Steuernummer Beantragen als Freiberufler: Schritt-für-Schritt Anleitung

Bevor du als Freiberufler deine erste Rechnung schreiben kannst, brauchst du eine Steuernummer vom Finanzamt. Ohne sie fehlt eine Pflichtangabe auf der Rechnung gemäß §14 UStG. Hier erfährst du, wie du sie beantragst, welches Formular du brauchst und was du in der Wartezeit tun kannst.

Warum Freiberufler keine Gewerbeanmeldung brauchen

Als Freiberufler (Tätigkeit nach §18 EStG — Grafikdesigner, IT-Berater, Journalist, Arzt, Architekt etc.) meldest du dich nicht beim Gewerbeamt an. Stattdessen wendest du dich direkt an das Finanzamt.

Das ist ein entscheidender Vorteil: Du sparst die Gewerbeamts-Gebühr (15–65 €), wirst kein IHK-Pflichtmitglied und bist grundsätzlich von der Gewerbesteuer befreit. Den Unterschied zwischen Freiberufler und Gewerbetreibendem erklären wir ausführlich in unserem Artikel Freiberufler oder Gewerbe: Der Unterschied.

Schritt 1: Fragebogen zur Steuerlichen Erfassung Ausfüllen

Das zentrale Dokument ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung — ein mehrseitiges Formular, das das Finanzamt für die Eröffnung deines Steuerkontos benötigt.

Zwei Wege zur Abgabe

Online via ELSTER (empfohlen):

1. Registriere dich auf elster.de (dauert 1–2 Wochen wegen Aktivierungsbrief)
2. Wähle „Formulare & Leistungen" → „Formulare" → „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung"
3. Fülle das Formular digital aus und übermittle es direkt ans Finanzamt
4. Keine Unterschrift nötig — die digitale Übermittlung gilt als rechtsverbindlich

Papierformular per Post oder persönlich: Das Formular gibt es auf der Website des Bundeszentralamts für Steuern oder beim zuständigen Finanzamt. Nach Ausfüllen mit Originalunterschrift per Post oder persönlich abgeben.

Welches Finanzamt ist zuständig?

Das Wohnsitzfinanzamt — also das Finanzamt in dem Bezirk, in dem du wohnst. Wenn du ein Büro außerhalb deiner Wohnung hast, kann das abweichen.

Schritt 2: Den Fragebogen Richtig Ausfüllen

Der Fragebogen hat mehrere Abschnitte. Die wichtigsten für Freiberufler:

Persönliche Angaben:

• Name, Adresse, Geburtsdatum, IBAN

Art der Tätigkeit:

• Wähle "Freiberufliche Tätigkeit" (nicht Gewerbebetrieb)
• Beschreibe deine Tätigkeit kurz und präzise: z. B. "IT-Beratung und Softwareentwicklung" oder "Freiberuflicher Grafikdesigner"
• Gib das voraussichtliche Datum der Tätigkeitsaufnahme an

Voraussichtliche Einnahmen:

• Schätze deine Einnahmen für das laufende und das Folgejahr
• Diese Angabe beeinflusst, ob du Vorauszahlungen leisten musst

Umsatzsteuer-Option:

• Kleinunternehmer nach §19 UStG: Wenn dein Umsatz im ersten Jahr voraussichtlich unter 25.000 € bleibt, wähle die Kleinunternehmerregelung — dann keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen
• Regelbesteuerung: Wenn du höhere Umsätze erwartest oder Vorsteuer geltend machen möchtest

Bankverbindung:

• IBAN für eventuelle Steuererstattungen

Schritt 3: Warten auf die Steuernummer

Die Bearbeitungszeit variiert stark je nach Finanzamt und Auslastung:

• Online via ELSTER: in der Regel 2–4 Wochen
• Papierformular per Post: oft 4–8 Wochen
• In Stoßzeiten (Jahresanfang, Jahresende): bis zu 12 Wochen möglich

Die Steuernummer wird dir per Post zugeschickt — zusammen mit weiteren Unterlagen zur Eröffnung deines Steuerkontos.

Was du in der Wartezeit Tun Kannst

Du hast einen ersten Auftrag, aber die Steuernummer ist noch nicht da? So gehst du vor:

Rechnungen mit Vorbehaltshinweis ausstellen

Du kannst bereits Rechnungen ausstellen und den folgenden Vermerk hinzufügen:

„Steuernummer wird beantragt und unverzüglich nachgereicht."

Sobald du die Steuernummer hast, sendest du dem Kunden eine korrigierte Rechnung mit der vollständigen Nummer. Das Rechnungsdatum bleibt das ursprüngliche.

Vorauszahlungen oder Anzahlungsrechnungen

Alternativ kannst du eine Anzahlungsrechnung stellen, die weniger formale Anforderungen stellt, und die vollständige Rechnung mit Steuernummer nachschicken.

Steuernummer vs. USt-IdNr.: Was ist der Unterschied?

| | Steuernummer | USt-IdNr. | |---|---|---| | Format | 13 Stellen (z. B. 12/345/67890) | DE + 9 Stellen (z. B. DE123456789) | | Vergabe | Finanzamt automatisch | Bundeszentralamt für Steuern (auf Antrag) | | Pflicht | Ja, auf jeder Rechnung | Nur bei EU-Geschäften oder auf Wunsch | | Beantragen | Via Fragebogen | Separat via BZSt Online-Portal |

Als Kleinunternehmer und rein inländische Tätigkeit genügt die normale Steuernummer auf der Rechnung. Eine USt-IdNr. brauchst du erst, wenn du Leistungen ins EU-Ausland erbringst.

Nach Erhalt der Steuernummer: Checkliste

Sobald die Steuernummer da ist:

• Erste Rechnung ausstellen mit allen Pflichtangaben nach §14 UStG
• Offene Rechnungen (mit Vorbehaltshinweis) mit korrigierter Version nachsenden
• Steuernummer sicher verwahren — du benötigst sie für jede Rechnung
• Bei Kleinunternehmer: §19-Hinweis auf jeder Rechnung eintragen
• Umsatz im Blick behalten: Kleinunternehmergrenze 2026 = Vorjahr ≤ 25.000 €, laufendes Jahr ≤ 100.000 €

Eine vollständige Anleitung zur ersten Rechnung mit allen Pflichtangaben findest du in unserem Guide Erste Rechnung schreiben als Gründer.

Invoices Customers speichert deine Steuernummer einmalig und fügt sie automatisch in jede neue Rechnung ein — du musst sie nie wieder manuell eintippen.