Schoonmaakbedrijf Factuur Maken: Compleet Voorbeeld

Je hebt net een kantoorpand tot in de puntjes schoongemaakt. De vloeren glimmen, de sanitaire ruimtes zijn onberispelijk en je klant is tevreden. Nu moet je de factuur versturen. Maar welke gegevens zijn verplicht? Welk btw-tarief reken je? En hoe zorg je ervoor dat je factuur professioneel oogt en snel betaald wordt?

Als schoonmaakbedrijf of ZZP-schoonmaker heb je te maken met specifieke factuureisen die afwijken van andere branches. Het belangrijkste verschil zit in de btw-tarieven: voor schoonmaak in woningen geldt 9%, voor zakelijke schoonmaak 21%. Een fout in het btw-tarief kan leiden tot naheffingen van de Belastingdienst of discussies met je klant. In dit artikel leer je precies hoe je een schoonmaakbedrijf factuur maakt die aan alle eisen voldoet. Je krijgt een concreet voorbeeld dat je direct kunt gebruiken, plus praktische tips om veelgemaakte fouten te voorkomen.

Waarom een correcte factuur essentieel is als schoonmaakbedrijf

Een professionele factuur is meer dan een betaalverzoek. Het is een wettelijk document dat moet voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Zakelijke klanten hebben je factuur nodig voor hun eigen administratie en btw-aftrek. Ontbreken er gegevens, dan kan je klant de btw niet terugvorderen en loop je het risico dat de betaling wordt uitgesteld.

In de schoonmaakbranche werk je vaak met terugkerende opdrachten. Maandelijks of wekelijks dezelfde klant, hetzelfde gebouw. Juist dan is een gestandaardiseerde factuur waardevol. Je klant weet precies wat hij betaalt en je eigen administratie blijft overzichtelijk. Dat scheelt tijd bij je kwartaalaangifte en voorkomt problemen bij een eventuele belastingcontrole.

Een correcte factuur straalt ook professionaliteit uit. De schoonmaakbranche kent veel concurrentie. Met een nette, complete factuur onderscheid je je van concurrenten die een slordig kladje sturen. Je klant ziet dat je je zaakjes op orde hebt, en dat versterkt het vertrouwen in de samenwerking.

Wil je eerst de basisregels van factureren begrijpen? Bekijk dan ons artikel over wat er op een factuur moet staan voor een complete checklist.

Verplichte gegevens op je schoonmaakfactuur

Elke factuur die je als schoonmaakbedrijf verstuurt, moet voldoen aan de wettelijke factuureisen. Ontbreken er gegevens, dan is je factuur juridisch ongeldig. Hieronder vind je alle verplichte onderdelen.

Jouw bedrijfsgegevens. Vermeld je volledige bedrijfsnaam of handelsnaam, vestigingsadres, KvK-nummer en btw-identificatienummer (btw-id). Je btw-id heeft het formaat NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers. Werk je als eenmanszaak? Dan gebruik je je eigen naam of je handelsnaam zoals geregistreerd bij de KvK.

Klantgegevens. De volledige naam en het adres van je opdrachtgever. Bij zakelijke klanten is ook hun btw-nummer vereist wanneer je factureert met btw-verlegging. Bij particuliere klanten volstaat naam en adres.

Factuurnummer. Gebruik een doorlopende, unieke nummering zonder gaten. Een duidelijk systeem voor schoonmaakbedrijven is bijvoorbeeld SCH-2026-001, SCH-2026-002. Elk nummer mag maar een keer voorkomen. Gaten in de nummering roepen vragen op bij de Belastingdienst.

Factuurdatum en leveringsdatum. De factuurdatum is de dag waarop je de factuur uitreikt. De leveringsdatum is de datum of periode waarop je de schoonmaakwerkzaamheden hebt uitgevoerd. Bij wekelijks terugkerende opdrachten vermeld je de betreffende week, bij maandelijkse schoonmaak de hele maand.

Omschrijving van je diensten. Wees specifiek over het type schoonmaak. "Schoonmaakwerkzaamheden" is te vaag. Vermeld in plaats daarvan het soort werk (kantoorschoonmaak, sanitaire reiniging, vloeronderhoud), het aantal uren en de locatie. Hoe specifieker je omschrijving, hoe minder kans op discussie.

Btw-berekening. Dit is het punt waar het voor schoonmaakbedrijven ingewikkeld wordt. Afhankelijk van het type dienst en de locatie geldt 9% of 21% btw. Vermeld altijd het subtotaal exclusief btw, het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal inclusief btw. Val je onder de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan vermeld je geen btw, maar wel dat de KOR van toepassing is.

Betalingsgegevens. Je IBAN-nummer, de betalingstermijn en een concrete vervaldatum. In de schoonmaakbranche is een betalingstermijn van 14 of 30 dagen gebruikelijk. Vermeld het factuurnummer als betalingskenmerk zodat je binnenkomende betalingen gemakkelijk kunt koppelen.

Meer weten over btw-verplichtingen? Lees ons uitgebreide artikel over btw factuur verplichtingen voor alle details.

Btw-tarieven in de schoonmaakbranche

Het correcte btw-tarief toepassen is een van de lastigste onderdelen van factureren als schoonmaakbedrijf. De Belastingdienst maakt een strikt onderscheid op basis van locatie en type werk. Een verkeerd tarief kan leiden tot naheffingen en boetes.

9% btw: schoonmaak in woningen. Voor schoonmaakwerk in de woning geldt het verlaagde btw-tarief van 9%. Dit omvat het schoonmaken van kamers, keukens, badkamers en alle binnenruimtes van een woonhuis. Ook ramen wassen aan de binnenzijde valt hieronder. Het gaat specifiek om het interieur van de woning.

21% btw: zakelijke schoonmaak en buitenwerk. Voor het schoonmaken van kantoren, winkels, bedrijfspanden en andere niet-woonruimtes geldt het standaardtarief van 21%. Ook schoonmaakwerk aan de buitenkant van woningen, zoals gevelreiniging of ramen wassen aan de buitenzijde, valt onder de 21%. Specialistisch werk zoals schoorsteenvegen, cv-reiniging en parketvloeren in de was zetten valt eveneens onder het hoge tarief.

Gemengd gebruik: splitsen is verplicht. Maak je een pand schoon dat zowel als woning als werkruimte dient? Dan moet je de factuur splitsen. De uren die je aan het woongedeelte besteedt, factureer je met 9% btw. De uren voor het zakelijke gedeelte met 21%. Vermeld beide tarieven apart op je factuur.

Glasbewassing: let op de grens. Bij het wassen van ramen van een gebouw dat voor minimaal 50% bewoond is, mag je het lage tarief van 9% hanteren voor de binnenzijde. Ramen aan de buitenkant vallen altijd onder 21%, ongeacht het type gebouw.

Kleineondernemersregeling (KOR). Verwacht je minder dan 20.000 euro omzet per jaar? Dan kun je je aanmelden voor de KOR. Je brengt dan geen btw in rekening en draagt geen btw af. Op je factuur vermeld je wel duidelijk dat de KOR van toepassing is. Let op: je kunt dan ook geen btw op je inkopen terugvorderen.

Concreet voorbeeld: factuur schoonmaakbedrijf

Hieronder zie je een compleet factuurvoorbeeld voor een schoonmaakbedrijf dat zakelijke schoonmaak uitvoert. Dit voorbeeld is gebaseerd op een ZZP-schoonmaker die wekelijks een kantoorpand schoonmaakt tegen een uurtarief van 35 euro exclusief btw.

Van: Schoonmaakservice De Blinker Dorpsstraat 45, 3512 AB Utrecht KvK: 87654321 Btw-id: NL987654321B01

Aan: Kantoor Plus B.V. Stationsweg 12, 3511 CD Utrecht

Factuurnummer: SCH-2026-012 Factuurdatum: 1 april 2026 Leveringsperiode: 1 tot en met 31 maart 2026 Betalingstermijn: 14 dagen (vervaldatum: 15 april 2026)

| Omschrijving | Uren | Tarief | Bedrag | |---|---|---|---| | Kantoorschoonmaak (begane grond + 1e etage) | 16 | 35,00 | 560,00 | | Sanitaire reiniging (4 toiletgroepen) | 8 | 35,00 | 280,00 | | Vloeronderhoud (machinaal) | 4 | 35,00 | 140,00 | | Schoonmaakmiddelen (specificatie bijgevoegd) | — | — | 45,00 | | | | Subtotaal | 1.025,00 | | | | Btw 21% | 215,25 | | | | Totaal | 1.240,25 |

Betaling: NL91RABO0312345678 t.n.v. Schoonmaakservice De Blinker Kenmerk: SCH-2026-012

Dit voorbeeld bevat alle verplichte gegevens voor zakelijke schoonmaak met 21% btw. Werk je voor particulieren in hun woning? Pas dan het btw-tarief aan naar 9%. Heb je gemengde opdrachten? Maak dan aparte factuurregels per btw-tarief.

Tip voor terugkerende opdrachten. Veel schoonmaakbedrijven factureren maandelijks voor wekelijkse werkzaamheden. Vermeld in de omschrijving de frequentie en de totale uren over de periode. Zo hoef je niet voor elke schoonmaakbeurt een aparte factuur te maken.

Veelgemaakte fouten bij schoonmaakfacturen

Zelfs ervaren schoonmaakondernemers maken fouten op hun facturen. Deze vijf komen het vaakst voor en zijn gelukkig eenvoudig te voorkomen.

1. Verkeerd btw-tarief. De meest voorkomende fout in de schoonmaakbranche. Je rekent 21% voor schoonmaak in een woning, of juist 9% voor zakelijke schoonmaak. Controleer bij elke opdracht of je het juiste tarief hanteert. Bij twijfel geldt het hoge tarief van 21%, maar je kunt altijd bij de Belastingdienst navragen welk tarief van toepassing is.

2. Geen splitsing bij gemengd gebruik. Als je zowel het woongedeelte als de werkruimte schoonmaakt, moet je de uren splitsen op je factuur. Eén totaalbedrag met een enkel btw-tarief is niet toegestaan wanneer er sprake is van verschillende tarieven.

3. Te vage omschrijving. "Schoonmaak maart" is onvoldoende. De Belastingdienst eist een duidelijke omschrijving van de geleverde diensten. Vermeld het type schoonmaak, de locatie, het aantal uren en de frequentie. Je klant moet kunnen controleren waarvoor hij betaalt.

4. Materiaalkosten niet apart vermeld. Bereken je schoonmaakmiddelen of materialen door? Vermeld deze op een aparte factuurregel met het bijbehorende btw-tarief. Schoonmaakmiddelen vallen altijd onder 21% btw, ook als je ze gebruikt bij schoonmaak in een woning.

5. Ontbrekende leveringsdatum. De datum of periode waarop je het schoonmaakwerk hebt uitgevoerd is verplicht. Zonder leveringsdatum is je factuur ongeldig. Bij terugkerende opdrachten vermeld je de gehele periode, bijvoorbeeld "1 tot en met 31 maart 2026".

Wil je zien hoe andere branches hun factuur opbouwen? Bekijk ons fotograaf factuur voorbeeld voor een vergelijking.

Snel en professioneel factureren met Invoices Customers

Als schoonmaakondernemer wil je je tijd besteden aan schoonmaken, niet aan administratie. Met Invoices Customers maak je in enkele seconden een professionele factuur op je iPhone. De app slaat je klantgegevens op zodat je die niet elke keer opnieuw hoeft in te voeren. Je voegt eenvoudig regels toe met uren, tarief en btw, en genereert met een tik een nette PDF.

Wat Invoices Customers ideaal maakt voor schoonmaakbedrijven:

• Geen account nodig — je begint direct zonder registratie of inloggegevens.
• Klantgegevens opslaan — voer de gegevens van je opdrachtgevers een keer in en hergebruik ze bij elke factuur.
• Regels met uren en tarief — specificeer per type schoonmaak het aantal uren, je uurtarief en het btw-tarief.
• PDF genereren en versturen — maak een professionele PDF en verstuur deze direct vanuit de app per e-mail.
• Werkt offline — maak facturen onderweg, ook zonder internetverbinding. Al je data blijft veilig op je eigen apparaat.
• Offerte naar factuur — heb je eerst een offerte gestuurd voor een grote schoonmaakklus? Zet deze met een tik om naar een factuur.

Met Invoices Customers heb je altijd overzicht van openstaande, betaalde en verlopen facturen. Zo houd je als schoonmaakondernemer grip op je cashflow zonder ingewikkelde boekhoudtool.

Download Invoices Customers gratis in de App Store en maak vandaag nog je eerste schoonmaakfactuur.

Conclusie

Een correcte factuur voor je schoonmaakbedrijf bevat altijd je bedrijfsgegevens, klantgegevens, een uniek factuurnummer, leveringsperiode, een specifieke omschrijving van je diensten en een correcte btw-berekening. Let vooral op het juiste btw-tarief: 9% voor schoonmaak in woningen, 21% voor zakelijke schoonmaak en buitenwerk. Bij gemengde opdrachten splits je de tarieven op je factuur.

Gebruik het voorbeeld uit dit artikel als template voor je eigen facturen. Of bespaar jezelf de moeite en gebruik Invoices Customers om binnen enkele seconden een professionele factuur te maken en te versturen. Zo besteed je je tijd aan waar je goed in bent: je klanten een schoon en fris pand geven.