BTW-Nummer Aanvragen voor je Factuur: Alles wat je Moet Weten

Je hebt je net ingeschreven bij de KVK als ZZP'er. Kort daarna ontvang je automatisch twee nummers van de Belastingdienst: je BTW-identificatienummer (BTW-id) en je BTW-nummer (omzetbelastingnummer). Maar wat is het verschil, en wat zet je nu op je factuur?

Dit artikel legt het uit — inclusief wanneer je het BTW-nummer niet hoeft te vermelden.

BTW-Nummer en BTW-Id: Wat is het Verschil?

In Nederland heb je als ondernemer twee verschillende nummers die beide 'BTW-nummer' worden genoemd:

BTW-identificatienummer (BTW-id)

• Format: NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers (bijv. NL123456789B01)
• Dit nummer zet je op je facturen, website en correspondentie
• Openbaar zichtbaar — klanten en partners kunnen het opzoeken

BTW-nummer / omzetbelastingnummer

• Format: je BSN-nummer + B + 2 cijfers (voor eenmanszaken)
• Dit gebruik je voor de communicatie met de Belastingdienst (aangiftes, bezwaren)
• Bevat je BSN — zet dit nooit op je facturen (privacyreden)

De verwarring ontstaat doordat beide in de volksmond "BTW-nummer" worden genoemd. Onthoud: op je factuur altijd het BTW-id, nooit het omzetbelastingnummer.

Hoe Krijg je een BTW-Nummer?

Goed nieuws: je hoeft er zelf niets voor te doen. Zodra je je inschrijft bij de KVK, stuurt de Belastingdienst automatisch je BTW-id en omzetbelastingnummer op. Dit duurt meestal 2 tot 5 werkdagen na de KVK-inschrijving.

Je ontvangt:

1. Een brief met je BTW-id (NL…B01)
2. Een brief met je omzetbelastingnummer
3. Informatie over je eerste BTW-aangifte

Heb je na twee weken niets ontvangen? Neem dan contact op met de Belastingdienst via de BelastingTelefoon voor Ondernemers: 0800-0443.

Let op: Begin pas met factureren met BTW-id zodra je de brief hebt ontvangen. Stuur je eerder al facturen, vermeld dan dat het BTW-id nog in aanvraag is — of wacht met versturen tot je het nummer hebt.

BTW-Nummer op de Factuur: Wanneer Verplicht?

Het BTW-id is verplicht op facturen als je BTW-plichtig bent. Maar er zijn uitzonderingen.

Wel verplicht:

• Je bent ondernemer voor de BTW en je bent niet vrijgesteld
• Je factureert aan andere ondernemers (B2B)
• Je factureert aan buitenlandse klanten

Niet verplicht / uitzonderingen:

• Je valt onder de Kleine Ondernemersregeling (KOR): je verwacht minder dan €20.000 omzet per jaar en hebt de KOR aangevraagd bij de Belastingdienst. Dan hoef je geen BTW te rekenen en hoef je het BTW-id niet op facturen te vermelden — al mag het wel.
• Je levert BTW-vrijgestelde diensten: zorg, onderwijs, bepaalde financiële diensten — dan heb je überhaupt geen BTW-id nodig.

Waar Zet je het BTW-Id op je Factuur?

Het BTW-id hoort op de factuur bij je overige bedrijfsgegevens — doorgaans in de koptekst of voettekst:

Voornaam Achternaam
Straat 1, 1234 AB Stad
KVK: 12345678
BTW-id: NL123456789B01
IBAN: NL00 BANK 0000 0000 00

Zet het altijd volledig en correct. Een veelgemaakte fout is het weglaten van "NL" of "B01" aan het einde.

KOR: Factureren zonder BTW

Als je verwacht minder dan €20.000 omzet per jaar te draaien, is de Kleine Ondernemersregeling (KOR) een optie. Voordelen:

• Je rekent geen BTW aan klanten
• Je doet geen BTW-aangifte
• Minder administratieve last

Nadelen:

• Je kunt ook geen BTW terugvorderen op zakelijke kosten
• Als je investeringen doet (laptop, apparatuur), loop je BTW-voordeel mis
• Je moet de KOR zelf aanvragen bij de Belastingdienst — het gaat niet automatisch

Heb je de KOR aangevraagd en goedgekeurd gekregen? Dan zet je op je factuur geen BTW-id en geen BTW-bedrag. Je mag wel een vermelding opnemen zoals: "Vrijgesteld van BTW op basis van de Kleine Ondernemersregeling".

Meer over de KOR en hoe dit je facturatieverplichtingen beïnvloedt, lees je in ons artikel over KVK-nummer op factuur: verplicht of niet?.

BTW Berekenen op je Factuur

Als je BTW-plichtig bent en niet onder de KOR valt, bereken je BTW over je diensten of producten. Het standaard BTW-tarief in Nederland is 21%. Voor sommige producten en diensten geldt het verlaagde tarief van 9% (o.a. bepaald voedsel, geneesmiddelen, boeken).

Op je factuur vermeld je:

• Bedrag exclusief BTW (excl. BTW)
• BTW-percentage en BTW-bedrag
• Totaalbedrag inclusief BTW (incl. BTW)

Voorbeeld:

Webdesign — 10 uur à €75 = €750,00 excl. BTW BTW 21% = €157,50 Totaal incl. BTW: €907,50

BTW-Aangifte: Wanneer en Hoe?

Als je BTW-plichtig bent, doe je BTW-aangifte bij de Belastingdienst. Voor de meeste startende ZZP'ers is dit per kwartaal. De aangifte doe je via Mijn Belastingdienst Zakelijk, uiterlijk één maand na het einde van het kwartaal:

• Q1 (jan–mrt): aangifte voor 30 april
• Q2 (apr–jun): aangifte voor 31 juli
• Q3 (jul–sep): aangifte voor 31 oktober
• Q4 (okt–dec): aangifte voor 31 januari

In je aangifte geef je op hoeveel BTW je hebt ontvangen (omzetbelasting) en hoeveel BTW je zelf hebt betaald op zakelijke inkopen (voorbelasting). Het verschil betaal je aan de Belastingdienst — of je krijgt het terug.

Veelgemaakte Fouten met het BTW-Nummer

Omzetbelastingnummer op factuur zetten — Dit bevat je BSN en is privacygevoelig. Gebruik altijd het BTW-id (NL…B01).

BTW-id weglaten terwijl je BTW-plichtig bent — Verplicht op B2B-facturen. Ontbreekt het, dan is de factuur formeel onjuist.

Verkeerd BTW-tarief rekenen — Controleer altijd of jouw dienst onder 21% of 9% valt. Twijfel je? De Belastingdienst heeft een online tool om het juiste tarief op te zoeken.

Beginnen met factureren vóór ontvangst BTW-id — Wacht op de brief of vermeld expliciet dat het nummer in aanvraag is.

KOR niet aanvragen terwijl je wel in aanmerking komt — Als je klein begint, kan de KOR je veel administratieve last besparen. Informeer je tijdig.

Eerste Factuur Versturen als ZZP'er

Nu je weet hoe het BTW-nummer werkt, ben je klaar om je eerste professionele factuur te sturen. Invoices Customers helpt je je BTW-id correct op te nemen, BTW automatisch te berekenen en facturen direct vanuit je iPhone te versturen.

Voor een compleet overzicht van alles wat op je eerste factuur moet staan, lees je ons pillar-artikel eerste factuur sturen als ZZP'er.