E-Rechnung Pflicht für Handwerker: Was du wissen musst

Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich – und das betrifft auch Handwerker. Wer Rechnungen an andere Unternehmen stellt, muss sich mit der E-Rechnung auseinandersetzen. Hier erfährst du als Handwerker, was die E-Rechnung Pflicht konkret bedeutet und wie du dich vorbereitest.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist nicht einfach eine Rechnung als PDF – das ist entscheidend. Eine echte E-Rechnung nach dem neuen deutschen Standard ist ein strukturiertes Datenformat, das maschinell lesbar ist.

Die zwei wichtigsten Formate in Deutschland:

• XRechnung: Das offizielle deutsche Format, vor allem für öffentliche Auftraggeber
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl ein lesbares PDF als auch maschinenlesbare XML-Daten enthält

Als Handwerker, der vor allem für Privatkunden arbeitet (B2C), bist du zunächst nicht betroffen. Die Pflicht gilt im B2B-Bereich – also wenn du Rechnungen an andere Unternehmen stellst.

Welche Fristen gelten für Handwerker?

Die E-Rechnungspflicht wird schrittweise eingeführt:

Ab 1. Januar 2025:

• Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
• Das bedeutet: Du musst technisch in der Lage sein, E-Rechnungen von Lieferanten entgegenzunehmen

Ab 1. Januar 2027:

• Unternehmen mit einem Jahresumsatz über €800.000 müssen E-Rechnungen ausstellen

Ab 1. Januar 2028:

• Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen (auch Kleinunternehmer)

Als kleiner Handwerksbetrieb hast du also noch etwas Zeit – aber es lohnt sich, jetzt schon die Weichen zu stellen.

Muss ich als Handwerker E-Rechnungen stellen?

Das hängt davon ab, für wen du arbeitest:

B2C (Privatkunden): Keine E-Rechnungspflicht. Wenn du ausschließlich für Privatpersonen arbeitest, ändert sich für dich zunächst nichts. Du kannst weiterhin PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen ausstellen.

B2B (Unternehmenskunden): E-Rechnungspflicht gilt. Wenn du Rechnungen an andere Unternehmen, Handwerksbetriebe oder GmbHs stellst, musst du ab den genannten Fristen E-Rechnungen ausstellen.

Öffentliche Auftraggeber: Viele öffentliche Auftraggeber fordern bereits jetzt XRechnungen. Wenn du für Kommunen, Behörden oder öffentliche Einrichtungen arbeitest, brauchst du das sofort.

Was musst du ab 2025 mindestens tun?

Ab dem 1. Januar 2025 muss jeder Handwerksbetrieb E-Rechnungen empfangen können. Das ist der erste Pflichtschritt:

1. E-Mail-Empfang prüfen: Stelle sicher, dass du E-Rechnungen per E-Mail empfangen kannst (das sollte bei allen Betrieben bereits der Fall sein)
2. Software-Update prüfen: Prüfe, ob deine Rechnungssoftware E-Rechnungen verarbeiten kann
3. Archivierungsprozess anpassen: E-Rechnungen müssen genauso aufbewahrt werden wie Papierrechnungen – 10 Jahre, GoBD-konform

Wie stellst du als Handwerker E-Rechnungen aus?

Für das Ausstellen von E-Rechnungen gibt es verschiedene Wege:

Option 1: Rechnungssoftware mit E-Rechnung-Funktion Viele moderne Rechnungsprogramme unterstützen bereits XRechnung und ZUGFeRD. Wenn du deine Software aktualisierst oder wechselst, achte darauf, dass sie die E-Rechnung-Formate unterstützt.

Option 2: Kostenloser Online-Konverter Für gelegentliche E-Rechnungen gibt es kostenlose Online-Tools, die deine Daten in das XRechnung-Format konvertieren.

Option 3: App-basierte Lösung Invoices Customers ermöglicht dir das schnelle Erstellen professioneller Rechnungen auf dem iPhone – als solide Basis, die du dann für E-Rechnung-Anforderungen weiterentwickeln kannst.

E-Rechnung und der Steuerabzug für Handwerkerleistungen

Ein wichtiger Punkt für deine Privatkunden: Der Steuerabzug für Handwerkerleistungen (§35a EStG) ist von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen. Deine Privatkunden können weiterhin 20% deiner Lohnkosten (bis €1.200 pro Jahr) von der Steuer absetzen – und dafür brauchen sie deine Rechnung, aber keine E-Rechnung im technischen Sinne.

Stell sicher, dass deine Rechnungen an Privatkunden folgende Angaben enthalten:

• Aufschlüsselung von Material- und Lohnkosten
• Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
• Bankverbindung (Barzahlungen werden steuerlich nicht anerkannt)

Das erleichtert deinen Kunden den Steuerabzug und spart ihnen Geld – ein echter Service-Vorteil gegenüber Mitbewerbern.

Welche Pflichtangaben enthält eine E-Rechnung für Handwerker?

Eine E-Rechnung muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie eine herkömmliche Rechnung:

• Vollständiger Name und Adresse von Aussteller und Empfänger
• Steuernummer oder USt-IdNr.
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum und Leistungsdatum
• Beschreibung der Leistung (Art, Menge, Umfang)
• Nettobetrag, Umsatzsteuerbetrag und Gesamtbetrag
• Bei Kleinunternehmern: Hinweis auf §19 UStG

Der Unterschied zur herkömmlichen Rechnung: Diese Angaben müssen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen – nicht nur als Text in einem PDF.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?

Ja, ab 2028 gilt die Pflicht für alle – auch für Kleinunternehmer nach §19 UStG. Auch wenn du keine Umsatzsteuer ausweist, musst du dann E-Rechnungen ausstellen.

Wichtig: Auch ohne Umsatzsteuerausweis müssen Kleinunternehmer die Pflichtangaben auf der Rechnung beachten und den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung aufnehmen. Das ändert sich durch die E-Rechnung nicht – du musst diese Angaben dann eben in einem maschinenlesbaren Format liefern.

Praktische Tipps für Handwerker

• Informiere deine Kunden: Klär deine Unternehmenskunden, ob sie E-Rechnungen empfangen können
• Teste frühzeitig: Erstelle probeweise eine E-Rechnung, bevor die Pflicht greift
• Schulung nicht vergessen: Falls du Mitarbeiter hast, die Rechnungen erstellen, informiere sie frühzeitig
• Steuerberater fragen: Dein Steuerberater kann dir helfen, die richtige Lösung für deinen Betrieb zu finden

Fazit: Als Handwerker jetzt vorbereiten

Die E-Rechnung Pflicht kommt in Wellen – ab 2025 müssen alle E-Rechnungen empfangen können, ab 2028 auch ausstellen. Für Handwerker mit B2C-Fokus ist der Druck zunächst gering, aber die Vorbereitung lohnt sich.

Schau dir auch unseren Leitfaden zur E-Rechnung Pflicht für Freiberufler an, der die Gesamtübersicht bietet. Und informiere dich über die Übergangsfristenregelung 2026-2027 für deinen Betrieb.