E-Rechnung Pflicht 2028: So bereitest du dich vor
Die E-Rechnung Pflicht 2028 rückt näher — und viele Freiberufler und Selbstständige fragen sich, was das konkret für ihre tägliche Arbeit bedeutet. Kurze Antwort: Du hast noch Zeit, aber die Vorbereitung lohnt sich jetzt. Wer früh handelt, vermeidet Stress kurz vor der Deadline und profitiert sofort von schnelleren Zahlungseingängen.
Was ist die E-Rechnung Pflicht 2028?
Die E-Rechnung Pflicht ist Teil der deutschen Umsetzung der europaweiten Digitalisierung des Rechnungswesens. Mit dem Wachstumschancengesetz (verabschiedet im März 2024) hat Deutschland verbindliche Fristen für die elektronische Rechnung im B2B-Bereich festgelegt.
Die wichtigsten Eckdaten:
- Ab 1. Januar 2025: Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz müssen E-Rechnungen senden
- Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen — auch Freiberufler und Kleinunternehmer — müssen E-Rechnungen senden
Das bedeutet: Spätestens ab 2028 ist der klassische PDF-Anhang per E-Mail für B2B-Rechnungen nicht mehr ausreichend. Du brauchst eine strukturierte elektronische Rechnung in einem anerkannten Format.
Was unterscheidet eine E-Rechnung von einem PDF?
Das ist die häufigste Verwechslung: Ein PDF, das du per E-Mail verschickst, ist keine E-Rechnung im rechtlichen Sinne — auch wenn es professionell aussieht.
Eine echte E-Rechnung im Sinne der deutschen Pflicht enthält:
- Strukturierte Daten in einem maschinenlesbaren XML-Format
- Informationen, die automatisch von Buchhaltungssystemen verarbeitet werden können
- Eine eindeutige Referenz auf den Rechnungsaussteller und -empfänger per Steuernummer oder USt-IdNr
Die in Deutschland zugelassenen Formate sind:
- XRechnung: Das bevorzugte deutsche Format, besonders für öffentliche Auftraggeber (Pflicht schon seit 2020 für Bund und Länder)
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format — kombiniert ein lesbares PDF mit einem eingebetteten XML (ähnlich dem französischen Factur-X). Besonders für Freiberufler geeignet, da du weiterhin ein lesbares Dokument hast.
Für die meisten Selbstständigen ist ZUGFeRD die praktischste Lösung, weil du damit keinen Bruch in deinem bisherigen Workflow hast.
Was kostet die Umstellung — und lohnt sie sich früh?
Viele Freiberufler fragen sich, ob sich eine frühzeitige Umstellung finanziell lohnt. Die Antwort hängt davon ab, wie viele Rechnungen du pro Monat stellst — und an wen.
Wer regelmäßig an mittelständische oder große Unternehmen fakturiert, profitiert sofort: Strukturierte Rechnungen werden schneller verarbeitet, landen direkt im Buchhaltungssystem des Kunden und werden seltener mit Rückfragen zurückgeschickt. Das beschleunigt den Zahlungseingang messbar.
Wer hauptsächlich an kleine Kunden oder Privatpersonen fakturiert, kann die Umstellung gelassener angehen — hat aber dennoch bis 2028 Zeit, sich einzurichten.
Die Umstellungskosten sind für Freiberufler überschaubar: Eine geeignete App oder ein Update der bestehenden Software reicht in den meisten Fällen aus. Teure ERP-Systeme sind für Einzelunternehmer nicht notwendig.
Bist du als Freiberufler wirklich betroffen?
Ja — aber mit Ausnahmen. Die Sendepflicht gilt für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen im B2B-Bereich mit Sitz in Deutschland. Das umfasst:
- Freiberufler (Ärzte, Anwälte, IT-Freelancer, Berater, Grafiker usw.)
- Selbstständige mit Gewerbe
- Kleinunternehmer nach §19 UStG — soweit sie an andere Unternehmen fakturieren
Ausgenommen sind zunächst:
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C) — hier gilt die Pflicht nicht
- Rechnungen unter 250 € (Kleinbetragsrechnungen gemäß §33 UStDV)
- Fahrausweise und ähnliche Belege
Wenn du also ausschließlich an Endverbraucher verkaufst, bist du vorerst nicht betroffen. Sobald ein Unternehmenskunde dabei ist, greift die Pflicht.
4 Schritte zur Vorbereitung auf die E-Rechnung 2028
Schritt 1: Prüfe deine aktuelle Software
Kannst du mit deinem aktuellen Tool oder deiner App bereits ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien erzeugen? Wenn nicht, informiere dich beim Anbieter, ob ein Update geplant ist — oder fange an, Alternativen zu testen.
Schritt 2: Informiere deine Kunden
Frag deine Geschäftskunden frühzeitig, welches Format sie bevorzugen und ob sie bereits ein System zur Verarbeitung von E-Rechnungen haben. Manche größeren Kunden erwarten schon heute XRechnung-Dateien.
Schritt 3: Prüfe deinen Archivierungsprozess
E-Rechnungen müssen — wie alle steuerrelevanten Belege — 10 Jahre lang aufbewahrt werden (§147 AO). Das XML-Datenpaket muss dabei unveränderlich gespeichert werden. Stelle sicher, dass dein System das ermöglicht.
Schritt 4: Nutze die Übergangszeit
Die Pflicht gilt ab 2028 — du hast also noch über zwei Jahre. Nutze diese Zeit, um deinen Workflow umzustellen, ohne Druck. Wer 2026 oder 2027 freiwillig auf E-Rechnung umstellt, hat Zeit, Fehler zu korrigieren, bevor es ernst wird.
Welche Software ist für Freiberufler geeignet?
Für Selbstständige, die einfache Rechnungen an Geschäftskunden stellen, reicht keine Buchhaltungssoftware für 50 € pro Monat. Was du brauchst, ist ein Tool, das:
- ZUGFeRD oder XRechnung unterstützt (oder bis 2028 unterstützen wird)
- Deine bestehenden Kundendaten (Name, Adresse, USt-IdNr) speichert
- PDF und strukturiertes XML gleichzeitig ausgibt
- Einfach auf dem iPhone oder Computer bedienbar ist
Invoices Customers ist eine iPhone-App, mit der du professionelle Rechnungen und Angebote in Sekunden erstellst — ohne Abo, ohne Anmeldung, alle Daten bleiben auf deinem Gerät. Für aktuelle Anforderungen ist die App bereits voll nutzbar. Lade Invoices Customers herunter und starte ohne Lernkurve.
Fazit: Jetzt vorbereiten, 2028 entspannt starten
Die E-Rechnung Pflicht 2028 ist kein Grund zur Panik — aber ein guter Anlass, deinen Rechnungsprozess zu modernisieren. Wer jetzt handelt, hat den Vorteil der Zeit: testen, umstellen, Kunden informieren — ohne Druck.
Die wichtigsten Punkte auf einen Blick:
- Ab 2028 müssen alle Freiberufler und Selbstständigen im B2B-Bereich E-Rechnungen senden
- ZUGFeRD ist für die meisten Selbstständigen der einfachste Einstieg
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 € und B2C-Rechnungen sind ausgenommen
- Die Archivierungspflicht bleibt: 10 Jahre unveränderliche Aufbewahrung
Mehr zur aktuellen Rechtslage findest du in unserem Artikel zur E-Rechnung Pflicht für Freiberufler. Details zu den Übergangsfristen gibt es in unserem Guide zu den E-Rechnung Übergangsfristen 2026–2027.
