Eerste Factuur Sturen als ZZP'er: Stap voor Stap
Je eerste opdracht als ZZP'er is binnen. Je hebt het werk gedaan, de klant is tevreden — en nu komt het moment om te factureren. Voor veel starters is dat eerste factuurmoment een beetje onwennig: wat zet je erop, hoe stuur je het, en wat doe je als er niet betaald wordt?
Dit artikel neemt je stap voor stap mee door het hele proces.
Wat Je Nodig Hebt Voordat Je Factureert
Voordat je je eerste factuur kunt sturen, moet een aantal zaken op orde zijn:
KVK-inschrijving: Je moet ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel. Dit is verplicht als je als ondernemer werkt. Je KVK-nummer moet op elke factuur staan.
BTW-nummer: Na je KVK-inschrijving ontvang je van de Belastingdienst een BTW-nummer. Dit heb je nodig als je BTW in rekening brengt (tenzij je onder de Kleineondernemersregeling (KOR) valt en geen BTW hoeft te berekenen).
Bankrekeningnummer: Je zakenrekening of privérekening waarop klanten kunnen betalen. Vermeld altijd het IBAN op je factuur.
Je tariefafspraak: Heb je een uurtarief afgesproken, een projectprijs of een dagvergoeding? Dit bepaalt hoe je de factuurregel opbouwt.
Als dit allemaal klopt, ben je klaar om je eerste factuur op te stellen.
Wat Er Op Je Eerste Factuur Moet Staan
Een factuur is een wettelijk document. De Nederlandse wet stelt eisen aan wat er op moet staan. De verplichte onderdelen zijn:
- Jouw naam en adres — je volledige bedrijfs- of handelsnaam en je vestigingsadres
- KVK-nummer — verplicht op facturen, briefpapier en je website
- BTW-nummer — als je BTW-plichtig bent
- Naam en adres van de klant — de factuurgeadresseerde
- Factuurnummer — een uniek, oplopend nummer (bijv. 2026-001)
- Factuurdatum — de datum waarop je de factuur opstelt
- Omschrijving van de werkzaamheden — wat je hebt gedaan, voor welk project of welke periode
- Aantal en tarief — bijv. 8 uur × €75,00 of "Webdesign project fase 1"
- Subtotaal excl. BTW
- BTW-bedrag — 21% voor de meeste diensten, 9% voor bepaalde categorieën, of 0% / vrijgesteld bij KOR
- Totaalbedrag incl. BTW
- Betalingstermijn — bijv. "Betaling binnen 14 dagen na factuurdatum"
- Bankgegevens — IBAN en eventueel BIC
Voor je eerste factuur is het slim om een sjabloon te gebruiken zodat je niets vergeet. Met Invoices Customers zijn alle verplichte velden standaard aanwezig — je vult in, de app berekent en opmaakt.
Factuurnummer: Zo Houd Je Het Overzichtelijk
Je eerste factuur krijgt nummer 1 — of beter: 2026-001. Het jaar erbij maakt het direct duidelijk uit welk boekjaar de factuur stamt. Dat scheelt bij je jaarafsluiting.
Regels voor factuurnummers:
- Altijd oplopend, nooit teruglopend
- Geen gaten in de nummering (dus niet 2026-001 en dan 2026-003 zonder 2026-002)
- Eenmaal uitgegeven nummers kun je niet hergebruiken
Als je een fout ontdekt in een verstuurde factuur, maak je een creditnota of correctiefactuur — je past de originele factuur nooit aan.
Betalingstermijn Instellen
De standaard betalingstermijn in Nederland is 30 dagen. Maar als startende ZZP'er kun je gerust kortere termijnen hanteren — 14 dagen is gebruikelijk en volkomen normaal.
Vermeld de betalingstermijn altijd expliciet op je factuur: "Betaling graag binnen 14 dagen na factuurdatum." Dat voorkomt discussies later.
Wil je meer weten over wat wettelijk is toegestaan? Lees dan onze gids over betalingstermijnen op facturen.
BTW op Je Eerste Factuur
Als startende ZZP'er val je in bijna alle gevallen onder het normale BTW-regime: je rekent 21% BTW en draagt dit per kwartaal af aan de Belastingdienst.
Uitzondering: Kleineondernemersregeling (KOR) Als je verwacht minder dan €20.000 omzet per jaar te draaien, kun je je aanmelden voor de KOR. Dan hoef je geen BTW in rekening te brengen en ook geen BTW-aangifte te doen. Op je factuur vermeld je dan: "BTW vrijgesteld op grond van artikel 25 Wet OB 1968."
Wanneer geldt 0% BTW? Bij diensten aan opdrachtgevers buiten de EU kan het nultarief van toepassing zijn. Dit valt buiten de scope van je eerste factuur als je in Nederland voor Nederlandse klanten werkt.
Twijfel je? Vraag je boekhouder of belastingadviseur om advies voordat je je eerste factuur verstuurt.
Je Eerste Factuur Versturen
Je hebt de factuur opgesteld — hoe stuur je hem nu?
Optie 1: PDF per e-mail De meest gebruikelijke methode. Exporteer je factuur als PDF en stuur hem als bijlage naar de contactpersoon bij je klant — inclusief de juiste e-mailadressen (vaak finance@ of administratie@).
Controleer altijd:
- Zit het goede factuurnummer in de bestandsnaam? (bijv. "Factuur-2026-001-BedrijfX.pdf")
- Heb je het goede e-mailadres van de klant?
- Staat de betalingstermijn duidelijk in zowel de e-mail als de factuur?
Optie 2: Via een facturatie-app Met apps zoals Invoices Customers stuur je de factuur direct vanuit je iPhone als PDF — zonder dat je iets hoeft te exporteren of over te typen.
Tip: Stuur je factuur op de dag dat je het werk oplevert of afrondt. Hoe sneller de factuur bij de klant is, hoe sneller de betalingsklok begint te lopen.
Meer tips om facturen sneller betaald te krijgen lees je in onze gids over sneller facturen versturen als ZZP'er.
Wat Als Er Niet Betaald Wordt?
Dat je eerste factuur niet op tijd betaald wordt, is vervelend maar komt voor. Wacht niet te lang met een herinnering sturen.
Stap 1 — Vriendelijke herinnering (1 dag na vervaldatum) Een korte, vriendelijke e-mail: "Ik wil je er vriendelijk op wijzen dat de betalingstermijn van factuur 2026-001 gisteren is verstreken. Kun je de betaling op korte termijn in orde maken?"
Stap 2 — Aanmaning (1 week later) Directer: vermeld het openstaande bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum en een nieuwe betalingsdatum.
Stap 3 — Formele ingebrekestelling Als er na twee herinneringen nog steeds niet betaald is, kun je een formele ingebrekestelling sturen. Dit is de stap voor juridische actie.
Voor de meeste startende ZZP'ers is stap 1 voldoende — de eerste keer is het vaak een vergissing.
Administratie Bijhouden Vanaf Dag Één
Je eerste factuur is ook het begin van je boekhouding. De Belastingdienst verplicht je je administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Start goed:
- Bewaar een kopie van elke factuur (PDF of digitaal in je app)
- Houd bij wanneer elke factuur is betaald
- Noteer elk zakelijk inkomsten- en uitgavenmoment
Je hoeft geen ingewikkeld systeem op te zetten. Een map in de cloud met je facturen en een simpel overzicht van ontvangen betalingen is voor veel starters al voldoende in het eerste jaar.
Meer over efficiënt je administratie organiseren lees je in onze gids over administratie automatiseren als ZZP'er.
Veelgemaakte Fouten bij de Eerste Factuur
KVK-nummer vergeten: Dit is wettelijk verplicht. Zonder KVK-nummer is je factuur niet compleet.
Verkeerde BTW: Controleer of je het juiste tarief (21%, 9%, of vrijgesteld) toepast op je dienst.
Geen factuurnummer: Elke factuur moet een uniek nummer hebben. Zonder nummer loop je bij een BTW-controle problemen op.
Omschrijving te vaag: "Werkzaamheden april" is te algemeen. Schrijf wat je gedaan hebt: "Ontwikkeling website — fase 1, april 2026."
Geen betalingstermijn: Zonder termijn geldt wettelijk 30 dagen, maar explicieter is altijd beter.
Start Meteen
Je eerste factuur hoeft niet perfect te zijn — maar hij moet wel volledig zijn. Gebruik een template of een app die je door de verplichte velden leidt.
Download Invoices Customers en stuur je eerste factuur vandaag nog vanuit je iPhone — compleet met alle verplichte gegevens, als professionele PDF, direct naar je klant.
