Fragebogen zur Steuerlichen Erfassung: So Füllst du ihn Richtig Aus

Wer sich selbstständig macht, muss sich beim Finanzamt anmelden — und das geschieht über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Dieses Formular entscheidet darüber, wie du besteuert wirst, ob du Umsatzsteuer erhebst und wie hoch deine Vorauszahlungen ausfallen. Füllst du es falsch aus, musst du Korrekturen einreichen oder riskierst zu hohe Vorauszahlungen.

Was ist der Fragebogen zur Steuerlichen Erfassung?

Der Fragebogen ist das offizielle Dokument, mit dem du dem Finanzamt mitteilst, dass du eine selbstständige oder freiberufliche Tätigkeit aufnimmst. Er ist die Grundlage für:

• die Vergabe deiner Steuernummer
• die Einrichtung deines Steuerkontos beim Finanzamt
• die Festlegung deiner Steuervorauszahlungen
• die Entscheidung über Umsatzsteuerpflicht oder Kleinunternehmerregelung

Das Formular gibt es in zwei Varianten: für natürliche Personen (Einzelunternehmer, Freiberufler) und für Personengesellschaften (GbR, OHG). Für die meisten Solo-Selbstständigen gilt die Version für natürliche Personen.

Wo Bekommst du den Fragebogen?

Online via ELSTER (empfohlen): Melde dich auf elster.de an und wähle unter „Formulare & Leistungen" → „Formulare" den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Die digitale Übermittlung gilt als rechtsverbindlich ohne Unterschrift. Nachteil: Du brauchst zuerst einen ELSTER-Account — der Aktivierungsbrief dauert 1–2 Wochen.

Papierformular: Das Formular gibt es auf der Website des Bundeszentralamts für Steuern (bzst.de) zum Download oder direkt beim zuständigen Finanzamt. Ausgefüllt und unterschrieben per Post einsenden oder persönlich abgeben.

Die Wichtigsten Abschnitte im Detail

Persönliche Angaben

Trage hier deine vollständigen persönlichen Daten ein: Name, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer und IBAN. Die IBAN ist wichtig für eventuelle Steuererstattungen.

Falls du verheiratet bist, fragt der Fragebogen auch nach einer gemeinsamen oder getrennten Veranlagung mit deinem Ehepartner — das beeinflusst deine Steuerklasse und Progressionseffekte.

Art der Tätigkeit

Hier unterscheidest du zwischen:

• Freiberufliche Tätigkeit (§18 EStG): Für Ärzte, Rechtsanwälte, Ingenieure, IT-Berater, Journalisten, Grafiker etc. — keine Gewerbeanmeldung, keine Gewerbesteuer
• Gewerbebetrieb (§15 EStG): Für alle anderen Selbstständigen, die eine wirtschaftliche Tätigkeit ausüben

Beschreibe deine Tätigkeit kurz und präzise: „Freiberufliche Softwareentwicklung und IT-Beratung" oder „Selbstständiger Grafikdesigner". Eine vage Beschreibung kann zu Rückfragen führen.

Gib außerdem das voraussichtliche Datum der Tätigkeitsaufnahme an — das ist das Datum, ab dem das Finanzamt dich steuerlich erfasst.

Voraussichtliche Einnahmen und Gewinne

Das ist ein Abschnitt, bei dem viele Gründer zögern. Das Finanzamt fragt nach:

• Voraussichtlichen Einnahmen im laufenden Jahr (anteilig ab Aufnahmedatum)
• Voraussichtlichen Einnahmen im Folgejahr (vollständiges Jahr)
• Voraussichtlichem Gewinn (Einnahmen minus Ausgaben)

Diese Angaben sind Schätzungen — du wirst nicht bestraft, wenn du danebenliegst. Aber sie beeinflussen, ob das Finanzamt Einkommensteuer-Vorauszahlungen festsetzt und in welcher Höhe. Wer zu optimistisch schätzt, bekommt hohe Vorauszahlungen und muss Liquidität vorhalten. Wer zu pessimistisch schätzt, hat vorübergehend mehr Cash, muss aber am Ende eine größere Nachzahlung leisten.

Faustregel: Schätze konservativ, aber realistisch. Ein Stundensatz × voraussichtliche Stunden pro Monat × Monate bis Jahresende gibt eine gute erste Annäherung.

Umsatzsteuer: Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung?

Dieser Abschnitt ist für viele der wichtigste. Du hast zwei Optionen:

Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG: Wenn dein Umsatz im ersten Jahr voraussichtlich unter 25.000 € bleibt, kannst du die Kleinunternehmerregelung wählen. Dann:

• Stellst du keine Umsatzsteuer in Rechnung
• Gibst du keine regelmäßigen Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab
• Kannst du keine Vorsteuer aus Betriebsausgaben geltend machen

Auf deinen Rechnungen muss ein Hinweis stehen, z. B. „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Regelbesteuerung: Bei der Regelbesteuerung berechnest du Umsatzsteuer (i. d. R. 19 % oder 7 %) auf deine Rechnungen, führst diese ans Finanzamt ab und kannst die Vorsteuer aus deinen Ausgaben gegenrechnen. Das lohnt sich, wenn:

• Du hohe Betriebsausgaben mit ausgewiesener USt hast (z. B. teure Software, Hardware)
• Deine Kunden Unternehmen sind, die Vorsteuer ziehen können
• Du von Anfang an über 25.000 € Umsatz erwartest

Wichtig: Du kannst die Regelbesteuerung auch freiwillig wählen, obwohl du unter dem Kleinunternehmer-Schwellenwert bleibst. Diese Entscheidung bindest dich für 5 Jahre.

Bankverbindung

Trage deine IBAN ein — sowohl für Erstattungen als auch für mögliche Lastschriften (wenn du dem Finanzamt ein SEPA-Mandat erteilst).

Häufige Fehler und Wie du sie Vermeidest

Tätigkeit falsch einordnen: Wer eine gemischte Tätigkeit hat (z. B. IT-Beratung und Webentwicklung), muss genau prüfen, ob es sich insgesamt um eine freiberufliche oder gewerbliche Tätigkeit handelt. Im Zweifel vorab beim Finanzamt anfragen. Mehr dazu in unserem Artikel Freiberufler oder Gewerbe: Der Unterschied.

Einnahmen zu hoch schätzen: Führt zu unnötig hohen Vorauszahlungen und Liquiditätsproblemen. Lieber konservativ schätzen und die erste Steuererklärung abwarten.

Kleinunternehmer wählen, obwohl Regelbesteuerung sinnvoller wäre: Besonders bei B2B-Kunden ist die Regelbesteuerung oft vorteilhafter. Prüfe, wer deine Kunden sind.

Datum der Tätigkeitsaufnahme vergessen oder falsch angeben: Das Datum ist relevant für rückwirkende Steuerpflichten. Wenn du bereits Rechnungen geschrieben hast, muss das Aufnahmedatum mindestens so früh liegen.

Was Passiert Nach der Abgabe?

Das Finanzamt bearbeitet deinen Fragebogen und schickt dir per Post:

1. Deine Steuernummer (bei ELSTER: ca. 2–4 Wochen, per Papier: 4–8 Wochen)
2. Gegebenenfalls einen Bescheid über Vorauszahlungen zur Einkommensteuer
3. Falls Regelbesteuerung: Informationen zur Umsatzsteuer-Voranmeldung

Bis du die Steuernummer erhalten hast, kannst du Rechnungen mit dem Vermerk „Steuernummer wird beantragt und unverzüglich nachgereicht" ausstellen. Eine vollständige Anleitung zur ersten Rechnung findest du in unserem Artikel Erste Rechnung schreiben als Gründer.

Invoices Customers speichert deine Steuernummer nach Erhalt einmalig und trägt sie automatisch in jede neue Rechnung ein — korrekt und gesetzeskonform nach §14 UStG.