Erste Rechnung Schreiben als Gründer: Schritt für Schritt mit Muster
Du hast dein Unternehmen gegründet, deinen ersten Auftrag abgeschlossen — und jetzt soll die erste Rechnung raus. Aber was muss drauf stehen? Wie nennst du sie? Was passiert mit der Steuer? Hier bekommst du alles, was du brauchst, um deine erste Rechnung korrekt zu schreiben — ohne Angst vor dem Finanzamt.
Was ist eine Rechnung rechtlich gesehen?
Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem du offiziell eine Zahlung forderst. In Deutschland ist ihre Form durch §14 UStG (Umsatzsteuergesetz) geregelt. Fehlen Pflichtangaben, kann dein Kunde die Vorsteuer nicht abziehen — was oft zu Diskussionen und Korrekturen führt.
Als Gründer musst du keine perfekte Rechnung aus dem Stand produzieren. Aber du musst wissen, welche Angaben nicht fehlen dürfen — und welche Regeln für deine spezifische Situation gelten.
Welche Art von Unternehmer bist du?
Die Art deiner Rechnung hängt davon ab, welchen steuerlichen Status du hast:
Kleinunternehmer (§19 UStG) Wenn dein Umsatz im Vorjahr unter 25.000 € lag und du im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 € bleibst (Regelung ab 2025), bist du Kleinunternehmer. Du stellst keine Umsatzsteuer in Rechnung.
Regelbesteuerter Unternehmer Du weist Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen aus (19 % oder 7 %) und meldest sie ans Finanzamt.
Freiberufler Ärzte, Anwälte, Steuerberater, Architekten und ähnliche Berufe nach §18 EStG. Freiberufler sind oft von der Gewerbesteuer befreit, zahlen aber regulär Einkommensteuer.
Die Entscheidung, ob du Kleinunternehmer bleibst oder direkt zur Regelbesteuerung optierst, triffst du beim Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung. Du kannst auch freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten (Option zur Regelbesteuerung) — das bindet dich dann 5 Jahre.
Die Pflichtangaben nach §14 UStG
Jede Rechnung über 250 € brutto (Normalrechnung) muss folgende Angaben enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistungserbringers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer (eindeutig, keine Lücken)
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (oder Leistungszeitraum)
- Entgelt (Nettobetrag, aufgeteilt nach Steuersätzen)
- Steuersatz und Steuerbetrag — oder bei Steuerbefreiung: Hinweis auf die Befreiung
- Bruttobetrag (Netto + Steuer)
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto gilt §33 UStDV: Empfängerangabe und Nettobetrag können entfallen.
Mustermuster: So sieht eine erste Rechnung aus
Hier ein Muster für eine einfache Dienstleistungsrechnung eines Kleinunternehmers:
Max Mustermann Musterstraße 1, 10115 Berlin Steuernummer: 12/345/67890 E-Mail: max@mustermann.de
Empfänger: Muster GmbH Geschäftsstraße 5, 80331 München
Rechnung Nr. 2026-001 Rechnungsdatum: 03.04.2026 Leistungszeitraum: März 2026
| Leistung | Menge | Einzelpreis | Gesamt | |---|---|---|---| | Beratungsleistung Website-Strategie | 8 Stunden | 80,00 € | 640,00 € |
Gesamtbetrag: 640,00 €
Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Zahlungsziel: 14 Tage netto IBAN: DE00 1234 5678 9000 0000 00
Die Rechnungsnummer: Dein System von Anfang an
Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und eindeutig sein. Das bedeutet:
- Keine Lücken (du darfst nicht von 2026-001 auf 2026-003 springen)
- Jede Nummer nur einmal vergeben
- Ein konsistentes Format wählen und beibehalten
Gängige Systeme für Gründer:
2026-001,2026-002,2026-003(Jahr + laufende Nummer)RG-2026-001(mit Präfix)20260001(ohne Trennzeichen)
Entscheide dich beim ersten Dokument für ein System — und bleib dabei. Wenn du die Rechnungsnummer manuell vergibst, notiere sie immer sofort. Ein Rechnungs-App macht das automatisch.
Kleinunternehmer: Diese Regel gilt für dich
Als Kleinunternehmer schreibst du keine Umsatzsteuer auf die Rechnung. Stattdessen kommt folgender Pflichttext:
„Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Alternativ auch: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß §19 UStG."
Was du als Kleinunternehmer nicht darfst:
- Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ausstellen — die bekommst du nur, wenn du regelbesteuert bist oder EU-Geschäfte machst
- Freiwillig Umsatzsteuer ausweisen und behalten — wenn du sie ausweist, musst du sie abführen
Was du als Kleinunternehmer dafür beachtest:
- Du kannst keine Vorsteuer aus deinen Eingangsrechnungen abziehen
- Deine Leistungen sind für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen de facto günstiger — sie können keine Vorsteuer geltend machen
Zahlungsziel und Bankverbindung
Beide Angaben sind keine Pflichtangaben nach §14 UStG — aber praktisch unverzichtbar:
Zahlungsziel: Standard in Deutschland sind 14 bis 30 Tage. Du kannst auch schreiben: „zahlbar sofort ohne Abzug" oder ein konkretes Datum nennen. Ohne Zahlungsziel gilt nach §286 BGB eine Frist von 30 Tagen nach Rechnungserhalt automatisch.
IBAN und BIC: Deine Bankverbindung muss auf der Rechnung stehen, damit der Kunde zahlen kann. Für SEPA-Überweisungen innerhalb der EU reicht die IBAN — den BIC brauchst du nur für Überweisungen außerhalb des SEPA-Raums.
Wann schreibst du die Rechnung?
Sofort nach Leistungserbringung — das ist die beste Praxis. Je länger du wartest, desto höher das Risiko, dass der Kunde das Thema vergisst, du Details vergisst oder ein Zahlungsstreit entsteht.
Gesetzlich gilt nach §14 Abs. 2 UStG: Bei B2B-Leistungen musst du die Rechnung spätestens 6 Monate nach Leistungserbringung ausstellen. Bei Bauleistungen und bestimmten Leistungen gilt eine kürzere Frist von 6 Monaten ebenfalls, aber mit gesonderter Fristenregelung.
Digitale Rechnung vs. Papierrechnung
Seit 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich schrittweise. Ab 2027 musst du als Rechnungsaussteller strukturierte E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) versenden können.
Als Gründer, der heute startet, empfiehlt es sich:
- Eine App zu nutzen, die E-Rechnungsformate unterstützt
- PDFs per E-Mail zu versenden (aktuell noch weitgehend akzeptiert)
- Frühzeitig auf E-Rechnungssoftware umzustellen
Häufige Fehler bei der ersten Rechnung
Kein Leistungsdatum angegeben Das Ausstellungsdatum ist nicht das Leistungsdatum. Beides muss auf der Rechnung stehen — entweder als Datum oder als Zeitraum.
Keine Rechnungsnummer oder nicht fortlaufend Ohne Rechnungsnummer ist die Rechnung formal ungültig. Und wer bei 001 anfängt, dann 005 nimmt, riskiert Fragen bei einer Betriebsprüfung.
Kein §19-Hinweis als Kleinunternehmer Ohne den Pflichttext ist die Rechnung nicht korrekt — auch wenn keine Steuer ausgewiesen ist.
Steuernummer fehlt Manche Gründer wissen nicht, dass die Steuernummer vom Finanzamt (nicht die USt-IdNr.) auf der Rechnung angegeben werden muss. Du bekommst sie kurz nach der Gewerbeanmeldung oder dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
Leistungsbeschreibung zu vage „Dienstleistung" oder „Arbeit" reicht nicht. Die Beschreibung muss die Art der Leistung erkennbar machen — z. B. „Texterstellung für Website, 3 Seiten à 500 Wörter" statt „Texte".
Wenn du eine Rechnungs-App nutzt, werden viele dieser Fehler automatisch vermieden. Mehr dazu in unserem Guide zu Rechnungsvorlagen als PDF mit App erstellen sowie unserem Überblick zu Rechnungen automatisieren als Selbstständiger.
Invoices Customers führt dich durch alle Pflichtangaben, vergibt die Rechnungsnummer automatisch und exportiert ein professionelles PDF — direkt auf deinem iPhone. Ideal für den Start ohne Vorkenntnisse.
