KVK-Nummer op Factuur: Verplicht of Niet?
Als ZZP'er of kleine ondernemer in Nederland ben je ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Maar moet je KVK-nummer ook op je factuur staan? En wat gebeurt er als je het vergeet? Dit artikel geeft je alle antwoorden.
Is het KVK-Nummer Verplicht op een Factuur?
Ja — het KVK-nummer is verplicht op je factuur. Dit volgt uit de verplichting om je inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel te vermelden op zakelijke correspondentie en documenten, inclusief facturen.
De wettelijke basis ligt in de Handelsregisterwet 2007 en het Handelsregisterbesluit. Artikel 25 van de Handelsregisterwet bepaalt dat je verplicht bent je KVK-nummer te vermelden op "brieven, orders, offertes, facturen en websites."
Kort gezegd: KVK-nummer op je factuur is geen optie maar een verplichting.
Waar moet het KVK-Nummer Nog Meer Staan?
Naast facturen ben je ook verplicht je KVK-nummer te vermelden op:
- Zakelijke brieven en e-mails — ook e-mailhandtekeningen vallen hieronder
- Offertes — elk aangeboden document aan een klant
- Orderbevestigingen
- Je website — in de contactpagina of het colofon
- Briefpapier en enveloppen — als je papieren correspondentie verstuurt
Veel ZZP'ers vergeten de website. Zorg dat je KVK-nummer ergens zichtbaar staat op je site — in de footer, op de contactpagina of in de algemene voorwaarden.
Wat is je KVK-Nummer Precies?
Je KVK-nummer is het unieke 8-cijferige nummer dat de Kamer van Koophandel aan jou heeft toegekend bij inschrijving. Het identificeert jouw onderneming in het Handelsregister.
Elke eenmanszaak, VOF, BV of andere ondernemingsvorm heeft een eigen KVK-nummer. Als je als eenmanszaak opereert, is dit ook je ondernemingsnummer.
KVK-nummer vs. BTW-nummer: Dit zijn twee verschillende nummers. Je KVK-nummer identificeert je als ondernemer in het Handelsregister. Je BTW-nummer (ook wel OB-nummer of fiscaal nummer) wordt door de Belastingdienst toegekend en is nodig voor BTW-administratie. Beide moeten op je factuur staan als je BTW-plichtig bent.
Alle Verplichte Onderdelen op een Factuur
Het KVK-nummer is één van meerdere verplichte onderdelen. Voor een volledige factuur heb je nodig:
- Je volledige naam en adres
- KVK-nummer ← dit artikel
- BTW-nummer (als je BTW-plichtig bent)
- Naam en adres van de klant
- Factuurnummer (oplopend, uniek)
- Factuurdatum
- Omschrijving van de werkzaamheden
- Aantal en tarief
- Subtotaal excl. BTW
- BTW-bedrag en percentage
- Totaalbedrag incl. BTW
- Betalingstermijn
- Bankgegevens (IBAN)
Meer over alle verplichte onderdelen lees je in onze gids over wat er op een factuur moet staan.
Wat Gebeurt Er Als je het KVK-Nummer Vergeet?
Als je het KVK-nummer vergeet op je factuur, zijn er twee risico's:
Voor jou: De Kamer van Koophandel kan in theorie een boete opleggen voor het niet naleven van de verplichte vermeldingsplicht. In de praktijk wordt dit zelden actief gehandhaafd, maar bij een controle kan het tot problemen leiden.
Voor je klant: Een factuur zonder alle verplichte gegevens is formeel onvolledig. Een zakelijke klant die BTW wil terugvorderen, heeft een correcte factuur nodig. Als jouw factuur onvolledig is, kan de Belastingdienst de aftrek weigeren. Je klant zal je dan vragen om een correcte factuur te sturen.
In de praktijk is het tweede risico het meest concrete: je klant die om een gecorrigeerde factuur vraagt is vervelend en vertraagt je betaling.
KVK-Nummer bij de KOR (Kleineondernemersregeling)
Als je gebruik maakt van de Kleineondernemersregeling (KOR) en dus geen BTW in rekening brengt, geldt de verplichting voor het KVK-nummer nog steeds. Het BTW-nummer hoef je dan niet te vermelden (of je schrijft "BTW vrijgesteld"), maar je KVK-nummer blijft verplicht.
Dit is een veelgemaakte vergissing: ondernemers die denken dat ze bij KOR vrijgesteld zijn van alle administratieve verplichtingen. De KOR vrijstelt je alleen van BTW-heffing en -aangifte, niet van de Handelsregisterwet.
KVK-Nummer Opzoeken
Ben je je KVK-nummer kwijt? Je vindt het op:
- Je inschrijvingsbewijs van de KVK
- Het uittreksel uit het Handelsregister (gratis op te vragen via kvk.nl)
- Je correspondentie van de Belastingdienst
- Je DigiD-account bij Mijn KVK
Als je het echt niet kunt vinden, kun je zoeken op je naam of bedrijfsnaam op kvk.nl — het register is openbaar doorzoekbaar.
Correct Vermelden op je Factuur
Er is geen vastgesteld formaat voor hoe het KVK-nummer moet worden weergegeven. De meest gebruikelijke en duidelijke manier is:
KVK: 12345678
of
Inschrijvingsnummer KVK: 12345678
Plaats het in de footer van je factuur, bij je bedrijfsgegevens — samen met je adres, BTW-nummer en IBAN. Een overzichtelijk blok met alle bedrijfsinformatie is netter en professioneler dan losse vermeldingen door de factuur heen.
KVK-Nummer in een Facturatie-App
Met Invoices Customers voer je je KVK-nummer eenmalig in bij je bedrijfsinstellingen — daarna staat het automatisch op elke factuur die je aanmaakt. Je hoeft nooit meer te controleren of je het vergeten bent.
Hetzelfde geldt voor je BTW-nummer, adres en bankgegevens: eenmalig invoeren, altijd correct op elke factuur.
Als startende ZZP'er is dit precies het soort foutloos-werken dat je tijd bespaart en discussies met klanten voorkomt. Meer over je eerste factuur als ZZP'er lees je in ons overzicht eerste factuur sturen als ZZP'er.
Download Invoices Customers en zorg dat je KVK-nummer altijd automatisch op je facturen staat — correct, compleet, direct vanuit je iPhone.
