ZUGFeRD Rechnung Erstellen Kostenlos: So Geht's

Seit der E-Rechnungspflicht in Deutschland muessen immer mehr Freiberufler und Selbststaendige ihre Rechnungen in einem maschinenlesbaren Format versenden. Das ZUGFeRD-Format hat sich dabei als besonders beliebte Loesung etabliert, denn es verbindet ein gewohntes PDF-Dokument mit eingebetteten XML-Daten. Doch wie koennen Sie eine ZUGFeRD Rechnung erstellen kostenlos und ohne teure Software?

In diesem Ratgeber erfahren Sie alles Wichtige rund um das ZUGFeRD-Format: von den verschiedenen Profilen ueber kostenlose Tools bis hin zu den Pflichtangaben und der richtigen Aufbewahrung. Mit Invoices Customers koennen Sie dabei Ihre saemtlichen Rechnungs- und Kundendaten jederzeit auf dem iPhone verwalten und als Grundlage fuer Ihre E-Rechnungen nutzen.

Was Ist eine ZUGFeRD Rechnung

ZUGFeRD steht fuer "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat, das eine sichtbare PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei verbindet. Dadurch kann der Empfaenger die Rechnung sowohl visuell lesen als auch automatisch in seine Buchhaltungssoftware einlesen lassen.

Der grosse Vorteil gegenueber der reinen XRechnung: Sie erhalten ein Dokument, das wie eine gewohnte Rechnung aussieht und gleichzeitig alle maschinenlesbaren Daten enthaelt. Fuer Freiberufler und Kleinunternehmer ist das besonders praktisch, denn Ihre Kunden koennen die Rechnung ganz normal oeffnen und lesen, waehrend groessere Unternehmen die XML-Daten automatisch verarbeiten.

Wichtig zu wissen: Ein einfaches PDF ohne eingebettete XML-Daten gilt seit der E-Rechnungspflicht nicht mehr als elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes. Nur das ZUGFeRD-Format mit korrekten XML-Daten erfuellt die Anforderungen. Mehr ueber die E-Rechnung Pflicht fuer Freiberufler und die geltenden Uebergangsfristen erfahren Sie in unserem ausfuehrlichen Ratgeber.

ZUGFeRD Profile und Versionen im Ueberblick

ZUGFeRD bietet verschiedene Profile, die sich im Detailgrad der eingebetteten XML-Daten unterscheiden. Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.3, die auf dem europaeischen Standard EN 16931 basiert.

Die wichtigsten Profile:

• Minimum: Enthaelt nur grundlegende Rechnungsinformationen wie Rechnungsnummer, Datum und Gesamtbetrag. Geeignet fuer die einfachste Form der elektronischen Uebermittlung.
• Basic: Umfasst die wesentlichen Rechnungsdaten inklusive Einzelpositionen. Fuer die meisten Freiberufler ein guter Einstieg.
• EN 16931 (Comfort): Erfuellt den vollstaendigen europaeischen Standard und eignet sich fuer den Geschaeftsverkehr mit oeffentlichen Auftraggebern und groesseren Unternehmen.
• Extended: Bietet zusaetzliche Felder fuer branchenspezifische Anforderungen und komplexere Geschaeftsvorfaelle.
• XRechnung: Ja, auch eine XRechnung laesst sich als ZUGFeRD-Profil einbetten. Falls Sie den Unterschied zwischen beiden Formaten genauer verstehen moechten, lesen Sie unseren Beitrag zur XRechnung Erstellen Anleitung.

Fuer Freiberufler und Selbststaendige reicht in den meisten Faellen das Profil Basic oder EN 16931 aus. Nur wenn Ihr Auftraggeber explizit ein bestimmtes Profil verlangt, sollten Sie ein hoeheres waehlen.

ZUGFeRD Rechnung Kostenlos Erstellen: Die Besten Tools

Es gibt mittlerweile mehrere Wege, eine ZUGFeRD Rechnung kostenlos zu erstellen. Hier sind die gaengigsten Optionen fuer Freiberufler und Kleinunternehmer:

Online-Generatoren

Browserbasierte Tools wie der sevdesk E-Rechnungsgenerator oder B2Brouter ermoeglichen es Ihnen, direkt im Browser eine ZUGFeRD-konforme Rechnung zu erzeugen. Sie geben Ihre Rechnungsdaten ein und erhalten die fertige E-Rechnung zum Download. Der Vorteil: keine Installation, kein Abo. Der Nachteil: Ihre Daten werden auf fremden Servern verarbeitet, und manche Anbieter begrenzen die Anzahl kostenloser Rechnungen.

Desktop-Software

Programme wie PDF24 oder Hyreka lassen sich auf Ihrem Computer installieren und erzeugen ZUGFeRD-Rechnungen lokal. Das ist besonders datenschutzfreundlich, da Ihre Rechnungsdaten Ihren Rechner nicht verlassen. Fuer Freiberufler mit wenigen Rechnungen pro Monat sind diese Loesungen haeufig ausreichend.

Mobile Rechnungserstellung als Basis

Fuer Freiberufler, die viel unterwegs sind, bietet sich eine mobile Loesung an. Mit Invoices Customers erstellen Sie professionelle Rechnungen mit allen Pflichtangaben direkt auf Ihrem iPhone. Alle Daten bleiben lokal auf Ihrem Geraet gespeichert, ohne Cloud-Anbindung und ohne Registrierung. Die erstellten PDF-Rechnungen koennen Sie anschliessend als Grundlage fuer die ZUGFeRD-Konvertierung nutzen.

Worauf Sie bei der Toolwahl achten sollten

• GoBD-Konformitaet: Reine Generatoren erstellen zwar korrekte ZUGFeRD-Dateien, erfuellen aber oft nicht die Anforderungen an die revisionssichere Aufbewahrung. Pruefen Sie, ob das Tool auch die Archivierung unterstuetzt.
• Aktuelle ZUGFeRD-Version: Achten Sie darauf, dass das Tool ZUGFeRD 2.3 unterstuetzt, da aeltere Versionen moeglicherweise nicht mehr den aktuellen Anforderungen entsprechen.
• Validierung: Gute Tools bieten eine integrierte Validierung an, die Ihre Rechnung gegen die offiziellen Schemata prueft, bevor Sie sie versenden.

Pflichtangaben einer ZUGFeRD Rechnung

Wie jede Rechnung in Deutschland muss auch eine ZUGFeRD Rechnung bestimmte gesetzliche Pflichtangaben enthalten. Diese ergeben sich aus Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes und muessen sowohl im sichtbaren PDF als auch in den eingebetteten XML-Daten korrekt hinterlegt sein.

Folgende Angaben sind zwingend erforderlich:

• Vollstaendiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Vollstaendiger Name und Anschrift des Rechnungsempfaengers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Gegenstaende oder Leistungen
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag
• Brutto-Gesamtbetrag
• Gegebenenfalls Hinweis auf Steuerbefreiung

Wenn Sie sich ueber die vollstaendige Liste informieren moechten, finden Sie in unserem Beitrag zu den Pflichtangaben auf Rechnungen in Deutschland alle Details.

Mit Invoices Customers haben Sie diese Pflichtangaben direkt im Blick: Die App fuehrt Sie durch alle erforderlichen Felder und stellt sicher, dass nichts vergessen wird. Kundendaten werden einmalig erfasst und stehen fuer kuenftige Rechnungen automatisch zur Verfuegung.

ZUGFeRD Rechnungen Richtig Aufbewahren

Auch elektronische Rechnungen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Dabei gelten die Grundsaetze zur ordnungsmaessigen Fuehrung und Aufbewahrung von Buechern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).

Die wichtigsten Regeln fuer die Aufbewahrung:

• ZUGFeRD-Rechnungen muessen im Originalformat gespeichert werden. Das blosse Ausdrucken und Ablegen genuegt nicht.
• Die Dateien muessen unveraenderbar archiviert werden. Achten Sie darauf, dass die gespeicherten Dateien gegen nachtraegliche Bearbeitung geschuetzt sind.
• Ein Zugriff muss jederzeit moeglich sein. Im Falle einer Betriebspruefung muessen Sie die Rechnungen dem Finanzamt vorlegen koennen.
• Eine Verfahrensdokumentation ist empfehlenswert. Beschreiben Sie, wie Sie Rechnungen erstellen, empfangen, verarbeiten und archivieren.

Fuer Freiberufler mit geringem Rechnungsvolumen reicht haeufig eine strukturierte Ordnerstruktur auf einem gesicherten Laufwerk aus. Bei steigendem Volumen empfiehlt sich jedoch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das die GoBD-Anforderungen automatisch erfuellt.

Fazit: ZUGFeRD Rechnung Erstellen Muss Nicht Kompliziert Sein

Die ZUGFeRD Rechnung erstellen kostenlos ist heute einfacher denn je. Mit den richtigen Tools koennen Sie als Freiberufler oder Kleinunternehmer gesetzeskonforme E-Rechnungen erzeugen, ohne ein Vermoegen auszugeben. Wichtig ist, dass Sie auf die korrekte Version (ZUGFeRD 2.3), die richtigen Pflichtangaben und eine ordnungsgemaesse Aufbewahrung achten.

Starten Sie am besten damit, Ihre Rechnungsdaten und Kundenstammdaten sauber zu pflegen. Invoices Customers hilft Ihnen dabei: Erstellen Sie professionelle Rechnungen mit allen Pflichtangaben direkt auf Ihrem iPhone, verwalten Sie Ihre Kunden uebersichtlich und exportieren Sie Ihre Dokumente als PDF. So haben Sie die perfekte Grundlage fuer Ihre ZUGFeRD-Rechnungen immer griffbereit.