsatz eine strukturierte E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD versenden.
Ab diesem Zeitpunkt duerfen im B2B-Bereich keine papierbasierten oder unstrukturierten Rechnungen mehr versendet werden. Ein einfaches PDF ohne eingebettete XML-Daten erfuellt die Anforderungen nicht. Wenn Sie den Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD noch nicht kennen, sollten Sie sich damit vertraut machen.
Es gibt allerdings auch nach 2028 einige wenige Ausnahmen, die von der E-Rechnungspflicht befreit bleiben. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro muessen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden. Rechnungen ueber umsatzsteuerfreie Leistungen nach Paragraph 4 Nummer 8 bis 29 UStG sind ebenfalls ausgenommen. Umsatzsteuerliche Kleinunternehmer nach Paragraph 19 UStG muessen auch ab 2028 keine E-Rechnungen versenden, wohl aber empfangen. Und Rechnungen an Endverbraucher (B2C) fallen generell nicht unter die Pflicht.
EDI-Verfahren: Falls Sie aktuell ein EDI-Verfahren nutzen, koennen Sie dieses auch ueber 2028 hinaus weiterverwenden. Voraussetzung ist, dass die uebermittelten Daten den neuen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und die erforderlichen Informationen korrekt und vollstaendig extrahiert werden koennen.
EU-Kontext: ViDA und die Zukunft Ab 2030
Die deutsche E-Rechnungspflicht steht nicht isoliert da. Sie ist Teil einer europaeischen Entwicklung. Auf EU-Ebene wird unter dem Stichwort ViDA (VAT in the Digital Age) ein grenzueberschreitendes Echtzeit-Meldesystem fuer Umsatzsteuerdaten vorbereitet. Nach der im November 2024 erzielten Einigung im EU-Rat soll dieses System zusammen mit einer EU-weiten E-Rechnungspflicht voraussichtlich ab dem 1. Juli 2030 in Kraft treten.
Fuer Sie bedeutet das: Die Investition in E-Rechnungsfaehigkeit ist keine kurzfristige Anpassung, sondern eine langfristige Modernisierung Ihrer Geschaeftsprozesse. Wer heute seine Rechnungsstellung digitalisiert, ist nicht nur fuer die deutschen Fristen geruestet, sondern auch fuer die europaeischen Anforderungen der kommenden Jahre.
Die nationalen Regelungen werden dabei schrittweise in das europaeische System uebergehen. Deutschland gehoert mit seiner fruehen Einfuehrung zu den Vorreitern in Europa. Ihre Erfahrungen mit XRechnung und ZUGFeRD bilden eine solide Grundlage fuer den spaeteren europaeischen Standard.
Checkliste: So Bereiten Sie Sich Rechtzeitig Vor
Unabhaengig davon, ob Sie bereits 2027 oder erst 2028 E-Rechnungen versenden muessen, sollten Sie die verbleibende Uebergangszeit aktiv nutzen. Die folgende Checkliste hilft Ihnen bei der systematischen Vorbereitung.
Schritt 1: Ihren Status bestimmen. Pruefen Sie, ob Ihr Vorjahresumsatz ueber oder unter 800.000 Euro liegt. Davon haengt ab, ob Sie ab 2027 oder ab 2028 E-Rechnungen versenden muessen. Beachten Sie, dass sich der Umsatz aendern kann und Sie die Grenze jaehrlich pruefen sollten.
Schritt 2: Empfangsbereitschaft sicherstellen. Falls noch nicht geschehen, richten Sie die technischen Voraussetzungen fuer den Empfang von E-Rechnungen ein. Sie benoetigen mindestens ein E-Mail-Postfach und die Moeglichkeit, XML-Dateien auszulesen.
Schritt 3: Rechnungssoftware pruefen und aktualisieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungsloesung E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format erzeugen kann. Invoices Customers hilft Ihnen bereits heute, professionelle Rechnungen mit allen gesetzlichen Pflichtangaben direkt auf Ihrem iPhone zu erstellen. So fehlt bei der spaeteren Umstellung auf E-Rechnung kein Pflichtfeld.
Schritt 4: GoBD-konforme Archivierung aufbauen. Alle empfangenen und versendeten E-Rechnungen muessen acht Jahre lang unveraendert und digital aufbewahrt werden. Richten Sie ein strukturiertes Ablagesystem ein, das diese Anforderungen erfuellt.
Schritt 5: Geschaeftspartner informieren. Stimmen Sie mit Ihren Kunden und Lieferanten ab, welche Formate bevorzugt werden und ueber welche Wege E-Rechnungen ausgetauscht werden sollen. Eine fruehzeitige Kommunikation vermeidet spaetere Reibungsverluste.
Schritt 6: Testlauf durchfuehren. Versenden Sie probeweise E-Rechnungen an ausgewaehlte Geschaeftspartner. So identifizieren Sie moegliche Probleme fruehzeitig und koennen sie in Ruhe beheben.
Haeufige Fragen zu den Uebergangsfristen
Muss ich als Freiberufler mit geringem Umsatz schon 2027 E-Rechnungen versenden? Nur wenn Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026 die Grenze von 800.000 Euro ueberschritten hat. Die meisten Freiberufler fallen unter diese Grenze und muessen erst ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen versenden. Die Empfangspflicht gilt aber bereits seit 2025.
Was passiert, wenn ich die Fristen nicht einhalte? Rechnungen, die nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, koennen vom Finanzamt beanstandet werden. Im schlimmsten Fall ist der Vorsteuerabzug Ihres Geschaeftspartners gefaehrdet. Planen Sie die Umstellung daher fruehzeitig.
Gelten die Uebergangsfristen auch fuer Rechnungen an Privatkunden? Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschliesslich den B2B-Bereich, also Rechnungen zwischen Unternehmen. Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sind nicht betroffen und koennen weiterhin in jedem Format ausgestellt werden.
Sind Kleinbetragsrechnungen auch nach 2028 ausgenommen? Ja. Rechnungen bis 250 Euro brutto muessen auch nach dem 1. Januar 2028 nicht als E-Rechnung ausgestellt werden. Fuer diese gelten weiterhin die vereinfachten Anforderungen.
Welches Format soll ich waehlen, XRechnung oder ZUGFeRD? Beide Formate erfuellen den europaeischen Standard EN 16931. ZUGFeRD eignet sich besonders fuer Freiberufler und kleine Unternehmen, weil es ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. XRechnung ist das bevorzugte Format fuer Rechnungen an oeffentliche Auftraggeber.
Die E-Rechnung Uebergangsfristen 2026, 2027 und 2028 geben Ihnen einen klaren Fahrplan. Nutzen Sie die verbleibende Zeit, um Ihre Rechnungsstellung vorzubereiten. Je frueher Sie beginnen, desto entspannter wird der Uebergang.
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