Veelgemaakte Fouten op je Eerste Factuur (en Hoe je Ze Vermijdt)

Je eerste factuur versturen voelt als een mijlpaal. Maar het is ook het moment waarop de meeste beginnende ZZP'ers fouten maken — fouten die kunnen leiden tot vertraging in betaling, vragen van de Belastingdienst, of een klant die de factuur terugstuurtt omdat hij niet klopt. Hier zijn de meest voorkomende fouten en hoe je ze vermijdt.

Fout 1: Geen of Verkeerd Factuurnummer

Het factuurnummer is verplicht op elke factuur. Het moet oplopend en uniek zijn — je mag nooit twee facturen hetzelfde nummer geven, en je mag geen nummers overslaan.

Veelgemaakte varianten van deze fout:

• Helemaal geen factuurnummer
• Elke keer opnieuw beginnen bij "1"
• Willekeurige nummers gebruiken zonder systeem

Hoe je het vermijdt: Kies een systeem vóór je eerste factuur en houd je eraan. Populaire keuzes: 2026-001, F-2026-001 of gewoon 001. Een factuur-app nummert automatisch door.

Fout 2: BTW Verkeerd Verwerkt of Vergeten

BTW-fouten zijn de meest ingrijpende — ze kunnen leiden tot naheffingen en correctiefacturen.

Veelgemaakte BTW-fouten:

• KOR niet vermeld: Als je gebruikmaakt van de Kleineondernemersregeling (KOR), moet je op iedere factuur vermelden: "BTW vrijgesteld op grond van artikel 25 Wet OB 1968". Staat dit er niet, dan lijkt het alsof je BTW had moeten berekenen.
• Verkeerd BTW-tarief: Diensten vallen standaard onder 21%. Alleen specifieke categorieën (voedsel, geneesmiddelen, bepaalde culturele diensten) vallen onder 9%. Controleer altijd welk tarief van toepassing is.
• BTW berekend zonder BTW-nummer: Als je BTW in rekening brengt, moet je een BTW-identificatienummer hebben en vermelden op de factuur.
• BTW vergeten uit te splitsen: Je moet het bedrag exclusief BTW, het BTW-tarief, het BTW-bedrag en het totaalbedrag inclusief BTW apart vermelden.

Fout 3: Geen Leverdatum of Leverperiode

De factuurdatum is niet hetzelfde als de leverdatum. Op elke factuur moet staan wanneer de dienst is geleverd of het product geleverd is — of over welke periode de werkzaamheden zijn uitgevoerd.

Zonder leverdatum kan je klant de BTW niet als voorbelasting aftrekken. En voor de Belastingdienst is de leverdatum bepalend voor in welk tijdvak de BTW-aangifte valt.

Goed: "Leveringsperiode: maart 2026" of "Datum levering: 28 maart 2026" Fout: Alleen de factuurdatum vermelden

Fout 4: Ontbrekende Verplichte Gegevens

Volgens de Wet op de Omzetbelasting en de Handelsregisterwet moet een factuur minimaal bevatten:

• Jouw volledige naam of handelsnaam
• Jouw adres
• Jouw KVK-nummer
• Jouw BTW-identificatienummer (als je BTW-plichtig bent)
• Naam en adres van de klant
• Factuurnummer
• Factuurdatum
• Omschrijving van de geleverde dienst of het product
• Leverdatum of -periode
• Bedrag exclusief BTW, BTW-tarief, BTW-bedrag, totaal inclusief BTW

Ontbreekt er iets? Dan is de factuur formeel niet geldig. Bij B2B-klanten kan dit betekenen dat zij de BTW niet kunnen aftrekken — en dan komen ze bij jou terug.

Fout 5: Te Vage Omschrijving

"Werkzaamheden" of "diensten" is niet genoeg. De omschrijving moet duidelijk maken wat je hebt gedaan en, bij uurtarieven, hoeveel uur je hebt gewerkt.

Slecht: "Werkzaamheden, maart 2026 — €1.200" Goed: "Ontwikkeling website (front-end), 15 uur à €80/uur — €1.200"

Een goede omschrijving beschermt ook jou: bij een geschil over betaling staat zwart op wit wat er is afgesproken en geleverd.

Fout 6: Geen of Verkeerde Betalingstermijn

Zonder betalingstermijn geldt wettelijk een termijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur (voor B2B). Maar als je sneller betaald wilt worden, moet je het expliciet vermelden.

Gangbare betalingstermijnen:

• 14 dagen netto
• 30 dagen netto
• "Uiterlijk [datum]"

Vermeld ook altijd je IBAN-nummer — zonder dat kan de klant niet betalen.

Fout 7: Factuur Versturen Vóór KVK-Inschrijving

Je mag pas een factuur sturen als je officieel bent ingeschreven bij de KVK. Je KVK-nummer is immers een verplicht gegeven op elke factuur. Stuur je een factuur zonder KVK-nummer, of met een nummer dat nog niet bestaat, dan is de factuur niet geldig.

Heb je een opdracht afgerond voordat je je hebt ingeschreven? Wacht dan met factureren tot de inschrijving is afgerond en gebruik de registratiedatum als ingangsdatum van je onderneming.

Fout 8: Correctiefactuur Niet Correct Afhandelen

Heb je een fout ontdekt op een verstuurde factuur? Dan mag je die niet zomaar aanpassen en opnieuw sturen. Je moet een creditfactuur (of correctiefactuur) uitsturen die de originele factuur annuleert, gevolgd door een nieuwe correcte factuur met een nieuw nummer.

Stuur nooit gewoon een "verbeterde versie" van een bestaande factuur met hetzelfde nummer — dat verstoort je administratie en kan problemen geven bij de BTW-aangifte.

Alles Goed Doen met de Juiste Tool

De meeste van deze fouten zijn eenvoudig te vermijden als je een goede factuur-app gebruikt. Die vult de verplichte velden automatisch in, nummert door, berekent de BTW correct en voegt de juiste vrijstellingsteksten toe als je KOR-ondernemer bent.

Voor meer achtergrond over wat er op een correcte factuur moet staan, lees onze gids over wat er op een factuur moet staan. Als je nog aan het begin staat en je eerste factuur wilt versturen, bekijk dan ook je eerste factuur sturen als ZZP'er.

Invoices Customers helpt je elke factuur foutloos op te stellen op je iPhone — met alle verplichte gegevens, automatisch doorlopende nummering en de juiste BTW-verwerking.