Rechnung Gastronomie Erstellen: Praktischer Leitfaden

Eine Rechnung in der Gastronomie zu erstellen klingt einfach — doch in der Praxis lauern Stolperfallen. Seit dem 1. Januar 2026 gelten neue Mehrwertsteuersaetze, die Speisen und Getraenke unterschiedlich behandeln. Dazu kommen die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich und strenge Anforderungen an Bewirtungsbelege. Wer hier Fehler macht, riskiert Aerger mit dem Finanzamt und den Verlust des Vorsteuerabzugs bei Geschaeftskunden.

In diesem Artikel erfahren Sie Schritt fuer Schritt, wie Sie als Gastronom eine rechtskonforme Rechnung erstellen. Sie lernen die aktuellen MwSt-Saetze kennen, verstehen den Unterschied zwischen Kleinbetragsrechnung und vollstaendiger Rechnung und erhalten praktische Tipps fuer die digitale Rechnungsstellung.

Pflichtangaben auf der Gastronomie-Rechnung

Jede Rechnung ueber 250 Euro brutto muss nach Paragraph 14 Absatz 4 UStG bestimmte Pflichtangaben enthalten. Fehlt auch nur eine Angabe, darf der Empfaenger die Vorsteuer nicht abziehen. Gerade bei Bewirtungsrechnungen fuer Geschaeftskunden ist das ein haeufiger Streitpunkt.

Diese Angaben sind gesetzlich vorgeschrieben:

1. Vollstaendiger Name und Anschrift Ihres Gastronomiebetriebs.
2. Name und Anschrift des Rechnungsempfaengers — Bei Bewirtungsrechnungen ist das der bewirtende Geschaeftskunde.
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer — Mindestens eine muss auf der Rechnung stehen.
4. Rechnungsdatum — Das Datum der Ausstellung.
5. Fortlaufende Rechnungsnummer — Zum Beispiel GR-2026-001. Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden. Tipps dazu finden Sie in unserem Artikel zu Rechnungsnummern richtig vergeben.
6. Genaue Bezeichnung der Speisen und Getraenke — "Bewirtung" allein reicht nicht. Listen Sie die einzelnen Positionen auf.
7. Leistungsdatum — Das Datum, an dem die Bewirtung stattfand.
8. Nettobetrag je Position — Getrennt nach Steuersaetzen.
9. Steuersatz und Steuerbetrag — Aufgeschluesselt nach 7 und 19 Prozent.
10. Brutto-Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer.

Achten Sie besonders auf die korrekte Aufschluesselung der Steuersaetze. Eine Rechnung, die nur einen pauschalen Gesamtbetrag ohne Trennung in 7 und 19 Prozent ausweist, ist formal fehlerhaft. Mehr zu den allgemeinen Pflichtangaben erfahren Sie in unserem ausfuehrlichen Artikel zu Pflichtangaben auf Rechnungen in Deutschland.

Mehrwertsteuer in der Gastronomie: 7 oder 19 Prozent

Seit dem 1. Januar 2026 gilt in der deutschen Gastronomie eine dauerhafte Regelung: Auf Speisen werden nur noch 7 Prozent Mehrwertsteuer berechnet, auf Getraenke weiterhin 19 Prozent. Diese Regelung hat der Bundesrat im Dezember 2025 beschlossen. Anders als waehrend der Corona-Pandemie handelt es sich diesmal um eine unbefristete Aenderung.

Die wichtigste Neuerung: Es spielt keine Rolle mehr, ob die Speisen vor Ort verzehrt oder mitgenommen werden. Ob Restaurant, Imbiss, Foodtruck oder Lieferservice — fuer Speisen gelten einheitlich 7 Prozent. Die fruehere Unterscheidung zwischen Vor-Ort-Verzehr und Ausser-Haus-Verkauf gehoert damit der Vergangenheit an.

Sonderregeln bei Getraenken: Wasser sowie Milchmischgetraenke mit mindestens 75 Prozent Kuhmilchanteil werden ebenfalls mit 7 Prozent besteuert. Alle anderen Getraenke — von Kaffee ueber Softdrinks bis zu alkoholischen Getraenken — unterliegen dem Regelsatz von 19 Prozent.

Kombiangebote und Pauschalen: Bei Buffets oder All-Inclusive-Angeboten, die Speisen und Getraenke zu einem Pauschalpreis beinhalten, duerfen Sie vereinfachend rechnen. Das Finanzamt akzeptiert es, wenn Sie 30 Prozent des Pauschalpreises dem Getraenkeanteil (19 Prozent) zuordnen und die restlichen 70 Prozent dem Speisenanteil (7 Prozent).

Kleinbetragsrechnung und Kassenbon Richtig Ausstellen

In der Gastronomie liegt der Grossteil aller Rechnungen unter 250 Euro brutto. Das ist eine gute Nachricht, denn fuer solche Betraege gelten vereinfachte Anforderungen. Eine Kleinbetragsrechnung nach Paragraph 33 UStDV muss lediglich enthalten:

• Name und Anschrift des Gastronomiebetriebs
• Ausstellungsdatum
• Art und Menge der gelieferten Speisen und Getraenke
• Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer
• Steuersatz (7 oder 19 Prozent)

Ein korrekt ausgestellter Kassenbon erfuellt diese Anforderungen bereits. Das bedeutet: Ihr Kassenbon gilt als Kleinbetragsrechnung, solange alle genannten Angaben darauf stehen. Name und Anschrift des Gastes sind bei Kleinbetragsrechnungen nicht erforderlich.

Wichtig fuer Bewirtungsbelege: Geschaeftskunden benoetigen haeufig eine separate Bewirtungsrechnung fuer ihre Buchhaltung. Auch wenn der Betrag unter 250 Euro liegt, verlangen viele Unternehmen eine vollstaendige Rechnung mit allen Angaben nach Paragraph 14 UStG. Stellen Sie sich darauf ein, dass Geschaeftskunden nach einer detaillierten Rechnung fragen — und bieten Sie diesen Service proaktiv an.

E-Rechnung in der Gastronomie

Seit dem 1. Januar 2025 muessen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen koennen. Fuer gastronomische Betriebe bedeutet das: Wenn Sie an andere Unternehmen liefern — etwa Catering fuer Firmenevents oder regelmaessige Kantinenbelieferung — muessen Sie sich mit dem Thema E-Rechnung befassen.

Fuer das Ausstellen gelten Uebergangsfristen: Betriebe mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro duerfen bis Ende 2026 weiterhin Papierrechnungen oder klassische PDF-Rechnungen versenden. Ab 2027 wird das schrittweise eingeschraenkt.

Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF per E-Mail. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden, damit die Daten maschinell verarbeitet werden koennen. Einen umfassenden Ueberblick ueber die Pflichten finden Sie in unserem Artikel zur E-Rechnungspflicht fuer Freiberufler.

Fuer das Tagesgeschaeft gilt: Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen. Ihr Kassenbon an den Gast im Restaurant bleibt wie gewohnt. Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschliesslich den Geschaeftsverkehr zwischen Unternehmen.

Vergessen Sie ausserdem nicht die Archivierungspflicht: E-Rechnungen muessen revisionssicher fuer mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Ein Ausdruck auf Papier reicht dafuer nicht aus — die elektronische Originaldatei muss erhalten bleiben.

Rechnung Gastronomie Erstellen mit der Richtigen Software

In einem hektischen Gastronomiealltag zaehlt jede Minute. Rechnungen von Hand schreiben oder mit Excel basteln kostet Zeit und fuehrt zu Fehlern. Eine spezialisierte Rechnungs-App nimmt Ihnen die Arbeit ab und sorgt dafuer, dass alle Pflichtangaben automatisch enthalten sind.

Mit Invoices Customers erstellen Sie professionelle Rechnungen direkt auf Ihrem iPhone — auch ohne Internetverbindung. Das ist besonders praktisch fuer Foodtrucks, Catering-Events oder Pop-up-Restaurants, wo WLAN nicht immer verfuegbar ist. Die App speichert Ihre Kundendaten lokal auf dem Geraet, sodass Sie beim naechsten Auftrag mit einem Tipp die Rechnung erstellen.

Einige Vorteile fuer Gastronomiebetriebe:

• Verschiedene Steuersaetze pro Position — Weisen Sie 7 Prozent fuer Speisen und 19 Prozent fuer Getraenke korrekt aus.
• Fortlaufende Rechnungsnummern — Die App vergibt automatisch eindeutige Nummern.
• Kundenverwaltung — Speichern Sie die Daten Ihrer Stammkunden und Geschaeftspartner.
• PDF-Erstellung und Versand — Senden Sie die fertige Rechnung direkt per E-Mail.
• Kein Konto erforderlich — Sie koennen sofort loslegen, ohne Registrierung.

Gerade wenn Sie als Caterer oder Foodtruck-Betreiber regelmaessig an Firmenkunden liefern, profitieren Sie von der schnellen Rechnungserstellung unterwegs. Probieren Sie Invoices Customers kostenlos aus und erstellen Sie Ihre erste Gastronomie-Rechnung in wenigen Sekunden: Invoices Customers im App Store herunterladen.

Bewirtungsbelege: Was Ihre Geschaeftskunden Brauchen

Ein besonderer Aspekt der Gastronomie-Rechnung betrifft die Bewirtungsbelege. Wenn Geschaeftskunden bei Ihnen essen, moechten sie die Kosten steuerlich absetzen. Dafuer benoetigen sie neben Ihrer Rechnung einen Eigenbeleg mit folgenden Angaben:

• Ort und Datum der Bewirtung
• Namen aller Teilnehmer
• Geschaeftlicher Anlass der Bewirtung
• Hoehe der Aufwendungen

Ihre Aufgabe als Gastronom ist es, eine korrekte und vollstaendige Rechnung auszustellen. Den Eigenbeleg erstellt der Geschaeftskunde selbst. Seit der E-Rechnungspflicht muss der Eigenbeleg eine eindeutige Referenz zur zugrunde liegenden Rechnung enthalten.

Achten Sie darauf, dass Ihre Rechnung maschinell erstellt ist — etwa ueber eine TSE-gesicherte Kasse oder eine Rechnungs-App. Handschriftliche Rechnungen werden von Finanzaemtern zunehmend kritisch geprueft. Mit einer professionellen Software wie Invoices Customers vermeiden Sie dieses Risiko und stellen sicher, dass Ihre Geschaeftskunden alle Unterlagen bekommen, die sie brauchen.