Rechnung per Handy Erstellen: So Geht Es Schnell
Wer heute als Selbststaendiger oder Freiberufler arbeitet, ist selten den ganzen Tag am Schreibtisch. Termine beim Kunden, Baustellen oder Meetings fuellen den Alltag. Genau deshalb lohnt es sich, eine Rechnung per Handy erstellen zu koennen. Mit der richtigen App schreiben Sie professionelle Rechnungen direkt vom Smartphone und versenden sie sofort als PDF. Invoices Customers macht genau das moeglich: In wenigen Sekunden erstellen Sie eine vollstaendige Rechnung auf Ihrem iPhone, ohne Laptop, ohne Internet und ohne komplizierte Einrichtung.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mobile Rechnungsstellung effizient nutzen und welche Vorteile das fuer Ihren Geschaeftsalltag bringt.
Warum Sie Rechnungen per Handy Erstellen Sollten
Die Zeiten, in denen Rechnungen nur am PC geschrieben wurden, sind vorbei. Mobile Rechnungsstellung bietet klare Vorteile fuer Ihr Geschaeft.
Zeitersparnis: Sie schreiben die Rechnung direkt nach Abschluss eines Auftrags, solange alle Details noch frisch sind. Kein Nacharbeiten am Abend, keine vergessenen Positionen.
Schnellerer Zahlungseingang: Je frueher Sie die Rechnung versenden, desto frueher wird bezahlt. Wer seine Rechnung per Handy erstellen kann, verkuerzt den Rechnungszyklus erheblich. Studien zeigen, dass mobil erstellte Rechnungen im Durchschnitt schneller beglichen werden.
Flexibilitaet: Egal ob im Zug, auf der Baustelle oder im Cafe nach einem Kundentermin. Sie sind nicht mehr an Ihren Arbeitsplatz gebunden. Ihr Smartphone genuegt voellig.
Professioneller Eindruck: Ein sofort nach Auftragsabschluss zugestelltes PDF-Dokument wirkt professionell und zuverlaessig. Ihre Kunden merken, dass Sie organisiert arbeiten.
Gerade fuer Handwerker ist das Thema relevant. Wenn Sie mehr ueber die Besonderheiten bei Handwerkerrechnungen und deren Pflichtangaben wissen moechten, lesen Sie unseren ausfuehrlichen Leitfaden.
Welche Funktionen eine Gute Rechnungs-App Braucht
Nicht jede App eignet sich fuer die professionelle Rechnungsstellung. Achten Sie auf folgende Funktionen, bevor Sie sich entscheiden.
Pflichtangaben automatisch einfuegen: Eine gute App sorgt dafuer, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben auf jeder Rechnung stehen. Dazu gehoeren Ihr Name, Anschrift, Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer und die einzelnen Leistungspositionen. Welche Pflichtangaben in Deutschland vorgeschrieben sind, haben wir in einem eigenen Beitrag zusammengefasst.
PDF-Erstellung und Versand: Die Rechnung sollte als professionelles PDF exportiert und direkt per E-Mail oder Messenger versendet werden koennen.
Kundenverwaltung: Stammkunden mit allen Kontaktdaten und Steuerinformationen hinterlegen, damit Sie nicht jedes Mal alles neu eintippen muessen.
Offline-Faehigkeit: Auf der Baustelle oder unterwegs gibt es nicht immer stabiles Internet. Ihre App sollte auch ohne Verbindung funktionieren.
Statuskontrolle: Sehen Sie auf einen Blick, welche Rechnungen offen, ueberfaellig oder bezahlt sind.
Invoices Customers erfuellt all diese Anforderungen. Die App funktioniert komplett offline, speichert alle Daten lokal auf Ihrem iPhone und benoetigt keinerlei Registrierung.
Rechnung per Handy Erstellen: Schritt fuer Schritt
So erstellen Sie mit Invoices Customers in wenigen Minuten eine professionelle Rechnung auf Ihrem Smartphone.
Schritt 1: Kunde auswaehlen oder anlegen. Tippen Sie auf "Neue Rechnung" und waehlen Sie einen bestehenden Kunden aus oder legen Sie einen neuen an. Name, Adresse und Steuerdaten werden gespeichert und stehen kuenftig sofort bereit.
Schritt 2: Positionen hinzufuegen. Fuegen Sie einzelne Leistungen mit Bezeichnung, Menge, Einzelpreis und Steuersatz hinzu. Die App berechnet Zwischen- und Gesamtsumme automatisch.
Schritt 3: Rechnungsdetails pruefen. Kontrollieren Sie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Zahlungsziel. Tipps zur korrekten Vergabe finden Sie in unserem Artikel ueber Rechnungsnummern richtig vergeben.
Schritt 4: PDF erzeugen und versenden. Mit einem Tipp generieren Sie ein professionelles PDF und versenden es direkt per E-Mail, WhatsApp oder AirDrop. Alternativ koennen Sie es drucken.
Schritt 5: Status verfolgen. Die Rechnung erscheint in Ihrer Uebersicht mit dem Status "Offen". Sobald der Kunde bezahlt, markieren Sie sie als "Bezahlt" und behalten so jederzeit den Ueberblick.
Das Beste: All das funktioniert ohne Internetverbindung und ohne Benutzerkonto. Ihre Daten bleiben auf Ihrem Geraet.
Pflichtangaben auf Mobilen Rechnungen Beachten
Auch wenn Sie eine Rechnung per Handy erstellen, gelten die gleichen gesetzlichen Anforderungen wie bei einer Rechnung vom Desktop. Das deutsche Umsatzsteuergesetz schreibt folgende Angaben vor.
Pflichtangaben im Ueberblick:
- Vollstaendiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Vollstaendiger Name und Anschrift des Leistungsempfaengers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsdatum und Rechnungsnummer (fortlaufend)
- Art und Umfang der Leistung
- Zeitpunkt der Leistungserbringung
- Nettobetrag, Steuersatz und Bruttobetrag
- Hinweis auf Steuerbefreiung (falls zutreffend)
Kleinunternehmerregelung: Falls Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen, muessen Sie einen entsprechenden Hinweis auf der Rechnung anbringen und duerfen keine Umsatzsteuer ausweisen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Beitrag zur Kleinunternehmerregelung und Rechnungsmuster.
Invoices Customers hilft Ihnen, keine Pflichtangabe zu vergessen. Die App strukturiert jede Rechnung so, dass alle erforderlichen Felder vorhanden sind.
Typische Fehler bei Mobilen Rechnungen Vermeiden
Mobile Rechnungsstellung ist praktisch, birgt aber ein paar Stolperfallen. Diese Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden.
Fehlende oder doppelte Rechnungsnummern: Jede Rechnung braucht eine eindeutige, fortlaufende Nummer. Wenn Sie parallel am PC und am Handy Rechnungen schreiben, kann es zu Luecken oder Doppelungen kommen. Nutzen Sie deshalb eine einzige App als zentrale Loesung.
Unvollstaendige Leistungsbeschreibung: "Dienstleistung laut Absprache" reicht dem Finanzamt nicht. Beschreiben Sie die erbrachte Leistung konkret und nachvollziehbar.
Falscher Steuersatz: Pruefen Sie, ob der korrekte Steuersatz (19 % oder 7 %) angewandt wird. Bei Reverse-Charge-Verfahren im EU-Ausland gelten besondere Regeln.
Zahlungsziel vergessen: Geben Sie ein klares Zahlungsziel an. Ohne Angabe gilt die gesetzliche Frist von 30 Tagen. Welche gesetzlichen Zahlungsziele gelten, erfahren Sie in unserem separaten Leitfaden.
Keine Sicherung der Daten: Digitale Rechnungen muessen nach GoBD 10 Jahre aufbewahrt werden. Nutzen Sie regelmaessig die Exportfunktion Ihrer App oder sichern Sie Ihr iPhone ueber iCloud.
Mobile Rechnungsstellung in Ihren Workflow Einbauen
Damit mobile Rechnungsstellung wirklich Zeit spart, sollten Sie ein paar Gewohnheiten etablieren.
Direkt nach Auftragsabschluss fakturieren: Machen Sie es sich zur Regel, die Rechnung sofort zu schreiben. So vergessen Sie keine Position und verkuerzen die Zeit bis zum Geldeingang.
Kundendaten einmal anlegen: Investieren Sie zu Beginn etwas Zeit und hinterlegen Sie Ihre wichtigsten Kunden in der App. Danach sparen Sie bei jeder Rechnung wertvolle Minuten. Wie Sie Ihre Kundenverwaltung als Selbststaendiger optimal aufbauen, lesen Sie in unserem Leitfaden.
Vorlagen nutzen: Wenn Sie wiederkehrende Leistungen anbieten, erstellen Sie eine Musterrechnung als Vorlage. So tippen Sie bei Standardauftraegen nur noch Menge und Datum ein.
Regelmaessig Status pruefen: Gehen Sie woechentlich Ihre offene Rechnungsliste durch. Ueberfaellige Posten erkennen Sie in Invoices Customers sofort und koennen zeitnah eine Mahnung schreiben.
Eine Rechnung per Handy erstellen ist heute einfacher als je zuvor. Mit der richtigen App sparen Sie Zeit, wirken professionell und haben Ihre Finanzen jederzeit im Griff. Invoices Customers bietet alles, was Freiberufler, Handwerker und Selbststaendige fuer die mobile Rechnungsstellung brauchen: professionelle PDFs, Kundenverwaltung, Statusverfolgung und volle Offline-Faehigkeit. Laden Sie Invoices Customers kostenlos herunter und erstellen Sie Ihre naechste Rechnung per Handy in Sekunden.
